Caracteristici de corespondență cu agențiile guvernamentale
Cum să obțineți un răspuns de la organul executiv federal
Formula de „literei ideală“ în organism de stat
Ce este o scrisoare? Scrisoarea - un nume generic pentru diverse conținutul documentelor trimise prin poștă, curier, telefon curier, fax și e-mail.
sistem unificat de management al înregistrărilor de stat stipulează că „instituția organizează și întreține corespondența cu organizațiile și cetățeni superioare, subordonate și altele în cadrul competenței sale.“
Practica a demonstrat că o scrisoare ar trebui acordată o întrebare, dacă doriți să se adreseze în același timp instituția unui număr de diferite aspecte, este recomandabil să se facă câteva litere. Acest lucru accelerează punerea în aplicare a acestora.
De obicei, textul scrisorii este format din două părți. Prima parte indică motivele, motivele, scopul documentului, în al doilea - soluții, concluzii, cereri și sugestii.
Fiecare document trebuie să îndeplinească anumite cerințe. Acestea sunt:
- scurtarea și compactitatea de prezentare;
- acuratețea și certitudinea formulării, unicitatea și uniformitatea termenilor;
- consecvența în utilizarea tehnicilor de luare a legii.
Stilul oficial inerente în utilizarea de cuvinte numai acele valori care sunt recunoscute utilizarea norma obscheliteraturnogo, precum și valoarea documentelor de afaceri tradiționale. Se presupune o atenție la sensul lexical al cuvintelor. Neștiind sensul lexical al cuvintelor individuale duce la erori.
Exemplu: „ieftini prețul de cost“ (puteți reduce costul de bunuri, produse, dar nu și prețul de cost, opțiunea „reduce costurile“).
Nu folosiți cuvinte legate de vorbire colocvial, cum ar fi „secretar“, „tehnician“.
Standard de exprimare „în legătură cu ordinul guvernului“, „pentru a oferi asistență materială“, este în mod constant reprodus în documentul oficial, să dobândească un caracter stabil și pentru rolul său ca convergente cu frazeologia. În limba documentelor, își îndeplinesc aceeași funcție ca și cea de combinații stabile, „să ia în considerare“, „aduce în atenția.“ Dar, în cazul în care regulile sunt încălcate datorită ignoranței utilizării caracteristicilor unei unități frazeologice, apare o eroare.
De exemplu, verbul „a preveni“ (a evita), sensul „de a face ceva, pentru a face“, a făcut pentru a combina cuvintele „încălcarea“, „eroare“ și alte substantive, caracterizate printr-un fenomen negativ, dar nu și numele nici o acțiune specifică, „a evita să fie nepoliticos.“
Deci, opțiunea ideală -
- Această cunoaștere a distribuției responsabilităților între primul minister sau funcționarii unei agenții sau cunoașterea sectorului industrial al unității structurale;
- este o declarație clară și competentă, stilistic corectă a întrebărilor dumneavoastră cu toate datele necesare pentru o înțelegere completă a problemei;
- este o situație a poziției dumneavoastră personale cu privire la problemele ridicate;
- Această „semnătură cu greutate.“
Structura și interacțiunea dintre agenții guvernamentale
Repartizarea responsabilităților în cadrul instituției publice
Fiecare minister federal are o dispoziție aprobată de Guvern, potrivit căreia activitatea se desfășoară în afara corpului federal.
Situația referitoare la corpul tau poate fi găsit în sistemul juridic „Consultant +“ sau un alt motor de căutare. Dispoziția reflectă dispozițiile generale, puterile acestui organism, organizarea de activități.
Pe baza prezentului regulament, a emis un ordin intern cu privire la repartizarea competențelor între ministru adjunct (din păcate, nu va fi publicat), potrivit căruia fluxul de informații este format.
Dacă știi ce o unitate structurală angajată în întrebările dvs., de exemplu, problema de bunuri imobiliare, apoi în scris, desigur, cererea la cap (director) al controlului corespunzător (departament). Un document care se încadrează direct în unitatea structurală este fixă, de obicei, într-un departament de bază de date sau de control a datelor electronice, și este furnizat la o rezoluție la cap. În interiorul unității structurale, de obicei, are o distribuție pe probleme sectoriale, în conformitate cu care mesajul va fi pictat-o pentru execuție.
În cazul în care întrebările sunt în sfera de competență a două sau mai multe ministere și departamente, vi se cere să trimită solicitări către toate aceste organizații. Este util să se precizeze în textul pe care l-au aplicat mai multe locuri pentru a rezolva problema.
Scrie o scrisoare în numele persoanei fizice sau juridice
Dacă semna scrisoarea ca un individ, cererea de înregistrare va fi puțin diferit decât corespondența generală. În plus față de numărul de intrare special, rezoluția este pus perioadă de răspuns intenționat. Ca o regulă, căile de atac ale cetățenilor se acordă o perioadă de examinare de la 1 lună de la data înregistrării.
În cazul în care scrisoarea este semnată de directorul fabricii, șeful societății, etc. este considerat corespondență normală. La luarea în considerare a acestor documente este de asemenea dat o luna, dar, în cazul cererilor de termeni nu de obicei ceas. De regulă, răspunsurile la aceste scrisori vin, semnat de șeful departamentului.
