Unii manageri caracterizează managementul de proiect ca o formă de artă contemporană, un set arbitrar de idei și principii care să permită depășirea dificultăților care apar în activitățile de zi cu zi.
Cu toate acestea, ca și practica românească, nu orice manager este posibil să se realizeze planuri concepute cu ajutorul acestei abordări. afaceri Belorumynsky în acest domeniu și mai vulnerabilă, dar interesul în managementul de proiect este în creștere zi de zi.
Într-o anumită măsură satisface interesul cititorilor noștri la acest management, am cerut cele mai presante probleme ale clienților noștri de la Moscova Mihailu Rybakovu.
Mikhail Rybakov - antrenor de afaceri, consultant de afaceri, psiholog, specialist certificat în managementul de proiect (CPM-uri, IPMA), Partener Just Consulting companie.
- Michael, aș dori să încep conversația noastră cu rafinamentul conceptelor propriu-zise. Ce este mai exact un „proiect“ și „management de proiect“?
- Până în prezent, proiectul se numește „activitate intenționată de natură temporară, concepute pentru a crea un produs sau serviciu.“ Un management de proiect - secțiunea de management, care are ca scop - să se asigure că numărul mare de proiecte atins obiectivele cu constrângerile definite (timp, buget, etc.).
În mod tradițional, proiectul a fost înțeles un set de diagrame, desene și dezvoltarea naturii, inginerie și, prin urmare, uneori, o confuzie terminologică.
- În opinia dumneavoastră, ce a cauzat popularitatea abordării „proiect“, atât în România cât și Belarus?
- Management de proiect devine din ce în ce mai populare în întreaga lume. Strict vorbind, proiectele au fost întotdeauna, de exemplu, construcția piramidelor egiptene sau calatoria lui Columb. Cu toate acestea, proiectele curente sunt realizate într-o perioadă scurtă de timp, acestea sunt frecventate de un număr mare de persoane și organizații este în creștere concurenței. De aceea, în a doua jumătate a secolului XX, managementul de proiect a devenit o direcție independentă.
- Atunci când, în opinia dumneavoastră, întreprinderea are sens să se gândească la trecerea la managementul de proiect? Atunci când este într-adevăr gata pentru asta?
- Să începem cu faptul că activitatea oricărei companii pot fi împărțite în două activități principale:
· Procesele care se repetă se multiplică în aproape neschimbat (de exemplu, gestionarea contabilă).
· Proiectele, care sunt întotdeauna într-o anumită măsură, unic (de exemplu, introducerea unui nou sistem de informații).
Pentru unele companii, toate activitățile lor principale este construit sub forma unor proiecte (de exemplu, construcții, integrare de sistem, consultanta). Iar pentru o parte din proiect - acesta este doar un episod în operațiunile ciclice de fond (de exemplu, deschiderea unei noi ramuri).
Acum putem observa un interes tot mai mare în managementul de proiect în companii din diferite profile, în special constructori, de fapt, de fapt, afacerea lor a fost un proiect, dar este organizat în mod tradițional, de-a lungul liniilor funcționale, având ca rezultat diluarea responsabilității, controlabilitatea scăzută. Acest lucru înseamnă că întreruperile în calendarul de livrare a obiectelor, costurile au crescut, pierderea de profit.
Compania decide să meargă pentru a proiecta șine atunci când managementul de vârf are nevoie de o modalitate de a îmbunătăți performanța de afaceri, precum și alte metode au fost încercate. De fapt, proiectele pot fi implementate în companiile de toate vârstele și mărimile. Aș spune că la început mai devreme pentru a pune în aplicare abordarea proiectului, cu atât mai bine, deoarece spargerea sistemului ineficient existent este întotdeauna mai dificilă decât construirea unul nou.
Vreau să avertizez că trecerea la principiile de management de proiect necesită timp considerabil: până la 10 ani pentru o companie mare. Cu toate acestea, aceste costuri de timp și energie pe deplin justificate, care susține atât experiența internațională și românească.
- Sa întâmplat că liderii belorumynskie, înainte de a decide cu privire la utilizarea diferitelor abordări de gestionare, „uite înapoi“ la colegii lor din România, adică, procesele care au loc la tine. Și nu atât de mult pentru a reuși, cât de mult pentru a se evita eventualele erori.
- Pe baza practicii românești, ai putea numi exemple de proiecte eșuate și să analizeze motivele acestor eșecuri? Și vice-versa. Ce condiții trebuie îndeplinite pentru proiectul a fost finalizat cu succes? De ce proiectul începe?
- Conform statisticilor globale de până la 70% din totalul începe un proiect sau nu a adus la sfârșitul anului, sau în criză de timp și buget. O aplicație atentă a instrumentelor de management de proiect doar contribuie la creșterea semnificativă a ratei de succes.
