Procesul de înregistrare este indexat document și să transmită informațiile documentului original în formularul de înregistrare a contului.
Necesar de intrare de index - numărul de serie de înregistrare înregistrat în matrice, de obicei un an.
Prezența în numărul de ordine de index oferă nu numai de căutare, ci și păstrarea documentelor. În acest sens, necesitatea de a se potrivi alese grupurile de clasificare de contabilitate dulapuri de fișiere de ajutor. Acest lucru va permite să plaseze cartela în fișierele de numere de serie. Numărul de ordine este de asemenea necesară pentru a monitoriza siguranța înregistrărilor pe purtătorul mașinii. nu trebuie utilizat în numerotarea brută a întregul flux al documentelor de intrare.
Codurile (numerele) sunt necesare pentru ambele metode convenționale și automatizate de contabilitate, de căutare și de a organiza documente. Instituția trebuie să fie sistem uniform și stabil indexare având o locație permanentă a componentelor indicelui (număr) și sunt utilizate ca simboluri numai cifre arabe.
În centrul indexarea documentelor este nomenclatura agențiilor de afaceri. Cel mai simplu indicele de referință este format din numărul de ordine al documentului și în cazul în conformitate cu nomenclatura indicelui. Componentele indicelui sunt separate printr-o bară oblică.
De exemplu: Indicele 127 / 05-12, în cazul în care 127 - numărul de ordine al documentului, în cazul, 05-12 - cazul indicelui în conformitate cu nomenclatura (05 - indicele unității structurale, în care ghidajele pentru documente sau direcția organizației, și 12 - numărul de caz).
Pentru mai informativ, și, prin urmare facilita căutarea, în plus față de numărul de ordine de alte denumiri de clasificare esențiale indică în index:
· Executarea de cod Locul și stocarea documentelor,
· Apartenenta la o zonă anumită problemă, perioadă,
· Unitatea structurală în care este înregistrat documentul (la înregistrare descentralizată) etc.
De exemplu: indicele de 127/29 / 05-12, în cazul în care 127 - numărul de ordine al documentului în corespondent grupul de clasificare, 29 - grupa de clasificare de corespondenți, 05-12 - afaceri indicele de nomenclatură.
Documentele interne etapa de înregistrare sunt împărțite în grupe în funcție de tipurile de documente, fiecare dintre acestea fiind înregistrate separat, precum comenzile de la activitățile principale, comenzi asupra personalului, și acționează audituri etc. Numerele de înmatriculare de serie (coduri) sunt atribuite documentelor din cadrul fiecărui grup social. numerotare ordinal simplu utilizate în mod normal la documentele interne, de exemplu: ordinul № 22 protocol № 5 № 13 act.
A primit un document de răspuns nu este atribuit un index nou. Faptul primirii lor înregistrate în „semnul privind performanța“ zonă a documentului proactiv formularul de înregistrare. Cu toate acestea, pentru a ține seama de aceste documente este dat un alt număr în grupul de clasificare, care este anexată la documentul proactiv de index.
documentelor de intrare, ieșire și interne sunt înregistrate separat. indice de înregistrare a documentelor de intrare și de ieșire include:
· Numărul de serie în cadrul șirului de documente înregistrate;
· Indexul nomenclaturii afacerilor.
De exemplu: 218 / 01-15, în cazul în care 218 - numărul de înregistrare de serie; 01-15 număr de caz să fie suturate document sau o copie a acestuia (pentru documentele de ieșire).
Dacă este necesar, eliberarea documentelor dintr-o singură matrice de înregistrare este posibil să se utilizeze indexul alfabetic semnificative suplimentare. De exemplu:
· La înregistrarea cererilor, cererile și plângerile de înregistrare numărul ordinal completat numele inițiale scrisoare aplicante, de exemplu I-221, K-212, A-213, etc.;
· Ordinele de management de check-in de personal un număr de serie, completat cu litera K, de exemplu 18-K, 107-K, etc.;
· În timpul ordinelor de înregistrare cu privire la personalul - l / s;
· Decizia de înregistrare a Prezidiului organismelor reprezentative pot fi suplimentate cu un număr de ordine de litera P, de exemplu, 74-P;