Atunci când în directorul „personalului“, vom prezenta exemple de documente, de regulă, acestea includ viză de armonizare, și face cunoștință cu documentul (proiectul ei) părțile interesate. V-ați întrebat vreodată cum funcționează? Sau este doar personalizat de afaceri și dureri de cap in plus pentru grefieri? Vom încerca să înțelegem.
Matching se face în cazurile în care documentele conțin orice norme juridice și este necesară expertiza lor pentru respectarea reglementărilor în vigoare, deoarece acestea afectează interesele altor organizații, funcționari, și așa mai departe. N.
În urma negocierii textului documentului este corectat și modificările pe baza comentariilor, adăugiri la experții în versiunea inițială a documentului. Procedura de aprobare a documentului - una dintre cele mai importante componente ale adoptării în timp util a singurele soluții reale de management al proceselor.
Forme de armonizare
Acorde o atenție!
Procedura de potrivire un proiect de document cu funcționarii în cauză, ca regulă generală, nu este obligatorie. Dar, în cazul în care angajatorul acționează reglementările locale cu privire la gestionarea înregistrărilor include coordonarea anumitor documente, acesta devine o procedură obligatorie în procesul de creare a unui document
Coordonarea internă și externă sunt exprimate în diferite forme: pentru coordonarea internă a vederii utilizate documente spre exterior - care se face gât de potrivire.
Procedura de coordonare
Angajatorul stabilește cazurile și procedura de aprobare a documentelor la nivel local. Documentele sunt de obicei guvernate de complexe pe documente de birou anexate la Instrucțiunea cu privire la birou. Fluxurile documentul de circulație - de la crearea sau primirea la executarea sau trimiterea - de obicei atașat, conform instrucțiunilor „Document“. Materialul din această secțiune sunt baza pentru dezvoltarea programului de flux de lucru, care reflectă toate activitățile care au loc în procesul de lucru cu un document, în special acordul.
La vederea proiectului de instrument considerat unități structurale relevante în următoarele cazuri:
Proiectul de document vizir de birou, întotdeauna mai mic manager de ofițer de rang, semnează (aprobă) documentul. Atunci când un proiect de document vedere secvențial se mută de la un nivel inferior la un control mai mare.
Trebuie remarcat faptul că termenii specifici de funcționari ai organizației, proiectul de vizirul document, stabilit de către organizație. instrucțiuni tipice privind gestionarea înregistrărilor prevede că lista de instanțe potrivite definește inițiatorul documentului pe baza conținutului său. Cu toate acestea, ordinea de vedere a documentelor tipice Organizației (m. E. Documente care reflectă același tip de situație de management recurent) pot fi fixate în documentele organizatorice respective, cum ar fi instrucțiunile de pe biroul organizației, normele stabilite de autoritățile funcționează Peer et al.
Procedura Sight este efectuată în mod avantajos în următoarea secvență:
instrucțiuni tipic de birou prevede că proiectele de ordine, directive, decizii care urmează să fie convenite cu interpreții și funcționarii interesați; comenzi (ordine, decizii) emise de către organizație, fără a eșua coordonată cu departamentul juridic.
Acorde o atenție!
În cazul în care este obligatorie aprobarea documentului cu funcționarii în cauză, lipsa de armonizare a vizei în document ar însemna o încălcare a procedurilor sale de formare
La stabilirea procedurii de aprobare a documentelor la nivel local, angajatorul poate prevedea că, în prepararea, de exemplu, ordinul privind proiectul de document de serviciu juridic obligatoriu ar trebui să fie aprobat de (consilier) al organizației, precum și șeful unității structurale în cazul în care angajatul este de lucru, la care sub rezerva ordinului, șeful (inspector) al departamentului de personal, contabilul-șef. Dacă este necesar, proiectul de ordin este parafat de către și alți funcționari, cum ar fi șeful departamentului de muncă și a salariilor, șeful de Planificare și Departamentul economic.
La transferul unui angajat de la o unitate structurală la un alt proiect de ordin adecvat pentru a se armoniza cu șefii celor două unități. În pregătirea documentelor administrative care conțin instrucțiuni de unități structurale, ar trebui să fie de acord cu șefii acestor unități.
termenii de coordonare
În multe organizații, în special cele mari, au o structură complexă privind procedura de aprobare de multe ori durează până la o lună. Pe termen lung vedere proiectul de document poate reduce eficacitatea unei decizii, prin urmare, este necesar în Instrucțiunea cu privire la birou sau de alt act normativ local, în cadrul unei proceduri de a stabili limite de timp specifice cu privire la procedura de vizualizare.