Fiecare proiect începe cu o idee. Ceea ce vrem să obțineți ca rezultat? Cu cât sunt mai precise, clare și a lucrat la această idee, cu atât mai bine.
Iată principalele cauze ale eșecului proiectului:
1. obiective nu stabilite în mod clar, diferiți participanți au noțiuni diferite despre ceea ce este necesar pentru a atinge, care sunt criteriile de succes.
2. Nu există nici un plan clar. În România, este deosebit de important, deoarece este de multe ori abordarea „în cazul în care afișează curba.“ Acest lucru este deosebit de remarcat în formare, atunci când participanții ca răspuns la cererea mea de a picta planul de răspuns sau că eventualele abateri, spunând: „Cum atunci poate fi planificat? Vom acționa în funcție de circumstanțe. " În același timp, de exemplu, este tipic pentru companiile japoneze de planificare a proiectului până la ultimul detaliu. Rezultatele pozitive sunt evidente.
3. Lupta politică în jurul proiectelor. Se întâmplă adesea ca proiectul nu este doar suporteri, dar și adversari, iar proiectul nu este atât de mult pentru el însuși rezultatele, ca de dragul de „puncte politice“ ale acestei sau acelei părți. Datorită prăbușirea acestei lupte multe proiecte. De exemplu, o companie majoră a încercat de trei ori să pună în aplicare la EPR-sistem SAP R3, și de fiecare dată proiectul se scufunda din cauza intrigilor. Dar costa zeci de milioane de dolari.
4. Ineficient motivarea personalului. De multe ori, personalul de proiect - doar o povară suplimentară pentru munca de zi cu zi, fără recompense asociate cu rezultatele sale. Dar motivația pentru a obține rezultatul - una dintre cele mai importante condiții pentru succesul proiectului.
5. Controlul ineficient. Proiectul este important nu numai să-și planifice în mod corespunzător, dar, de asemenea, pentru a monitoriza performanța, face ajustări.
- Care ar putea fi riscurile? Cum de a face cu ei?
- Unele riscuri sunt comune tuturor proiectelor, de exemplu, riscul finanțării insuficiente, riscul de competență necorespunzătoare a personalului, riscul unui concurent puternic, riscul de evaluare incorectă a cererii pentru produsul proiectului etc. Cu toate acestea, o parte a riscului este unică și depinde de industrie și proiectul specific. Mărește procesul de management al riscului este după cum urmează.
· Identificarea riscurilor care sunt tipice pentru industria dumneavoastră.
· Identificarea riscurilor proiectului.
· Evaluarea riscului: de regulă, cu privire la probabilitatea apariției lor și amenințare potențială la proiect.
· Dezvoltarea unor măsuri de prevenire și de a răspunde.
· Track se apropie de atac și de risc de răspuns atunci când acestea apar.
Este important să se dezvolte anumite tipuri de proceduri de gestionare a riscurilor în proiectele lor. Acesta poate fi destul de ușor, cel mai important lucru - performanța ei.
- Ce contribuție la managementul de proiect al companiei poate face un serviciu financiar?
- Finanțe sunt vitale pentru orice proiect, chiar dacă veniturile nu este toate proiectele sunt ținta (de exemplu, există proiecte de caritate).
În faza conceptuală a sarcinii proiect al serviciilor financiare - să evalueze atractivitatea investițională a proiectului, pentru care există metodologii diferite. Atunci când se planifică este important să se formeze un plan de finanțare a proiectului, acesta se leagă la calendarul lucrărilor. Iar în punerea în aplicare - la timp și în întregime să aloce fonduri pentru proiect, pentru a monitoriza conformitatea cu costurile reale de planificare, prezice costurile reale, ținând seama de tendințele. La finalizarea proiectului este necesară pentru a evalua eficiența costurilor „de fapt“, pentru că de multe ori este semnificativ diferită de cea planificată.
- Mulți consilieri sunt siguri că implementarea cu succes a proiectului unul dintre cei mai importanți factori este alegerea echipei. Și este puțin probabil ca cineva ar contesta. De la apariția conflictului nimeni nu este imun. Dar, în această situație ar putea afecta proiectul: termenele, și rezultatul acesteia. Poate că există unele „standarde“ de comportament a participanților la proiect și liderul acestuia? La urma urmei, acesta este un lucru atunci când apare un conflict într-un stadiu foarte incipient al proiectului, și cu totul altul, atunci când, în etapele sale ulterioare.
- Ce fel de standarde universale ceva consacrat document nu există. Puteți produce o varietate de coduri corporative, reguli, lucru în echipă, și poate ajuta cu adevărat. Dar trebuie să fie făcut de fiecare dată în mod individual, de către participanții individuali. De exemplu, foarte util la începutul unui proiect serios pentru participanți de a efectua de formare pe team building, uneori într-o formă extremă: rafting, vervochny desigur, etc.
