Principalele domenii de îmbunătățire a stării sistemelor de management al documentelor sunt Unificarea și de standardizare. Unificarea și standardizarea contribuie la raționalizarea activității administrative, dându-i o mai organizat și ordonat.
Unificarea - este de a stabili o compoziție și forme de documente administrative generate în cursul aceluiași tip de funcții de management și sarcini, operațiunile de prelucrare a datelor, de contabilitate și de depozitare uniformă. Unificarea se realizează pentru a reduce numărul de instrumente, tastarea de forme, pentru a îmbunătăți calitatea, reduce complexitatea de prelucrare, pentru a realiza diverse sisteme de documentare compatibilitate informații pentru același nume și funcțiile de control aferente, utilizarea mai eficientă a tehnologiei de calcul. armonizarea organizațională și metodologică de gestionare și de standardizare a documentelor, coordonarea activităților relevante și supravegheate de Statistică de Stat Serviciul Federal. Unificarea documentelor administrative sugerează unificarea compoziției documentelor care sunt create pentru rezolvarea problemelor administrative, precum și unificarea formelor de documente.
Unificarea organizarea documentelor - este selectarea și consolidarea documentelor complexe, necesare și suficiente pentru a rezolva problemele administrative (ca urmare a organizației poate fi redus semnificativ documente).
Unificarea forme de documente - este selectarea și consolidarea în formele unificate de indicatori de documente, informații și detalii corespunzătoare documentului țintă, precum și stabilirea unor standarde uniforme pentru pregătirea și executarea lor. Rezultatele unificarea compoziției documentelor sunt obligatorii în tabelul de forme de documente, precum și rezultatele unificării documentelor forme - Albume forme de documente utilizate în cadrul organizației.
Aproxima Tabelul de forme de documente - o listă a autorizat pentru utilizarea formelor de documente necesare și suficiente pentru punerea în aplicare a funcțiilor și a sarcinilor de management unificat, cu caracteristica de statutul lor juridic, etapele de pregătire și de transmitere. Activitatea curentă a organizațiilor Raport Card servește ca o carte de referință utilizată de organizație pentru a documenta activitățile de management, și permite căutarea rapidă a formularelor necesare de documente care să cuprindă toate sau principalele etape de pregătire și execuție a acestora.
Albume formulare de documente conțin formulare standardizate de documente incluse în raport de carte, și să stabilească rezultatele unificării, compoziția și formele de documente de organizare a funcțiilor de control. Formele unificate la nivel național de documente adaptate la capacitățile de prelucrare a acestora calculator. Acestea sunt obligatorii pentru toate instituțiile, organizațiile, întreprinderile, indiferent de subordonare și forme de proprietate a acestora. Unificarea este de obicei condusă ca etapă preliminară de standardizare, dar poate fi o activitate separată.
Standardizarea - ridicarea la dispoziția legală norme și cerințe pentru dezvoltarea și executarea documentelor administrative de bază. Prin standardizarea uriașa masă a documentelor create de aceleași reguli mai rapid și mai ușor pe destinatar. Procesul de standardizare se realizează prin elaborarea și adoptarea standardelor.
Standard - un document standard elaborat pe baza consimțământului părților interesate cu privire la aspectele de fond, aprobat de un organism recunoscut (sau de afaceri), stabilirea utilizării comune și repetate, reguli, linii directoare, caracteristici, cerințe sau practici referitoare la anumite obiecte, și în vederea realizării optime gradul de ordine într-o anumită zonă.
Standard - document standard, care este o probă, o referință (model).
Următoarele tipuri de standarde:
1. Standarde de stat - Standarde de stat.
2 OST - standardele din industrie.
3. STP - standarde de întreprinderi, instituții, organizații și altele.
Standardele sunt elaborate și aprobate de standardul de Stat din România.
Pentru întreținerea documentar cel mai mare interes sunt standarde de management: