modul de stocare a documentului de conformitate cu:
condițiile de păstrare optime a documentelor furnizate:
construcție, reconstrucție, reparație a spațiilor de arhivă;
Arhive Echipament de stingere a incendiilor echipamente, securitate, sisteme de alarmă;
utilizarea mijloacelor tehnice pentru a genera condiții standard de temperatură și umiditate, iluminat, sanitare tijă gienicheskogo, moduri de securitate;
utilizarea mijloacelor speciale pentru stocarea și transferul de documente.
Cerințe pentru clădiri și spații de arhivă
arhiva este situat într-o clădire special construită sau la fața locului, accesorii pentru clădiri, luate în cadrul comisiilor sale speciale, ex-expert, care ar trebui să includă reprezentanți ai arhivei, foc, de securitate, serviciile de sănătate, în conformitate cu actul de la oo TiN spații sau clădiri;
nu este permis admiterea în funcțiune a clădirilor sau camere, în care posibila încălcare a modului de păstrare a documentelor;
Arhivele trebuie să fie echipate cu mijloace de protecție ALARM-TION și protejate de bare de pe ferestrele la etajele inferioare;
arhiva consta dintr-o serie de premise, cu caracter obligatoriu din care sunt arhive separate pentru tipuri de timp-TION a documentelor, instalațiilor de primire, cazare temporară, documente aclimatizarea și muncă de sprijin cu ei, sală de lectură, personalul sala de operație, arhivele de stat pentru a le-a adăugat o serie de funcționalități în deplasări;
depozit de documente trebuie să fie amplasate în zone izolate, cu uși din fier sau din fier așchii și dis-de zăbrelele ferestrei de teren arabil;
în depozitare nu este permisă țeavă pozare de alimentare cu apă și de canalizare, gaz, sisteme deschise de cabluri electrice;
finisare si depozitare nu va colecta praf, trebuie să fie bine ventilat;
În mod avantajos, cutia de depozitare ar trebui să meargă la partea de nord pentru a le proteja de lumina soarelui;
depozitare ar trebui să fie în siguranță în relația de foc, au o alarmă internă și de ieșire de urgență;
după ușile ore de sărituri și bare de pe ferestrele lor Plomo-biruyutsya sau ștanțate, derivate din focă, înghețată, cheile trebuie să fie păstrate de către persoana responsabilă;
în depozit este interzis să fumeze, utilizați încălzitoare electrice, inflamabile și explozive ve-exista, magazin de produse alimentare:
nu sunt permise persoanelor neautorizate în arhivă.
depozitarea permanentă a documentelor ar trebui să fie efectuate în întuneric;
de iluminat de stocare poate fi naturale sau artificia lumină-guvernamentală, lumina ar trebui să fie difuzate;
în lumină naturală în ferestre trebuie să fie difuzori, sub lumină artificială în depozit la un castron lampă cu incandescență închisă schimbare cu o suprafață exterioară netedă sau o lampă fluorescentă cu porțiunea ultraviolete Ur legată a spectrului;
nivelul de iluminare nu trebuie să depășească suprafața verticală pe raft la o înălțime de 2-50 metri deasupra podelei desktop lx - 100 lux.
Documentele care trebuie depozitate în încăperi cu climat controlat, la o temperatură de 17-19 ° C și 50-58% umiditate în camere cu climat nereglementat la o temperatură de 14-20 ° C și umiditate relativă de 45-60%;
bruscă variații de temperatură și umiditate, nu sunt toleranță;
pentru a menține condițiile de temperatură și umiditate, în spații cu măsuri privind clima-scheniyah fixe ar trebui să fie puse în aplicare pentru a se scurge sau de umidificare a aerului;
arhiva trebuie să fie echipate cu termometre, psihrometre, higrometre pentru temperatura de fixare permanentă și umiditatea și acțiunea temperaturii reglementării-Niju și umiditate;
temperatura și umiditatea controlate, plasate niyah climat controlat o dată pe săptămână, cu fixă - de două ori pe săptămână, cu încălcarea temperaturii și umidității Regis-ma - rezultatele inspecției zilnice sunt înregistrate într-un registru special.
arhivele trebuie să fie păstrate curate și în stare bună, cu excepția apariția insectelor, rozătoarelor, PLE-baldachin, praf;
asigurați-vă că pentru a efectua curatari umede, praf de control, care se adresează soluții antiseptice apă-Botko;
în Arhivele de ședere interzise în articole de îmbrăcăminte exterioară, încălțăminte umedă și murdară;
în Arhivele de aer busolă-TION liberă trebuie să fie furnizate, care exclude apariția zonelor neventilate;
Se interzice amplasarea documentelor pe podea, glafuri, în grămezi nesortate;
ferestre în timpul lunilor calde și orificiile de ventilare trebuie să fie protejate cu plase speciale;
anual, la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire, arhivele trebuie sa fie analizate pentru a identifica insecte Mykh și mucegai, în cazul în care acestea sunt detectate supuse dezinfek-TION și deparazitare.
este asigurată de puterea tehnică și echipamente arhiva, organizarea de sisteme de securitate, sisteme de alarmă, respectarea regimului de autorizare, pentru a avea acces la arhivohranili-conductoare, de etanșare sau de etanșare a spațiilor;
eliminarea documentelor din arhivele este doar de Propus-uri în modul prevăzut.
metalice aplicate și rafturi de lemn, după ignifugarea lor respective, cu excepția ei este folosit-dulapuri metalice, case de bani, dulapuri, rafturi, cutii, compartimente cu pereți metalici și rafturi;
echipament este pentru a permite plasarea-TION, rafturi montate perpendicular pe perete cu un deschideri pentru ferestre guvernamentale;
nu este permis să plaseze rafturi adiacente exterior-ne ste clădire și surse de căldură, nu mai aproape de două picioare de la ei.
La instalarea rafturile sunt păstrate următoarele reguli:
distanța dintre rândurile de rafturi (trecere principal) - 120 cm;
distanța (trecere) între rafturi - 75 cm;
distanța dintre peretele exterior al clădirii și stive, paralel cu acesta, - 75 cm;
distanța dintre perete și capătul cremalierei (by-pass) - 45 cm;
distanța dintre podea și raftul de jos al raftului - cel puțin 15 cm, iar în subsoluri - nu mai puțin de 30 cm;
înălțime raft - 220-240 cm;
lățime-verso raft cu cutii orizontale Hrane SRI sau cazuri cu ghemuri - 35-40 cm;
lățime rack de fețe pentru cutii verticale de depozitare sau de cazuri cu ghemuri - 25-30 cm;
distanța dintre rafturi de înălțime - 35-40 cm;
la o înălțime de 4 m rafturi de arhivă sunt instalate în două niveluri, și sunt prevăzute cu o scara staționară cu o bară de mână;
Documentele sunt plasate pe rafturi, folosind trans între mijloacele primare de protecție, cutii, dosare, cazuri.
Așezarea documentelor în arhivă:
documentele sunt în ordine, le oferă o gamă largă de grupuri de stocare sau de active individuale, în conformitate cu documentele contabile, precum și de căutare în timp real;
Documentele sunt plasate pe rafturi în ceea ce privește în continuare primirea lor în fonduri specifice, astfel încât fiecare fond trebuie să fie plasat în vedere spațiu de rezervă pentru venituri, dar care-O;
documentele, pe termen lung permanent și depozitarea pe termen scurt în arhivele departamentale sunt stocate separat, personalul documentelor sunt, de asemenea, stocate separat;
separat pentru afaceri să fie secrete, unic, au-ing metale prețioase în documentele de proiectare;
înregistrările sunt stocate separat de arhiva de documente;
în arhivele departamentale documentele de magazin de stocare permanentă cutii și foldere Xia, de stocare pe termen lung în ligamentele, ori pe termen-depozitare - fără cabluri de date pentru stocarea;
cutii de depozitare și de ligamente de pe rafturi decalaj între partea de sus și suport raft nu trebuie să depășească 5 cm;
cutii și pachete de documente nu trebuie să depășească rafturi;
set de documente sunt formate nu mai mult de 20 cm grosime;
cutii și ligamente aranjate pe rafturi în funcție vertical sau orizontal pe condițiile de depozitare, de cazuri sunt depozitate peste 40 cm pe verticală, cutii și ligamente - orizontal;
cutii și pachete prevăzute cu etichete, care indică numele și numărul de stoc, numărul de inventar, primul și ultimul, NJ într-o cutie sau o grămadă de obiecte, cutii și pachete sunt numerotate și enumerate în inventar.
indicii Vedenietopograficheskih:
spațiu pentru arhive, rafturi, rafturi sunt numerotate, iar premisele - scrisori, rafturi și polițe - cifrele;
Camerele de numerotare este de la intrarea de la stânga la dreapta;
Numerotarea rafturi și rafturi de la intrarea în Keep-lische la stânga la dreapta;
numerotarea rafturile Stativul este realizat în cadrul fiecărui raft de la stânga la dreapta de sus în jos;
rafturi verso sunt numerotate de la intrarea în magazinul de la stânga la dreapta, față-verso - rotundă;
în scopul de a consolida stocarea și regăsirea documentelor întocmite și un fond postellazhnye topo ASC-riența;
carte postellazhnaya determină locul de depozitare a documentației-ing, asa cum este compilat pe fiecare raft carduri Ras se bazează pentru camere rafturi într-un singur depozit;
un card de fond determină locul de depozitare a fondurilor în principalele sale elemente de recuzită Deoarece, cu un număr de stoc în următoarea referire la locul de fonduri machetare numeric carduri de stocare gayutsya într-o arhivă;
împreună postellazhnye și un card de fond este un singur-topografic indicii sunt determinarea UI sute de documente Storage Foundation.