Semnătura privind răspunsul la o astfel de solicitare va depinde de rezoluția. Acest lucru poate fi șeful unității structurale.
Prezentarea corectă a manipulării materiei
Precizia documentului este indisolubil legată de concizia. Dar concizie nu este scopul documentului. Nu ar trebui să vină în detrimentul problemei iluminate. Concizie ar trebui să fie legată de beton specific și - un fel de concentrat este informația.
În cazul în care documentul este ilustrat cu tabele, atunci este mai bine să se efectueze în cerere.
Textul documentului trebuie să fie corecte. Pune întrebări, în scris, care urmează să fie stabilite într-un mod ușor de înțeles. Acest lucru va facilita lucrările artiștilor la solicitare. În cazul în care textul scrisorii pe care se referă la orice documente, este mai bine să facă copii ale acestora. (Mai probabil, nu va fi, astfel încât copia).
De asemenea, este de dorit să se precizeze în scris opiniile cu privire la problemele ridicate, aceasta va ajuta Executivului în pregătirea răspunsului de urgență la scrisoarea. Sunt de acord că este mai ușor să fie de acord cu opiniile deja exprimate, dacă respectă anumite reglementări, sau nu sunt de acord cu aceeași opinie, dar pentru a dovedi falsitatea acest lucru.
Controlul de executare a documentelor și comenzi - o funcție cheie de management. Adoptat, dar nu soluție implementată este adesea asociată cu pierderea directă nu numai timp, ci și financiar, și resursele materiale. Fiecare neîmplinită sau adaptat pentru a amâna o decizie - este eșecul aparatului de stat, și într-o anumită măsură, pentru a discredita organul de conducere. Prin urmare, obiectivul de monitorizare a performanței - maxime facilitează executarea la timp și calitativă a documentelor și comenzi.
Pentru a implementa funcțiile de monitorizare a performanței în serviciul de control al Ministerului stabilit. Acest lucru poate fi o unitate în cadrul serviciilor de birou (CA, Office, etc.) sau o unitate structurală independentă. Punerea în aplicare a funcțiilor de control al documentelor de execuție și instrucțiuni în biroul Ministerului ar trebui să furnizeze sistemul de control al funcționării (serviciu de control, serviciu de birou, responsabil pentru managementul înregistrărilor în departamentul structurale, șefii de toate gradele). Dar, după cum arată practica, speranța este că serviciul de control independent, fără coordonare cu alte departamente și servicii și fără a face conducere ajustările necesare în activitatea lor, sunt în măsură să ofere un nivel ridicat de disciplină executiv, nu întotdeauna justificat și necesitatea unei abordări sistemice problema devine evidentă.
execuție de control standard de întreținere în ministerul ar trebui să includă totalitatea documentelor de reglementare, organizatorice și juridice, de reglementare care definesc ordinea sistemului de control, a cărui respectare este necesară atât pentru gestionarea eficientă în ansamblul său, și pentru a realiza o disciplină de înaltă performanță, în special.
Având o execuție de control al sistemului înseamnă că toate unitățile constituente funcționează în conformitate cu regulile generale, sunt ghidate de principiile comune și abordări, inclusiv în situații de dispută, este utilizat în comunicarea de afaceri este clar pentru toți termenii și definițiile au aceleași priorități și sunt supuse unui obiectiv comun.
monitorizate în mod ideal ar trebui să fie toate înregistrate și necesită un document de răspuns, dar din cauza complexității acestei lucrări, de diferite documente de semnificație de fapt, de la masa de corespondență pe o serie de criterii pentru controlul selectat doar o parte din documentele (o listă a acestor documente este determinată de instrucțiunile de pe birou sau poziție de control în cadrul Ministerului ). În plus, șeful ministerului sau a unității structurale (fiecare la nivelul lor) poate lua o decizie suplimentară cu privire la necesitatea de a controla acest lucru sau acest document.
Întotdeauna a fost și, probabil, va fi un document foarte mare în organele federale ale puterii executive. În consecință, în primă instanță a artistului direct în documentul este marcat „Control“, „de urgență“, etc.
De asemenea, extrem de important executarea unei proceduri de documentele care sunt pe controlul personal al primelor persoane ale Ministerului.
Trimite o scrisoare prin fax
facsimil a însemnat pentru text operațional trimiterea și primirea de documente și materiale de birou organizații (organizațiilor), și instalate în departamentul de servicii de birou sau de șefi de departamente de recepție.
aparate fax, cu numărul oficial al ministerului sau a agenției, cu sediul în administrarea sau la birou.
Folosirea facsimilul se poate transmite materiale text, tabele sau grafice natură, completate tipărit, dactilografiat sau mod de mână.
Dacă doriți să accelereze procesul de revizuire a solicitării dvs. pentru a trimite un mesaj de fax, trebuie să contactați mai întâi secretar de unitate structurală, sau un funcționar, a anunțat intenția sa de a trimite un fax. După apelul înapoi pentru a afla dacă aparatul de fax a trecut, cere numele pentru a accepta mesajul. Acest lucru va permite să găsiți documentul. Dar apoi m-am sfătui încă duplicat întregul proces, și trimite o scrisoare prin poștă - este prevăzută înregistrarea oficială a documentului.