Termenii de coordonare sunt mari dimensiuni și complexe în conținutul documentelor nu trebuie să depășească de obicei 2-3 zile (pentru fiecare instanță de potrivire). Alte documente reperare de dorit în ziua sosirii pentru aprobare. Aici este un fragment al documentului „Cu privire la aprobarea acordului și semnarea regulamentelor administrative și a altor documente.“
Procedura de reconciliere este finalizată, de regulă, întoarce executorul proiectului de document. În acest caz, în documentul există o mișcare inversă (documentul de transfer autorității, în cazul în care era deja), dar această mișcare se datorează o necesitate de afaceri.
Finalizarea proiectului de act normativ privind comentariile
Următoarea etapă - transferul documentului administrativ de proiect executor pentru revizuirea de comentarii. proiectul de document final revizuit este emis pe antet și a trimis pentru re-reperare.
În cazul în care proiectul de document administrativ pregătit în numele organizației-mamă, documentul nu a fost emis pe antetul organizației, precum și pe o foaie de hârtie standard și trimise organizației-mamă cu o scrisoare de intentie. În acest caz, proiectul de document parafat de către șeful organizației.
vedere repetate
Repetată vedere proiectul de document este necesar pentru ca toți funcționarii în cauză a pus jos o viză pe copia documentului care va fi prezentat spre semnare la cap.
Dacă în procesul de vedere în proiectul de document sunt făcute modificări semnificative, este supusă re-vedere. Când este încorporat într-un proiect de document nu a modificat esența actualizări (greșeli de tipar, erori gramaticale, și așa mai departe. N.) Re-vedere nu este necesară.
Sprijinită de către toate părțile interesate documentul este trimis șefului organizației spre semnare.
armonizarea vizelor
armonizarea vizelor include titlul documentului reperarea, semnătura personală, numele, prenumele și data reperarea. Cuvântul „viză (vize)“ în proiectarea coordonării interne a proiectului de document nu este scris. vize Armonizarea pot fi recoltate parțial în timpul imprimării unui document. În acest caz, vizirul mâinii se aplice semnătura și data, de exemplu:
opinia expertului
Potapova A. V., revista de specialitate „Repertoriul personalului“
Atunci când nu există nici un specialist
Atunci când se organizează documente de proces potrivite pentru angajator ar trebui să fie considerat un avertisment. Reglementările locale privind păstrarea registrelor este recomandabil să se indice poziția de experți care sunt responsabili pentru pregătirea documentului și poziția funcționarilor interesați au dreptul de a negocia documente (fără a preciza numele și inițialele). Apoi, în cazul unui transfer la un alt loc de muncă sau concedierea angajaților specifice documentelor potrivite taxei revine angajatului, care va ocupa această poziție, și nu are nevoie să facă modificări ale reglementărilor.
În cazul absenței temporare de la locul de muncă a unui anumit angajat, de obicei, reperarea unui anumit document, documentul va fi de a coordona lucrătorul, care este în prezent acționează ca un angajat temporar absente.
TKRumyniyapredusmatrivaet mai multe opțiuni pentru atribuțiile angajatului absenți: 1. Transferul temporar într-un alt loc de muncă în acordul părților contractului de muncă (cap. 1, v. 72 2 LC RF) .2. Transferul temporar la un alt loc de muncă, fără acordul salariatului, în cazuri excepționale, prevăzute la alin. 2 și 3 linguri. 72 2 din RF LC.
În caz de transfer temporar la un alt loc de muncă angajat deține poziția unui angajat temporar absente, respectiv, în necesară „Visa“ indică tocmai această poziție.
3. Executarea atribuțiilor unui angajat temporar nemotivat de la locul de muncă, un anumit contract de muncă (art. 2 60 LC RF).
În îndeplinirea atribuțiilor unui angajat temporar absente, în acest caz, angajatul a servit determinat prin contract de muncă, care va fi indicat în necesară „Visa“.
Pentru acele situații în care, din orice motive, sarcinile unui angajat nimeni temporar absentă ia (nu a implementat redistribuirea temporară a acestei poziții, taxele în documentele de consultare nu sunt atribuite unui alt angajat), este recomandabil să se asigure că documentele de aprobare în reglementările locale prevăd cum să înlocuiască un vizir angajat anumite documente. De exemplu, pot fi furnizate în Instrucțiunea cu privire la rata de birou la locul de muncă, după cum urmează: „Comenzile pentru activitățile de bază, comenzi pe de personal a fost de acord cu ... și șeful departamentului juridic. Cu lipsa pe termen lung de la locul de muncă (incapacitate temporară de muncă, călătorie de afaceri, concediu), șeful departamentului juridic al documentelor ... este de acord specialist principal al departamentului juridic. "
În cazul în care documentul este parafat de către mai mulți oficiali, vize sunt dispuse una deasupra celeilalte, în maniera de vedere. De exemplu:
Sight sub rezerva ambelor documente interne și care își încetează activitatea.