În același timp, nu trebuie să uităm că acțiunile participanților sunt determinate nu numai de relațiile lor personale, ci și interesele lor: economice, politice, etc. Prin urmare, de aceea este important de la bun început să identifice și să analizeze toți participanții cheie - „stakeholders“ - proiectul, pentru a înțelege care susține proiectul și care nu este, decât poți fi interesat de un astfel de adversar.
- situația în care directorul companiei, numit șef al proiectului o anumită persoană încearcă să includă în proiect un grup de angajați împotriva voinței capului ei. Ce ar putea fi în acest caz acțiunile șefului proiectului? Cum să „refuze“ șeful că el știa?
- În funcție de cât de important este rolul acestui „momeala“ persoană. Ei bine, în cazul în care tava de cafea. Dar, dacă gestiona finanțele sau de producție - este mai grav. Apoi, este logic să se așeze cu seful la masa de negocieri, argumentând nici o atitudine personală față de protejatul sefului, și interesele de afaceri. Cu toate că nu funcționează întotdeauna, și uneori trebuie să facă concesii. Dacă vă simțiți că absolut nu se poate lucra cu un anumit angajat impusă tine, poate fi util să se gândească dacă aveți nevoie de un astfel de proiect.
- Marea problemă pentru țara noastră - lipsa de personal calificat. manageri de certificate de proiect, manageri și administratori de proiecte - o raritate pe piață, și experți români, de obicei costisitoare. Cum și în ce interval de timp pot fi predate de management de proiect al angajaților dumneavoastră?
- curs de formare de bază durează de obicei 3 zile. În acest timp, participanții vor primi o înțelegere sistematică a managementului de proiect, să învețe conceptele de bază și terminologia, în practică, instrumente de studiu. O cantitate mare de exerciții practice (70% din timpul de formare) permite o astfel de perioadă scurtă de timp pentru a stabili o bază solidă pentru succesul proiectelor. Mai târziu, cu toate acestea, este important să se aplice cunoștințele, ceea ce este de dorit imediat după absolvire pentru a începe punerea în aplicare a proiectelor-pilot au fost deja dat noua tehnologie. În viitor, compania se dezvoltă treptat propriile abordări bazate pe practica internațională, acumularea de baza sa metodologică. Acest lucru poate ajuta la consilieri. De asemenea, este util în ceva timp pentru a instrui pe teme mai înguste, cum ar fi gestionarea echipei de proiect, evaluarea atractivității investiționale a proiectului etc.
- Așa cum se spune clasic: „numai pisicile se nasc.“ Ai descris situația - probleme mari managementul românesc, nu doar proiectul. De fapt, această situație reflectă imaturitate a managerului de top. Desigur, există șanse ca ai noroc si totul merge strună, dar mult mai des invers. Este deosebit de trist atunci când un manager de proiect i se atribuie o responsabilitate considerabilă și autoritate și, practic, nici o motivație. Și acest lucru se întâmplă foarte des.
În timpul instruirii, participanții imi spun cum au „inventa roata“ în domeniul managementului de proiect, dar de departe „nu cel mai bun din modelul său.“ Și-a dezvoltat și perfecționat peste decenii în lumea instrumente speciale. De fapt, standardele internaționale - o descriere a celor mai bune practici care sunt aplicabile la o varietate de sectoare de afaceri. Respingând de formare, a salva un ban, și de a pierde milioane de oameni.
În general, pentru liderii noștri este foarte caracteristic de „credința într-un miracol“: super-specialist, care „tot ce vom stabili“ un sistem informatic care „ne va aduce ordinea,“ etc. De fapt, orice afacere necesită un efort, timp și o mare energie personală. Și un alt lucru: mai mic factorul uman în afacerea dumneavoastră, cu atât mai bine. Task Manager - pentru a crea un sistem eficient, care funcționează ca un ceas, indiferent de personalitatea personalului și să nu caute unic „Kulibin“. Cu toate că în anumite sectoare de activitate (de înaltă tehnologie, de exemplu), ei au propriul lor rol important și „aura de indispensabilitatea.“
- dacă succesul proiectului depinde de software-ul corect de management de proiect? Este posibil pentru a obține rezultate pozitive, fără a utiliza aceasta?
- Un sistem automat de management de proiect poate îmbunătăți eficiența managementului de proiect și transparența, dar în sine nu face proiectul mai mult succes. După cum se spune specialiști în IT: „Dacă automatiza o mizerie, ai o mizerie automat.“ Și e chiar mai rău, pentru că există iluzia că totul este sub control, dar, de fapt, o mulțime de timp este petrecut completarea documentelor electronice inutile.
În realitate, este important să se construiască mai întâi o metodologie corporativă de management de proiect, pentru a rupe în proiectele sale pilot, pentru a documenta, pentru a obține o performanță stabilă, în mod regulat să-l îmbunătățească. Dar, pentru a facilita punerea în aplicare a operațiunilor de rutină și sistemul de informații pot fi puse în aplicare.