În cazul unui mesaj de fax sosește pe fax agenția federală de ansamblu, el este sigur să se înregistreze.
Printr-un aranjament cu agresorul direct poate folosi de e-mail.
Cum să pregătească un răspuns la scrisoarea ta
Înregistrarea de intrare corespund unități structurale relevante la nivel central (LE, departamentul de organizare etc.). Pe partea frontală a primei foi este pus ștampila de înregistrare care indică codul de intrare, data documentului. corespondenta primita este înregistrată pe PC. Documente după înregistrarea, examinarea preliminară și formularea a controlului trimis la secretariatul viceminiștrilor sau conducătorii subdiviziunilor structurale ale organizației de execuție, precum și documentele care necesită ministrul de rezoluție sunt transferate către Secretariatul ministrului. După luarea în considerare a ministrului sau a documentelor viceprimarii cu rezoluțiile adoptate în rezoluția UD pentru a transfera textul într-o carte electronică, imprimarea de documente în conformitate cu rezoluțiile și trimiterea spre executare.
Un flux similar de documente și în unitățile structurale. Persoana responsabilă pentru administrare de birou, pentru a alege materiale, care sunt menționate în documentele care rezultă, le transferă către șeful de departament sau adjunctul său, face un semn în cărțile cip de documente de trecere.
Șefii de departamente asigură examinarea rapidă a documentelor, aducându-le interpreților în ziua internării, monitorizarea performanței de calitate a documentelor de fond.
Scrisoarea dumneavoastră trimisă prin poștă sau predate la departamentul Expedition (Acest lucru reduce foarte mult timp, iar întrebarea ta va cădea în mâinile executorului direct), este înregistrată în organism. Acesta este atribuit un număr de înregistrare aparține, și mai târziu în căutarea pentru solicitarea dvs. este pentru acest număr. Înregistrarea are loc în 1-2 zile. După aceea, documentele sunt distribuite pe tema întrebărilor și de a ajunge la performanța în departamentul sau de la birou, sau pentru rezoluția în secretariatul ministrului adjunct, sau ministru.
Ministerul de serviciu director sau departament știu numărul de referință atribuit de numărul de intrare de pe scrisoarea dumneavoastră. Și acolo vor învăța într-o unitate structurală este îndreptată pentru a efectua.
În cazul în care un document primit de performanța unității organizaționale, de exemplu, de la recepționerul ministrului, are o rezoluție mai multor artiști (numelor de familie șefi de departamente), executivul responsabil este considerat a fi o unitate structurală, prima în această listă. Alte divizii sunt obligate să-și prezinte punctele de vedere cu privire la aspectele prezentate în ordinea, în scris, primul performer. El le rezumă și pregătește un proiect de răspuns, și înainte de a trece pe semnătura de supraveghere ministru adjunct, sau un ministru, colectează viză în toate departamentele sau birouri, care au fost enumerate în calitate de co-executori ai ministrului rezoluției.
În plus, documentul devine viceministrului asistent, sau un ministru, în funcție de care ar trebui să semneze documentul de răspuns este citit din nou de către asistentul, vizirului, și numai după ce acest document este transmis semnătura. În cazul în care asistentul a spus proiectul de răspuns nu este bine conceput, el are dreptul să returneze documentul înapoi pentru revizuire sau de făptaș principal sau ca o unitate structurală, ale cărei întrebări, de punctul de vedere Asistent, nu este suficient iluminate.
Ce poate fi găsit pe numărul de răspuns care își încetează activitatea
copie semnată de Office sau AP Literele aplica un număr de referință de înregistrare. Această denumire digital sau alfanumeric atribuit documentului.
Document Index de ieșire semnat de ministrul sau de adjunctul acestuia, un membru al literelor inițiale ale prenumele și numele său, separate printr-o liniuță - indicele unității structurale, care a întocmit documentul, prin rola - Numărul de serie (înregistrare) documentului, de exemplu: XB-14/222. În unele ministere cod unitate structurală nu este pus (XB-222).
Indicele care provin de la unitatea structurală a documentului constă dintr-o unitate de indice de clasificator fixă structurală, și o liniuță - serial (înregistrare) numărul documentului, de exemplu, 14-222.
Algoritmul este corect pentru acțiunea de răspuns
- cunoașterea distribuției responsabilităților între primul minister sau funcționarii unei agenții sau cunoașterea sectorului industrial al unității structurale;
- o declarație clară a întrebărilor dumneavoastră cu toate datele necesare pentru o înțelegere completă a problemei;
- declarația de poziția dumneavoastră personală cu privire la problemele ridicate;
Cele mai frecvente greseli:
Ø declarație incompletă și neclară a subiectului (a scris, nu este posibil să se facă concluzii definitive);
Ø întrebări adresate în scrisoarea, a pierdut relevanța, din cauza publicării regulamentului corespunzător
Standarde și reglementări