Pentru un document care este originalul rămâne în organizație (de exemplu, de ordinul), vize aplică în partea de jos a spatelui de ultima foaie a documentului original.
La latitudinea organizației poate fi foaie de vizare proiect de document și (dacă este necesar) aplicarea acesteia. Printr-o astfel de procedură este de obicei solicitată în protocoalele instrumentelor de reperare.
Lucrul cu acordurile
O atenție deosebită ar trebui să fie luate pentru a armoniza procedurile de documente tratatului.
Acordul - un acord între două sau mai multe persoane cu privire la stabilirea, modificarea sau încetarea drepturilor și obligațiilor civile (articolul 420 din Codul civil.). Sistemul de contract de muncă organizate în mod corespunzător la întreprinderea poate evita greșelile și neînțelegerile care pot întârzia resursele umane și financiare. În plus, aceasta va contribui la evitarea litigiilor. De exemplu, o eroare minoră în contractul de muncă poate conduce organizația dumneavoastră nu numai în instanța de arbitraj, dar, de asemenea, duce la un litigiu fiscal. Aceasta, la rândul său, ar putea afecta reputația organizației, iar în cazul ofertelor care afectează negativ rezultatele.
Având în vedere că relația contractuală servește multe servicii - și juridice, de contabilitate și finanțe, se dovedește că activitatea contractuală pătrunde întreaga activitate economică a întreprinderii. Este o coordonare bine organizată a contractelor ajută la eliminarea posibilității de consecințe negative legate de nulitatea acordului sau suplimentare economice, taxa, schimb valutar, vama și alte pierderi.
documentele contractuale Schema de procedură potrivite pot fi după cum urmează.
1. Proiectul de contract Persoana responsabilă este în serviciul de birou (departament contractual sau), împreună cu coordonarea foaie de documente.
2. Toți experții, se potrivesc proiectul de contract, face un semn pe reconcilierea foaie, iar în caz de dezacord cu proiectul de acord, ei trebuie să scrie un aviz motivat în fișa de observații sau așezați-l într-un document separat.
Condiții de coordonare a proiectului de tratat de către fiecare expert ar trebui să fie definite în actul normativ local, acesta poate fi pus pe contract de muncă. Responsabilitatea pentru respectarea condițiilor de coordonare revine profesioniștilor implicați în coordonarea și monitorizarea respectării condițiilor - privind înregistrările servicii de management de manager (șef de catedră Contract).
3. Foi de coordonare a proiectelor de acorduri sunt înregistrate într-un registru special care vă permite să înregistrați în mod clar numărul care intră în coordonarea proiectelor de contracte. Revista reflectă, de asemenea, cursul de negociere a proiectelor de acorduri. Trimitere la data primirii contractului de aprobare și data întoarcerii de la experți pentru a ține evidența termenelor de aliniere la fiecare expert și a se vedea încălcări.
4. Dacă aveți comentarii la consimțământul persoanei la contractul de proiect, el a transferat angajații de servicii de birou (Departamentul de contract) interpret pentru eliminarea comentariilor, și apoi re-rutate spre aprobare. În cazul în care dezacordul persistă, persoana responsabilă inițiază o întâlnire cu șefii de departamente relevante. Reuniunea se înregistrează, și a dus la directorul ia o decizie dacă este sau nu este adecvat pentru a încheia contractul.
5. au recunoscut cu totii proiect de serviciu de flux de lucru specialiști de contract (sau angajați contractuali ai departamentului) se pregătește pentru semnare.
6. În practică, contractul de muncă este utilizat acord foi de cusut specificând suma de pagini legate, numerotate și legarea acestor date sigiliile și semnăturile părților. Etichete vizualizare Normal prezentate în exemplul de mai jos. Noi ar trebui să acorde o atenție deosebită impresia sigiliului aplicarea în documentul de certificare. Acesta trebuie să captureze o parte din numele persoanei care semnează documentul, și o parte din frunze, pe care este scris: „legat, numerotate, sigilate ___ foi.“ Este locația impresia de etanșare ajută la evitarea falsificării.
În plus față de acordul de viză, în practicile de înregistrare sunt adesea folosite pentru păstrarea și vize de conștientizare, care servește ca o confirmare scrisă a faptului de a aduce conținutul documentului în atenția angajatului. Acest lucru va fi discutat în problema următoare.
Citește această lună