La începutul fiecărui an, organizația începe formarea documentelor în cauză.
Formarea afacerilor - o grupare de documente executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor și ordonarea documentelor în acest caz.
În organizațiile de afaceri format central în serviciul DOW sau descentralizate în unitățile de afaceri. Practica arată că lucrurile sunt formate în principal descentralizate, și anume în subdiviziuni. documentelor organizatorice și administrative, formele lor de înregistrare (contabilitate), text de sinteză și de planificare statistică și documente de raportare, corespondența și alte documente legate de activitățile de exploatare generate în serviciul DOW. Documentele care reflectă activitățile individuale ale organizației, format în cazul în locul compilării lor în unitățile structurale respective în competența care include anumite aspecte în funcție de poziția lor (de exemplu, în planificarea și departamentul economic, departamentul de contabilitate și raportare, resurse umane și etc).
Formarea afacerilor în unitățile structurale ale organizației angajate angajaților care sunt responsabili pentru păstrarea înregistrărilor. Controlul asupra formării afacerilor făcute de serviciu preșcolar. Arhiva Cap sau organizație responsabilă pentru dosarul are asistența metodologică necesară în formarea de cazuri, și direcționează că locul de muncă.
În formarea de cazuri, să respecte următoarele cerințe de bază:
# 9679; plasate în afaceri numai executate documente executate în mod corespunzător, în conformitate cu titlurile din nomenclatura afacerilor;
# 9679; Aceasta include a face cu o copie a documentului;
# 9679; pentru a pune împreună toate documentele referitoare la același subiect;
# 9679; plasează cererea, împreună cu documentele de bază;
# 9679; grupate într-un caz documente ale aceluiași an calendaristic, cu excepția în treacăt afacerilor;
# 9679; grup separat în cazul documentelor de timp permanente și temporare de depozitare.
Cazul nu trebuie plasate documentele care urmează să fie returnate, copiile suplimentare, schițe. Punctul nu trebuie să depășească 250 de coli la o grosime nu mai mare de 4 cm.
În interiorul documentelor de caz ar trebui să fie aranjate astfel încât să fie acoperite de întrebările lor specifice de conținut într-o succesiune logică.
acte legislative și normative de reglementare sunt grupate în funcție de tipul de activitate și istorie cu aplicațiile asociate lor într-un singur an calendaristic. Nu este permis să formeze într-un caz diferite tipuri de documente administrative, cum ar fi ordine, instrucțiuni și instrucțiuni de ghidare. Fiecare tip de document administrativ este format într-o activitate independentă, cu numerotare brută și în consecință, este supusă înregistrării în revista independentă (carte).
# 9632; Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzi pe personalului. Comenzile pentru personalul care (conform listei de documente administrative standard, produse în activitatea organizațiilor, cu indicarea perioadei de depozitare) diferite perioade de depozitare, sunt formate în afaceri separate, și au propriile lor de înregistrare în formularul de înregistrare relevant (revista, carte, carte de fișier).
# 9632; Comenzile pentru personalul format în cazul, în funcție de perioada de stocare a acestora. Trebuie amintit faptul că este interzisă de grup într-un caz de documente cu diferite perioade de păstrare.
Pentru comenzi care au un termen de valabilitate de 75 de ani, sunt ordinele de admitere, concedierea, prin transfer, prime, promovare, concediu administrativ lungă călătorie, lung. Pentru comenzi, având termenul de valabilitate de 5 ani, sunt comenzi pentru concediu regulate și de învățământ, taxe, penalități, vnutrirumynskih excursii scurte.
Practica utilizarea documentelor privind personalul arată că, atunci când volum mare de ordine de personal, cu termenul de valabilitate de 75 de ani, este mai bine să le formeze în afacerile activităților de afaceri. De exemplu, un grup în ordine de caz separate pentru admitere, concedierea, lucrătorii care se deplasează, și anume legate de lungimea lor de serviciu, precum și ordinele separat cu privire la bonusuri, promovare și alte plăți, care conțin informații cu privire la salarii. În fiecare caz, ordinele sunt numerotare brute independente.
Regulamente, instrucțiuni, reguli, aprobate de actele legislative și normative de reglementare (ordine, decizii, rezoluții, etc.) sunt grupate împreună cu documentele menționate. Cu aprobarea lor ca documente separate, ele sunt grupate în cazuri separate.
# 9632; Protocoalele aranjate în ordine cronologică, după data întocmirii lor.
# 9632; Documentele din fișierele personale sunt situate în care acestea sunt primite.
# 9632; Conturile de salariile angajaților sunt grupate în caz separat și le aranjate în ordinea alfabetică a numelor.
# 9632; Carduri personale ale angajaților sunt, de asemenea, generate în cazul în ordine alfabetică a numelor de familie.
# 9632; Corespondența este grupat, de obicei, pentru o perioadă de un an calendaristic și sistematizate în ordine cronologică; în acest document, răspunsul este plasat pentru cererile de documente. Odată cu reluarea corespondenței referitoare la o anumită chestiune, care a început în anul precedent, documentele incluse în acordul anului, indicând indicele cauzei anul precedent.
# 9632; Planurile aprobate, rapoarte, estimări, de personal și alte documente sunt grupate separat de proiectele lor.
Pregătirea cazurilor de arhivare
Nu toate documentele sunt produse în activitatea de servicii de resurse umane ar trebui să ajungă în arhive. documente de personal de serviciu, precum și orice altă unitate structurală a organizației, conform listei au perioade diferite de păstrare. documente de arhivă ar trebui să acționeze într-o stare de ordine, perioada de valabilitate a care este de 10 ani sau mai mult.
Documentele care au un timp de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv), sunt stocate în unitățile structurale respective în locul lor de stabilire (de exemplu, resurse umane, contabilitate, etc.) în locuri special amenajate pentru ele (camere individuale sau dulapuri) înainte de expirarea depozitare conform listelor, atunci aceste documente sunt distruse în modul prescris.
Documente privind personalul, având o durată de depozitare pe termen lung, includ:
# 9679; documente administrative (comenzi, note, care înlocuiesc ordinele privind personalul, și decizie al.);
# 9679; liste de personal, inclusiv Listele utilizate în producția de condiții de muncă vătămătoare;
# 9679; carduri pentru personalul de contabilitate, inclusiv lucrătorii temporari (formularul № T-2);
# 9679; conturile personale ale salariilor lucrătorilor (sistemul de salarizare);
# 9679; acte de accidente asociate producției;
# 9679; declarațiile de rating;
# 9679; iar Tabelului costumele profesiuni dăunătoare;
# 9679; contracte de muncă (contracte), contracte de muncă, care nu au fost incluse în dosarele personale;
# 9679; Protocoale de Comisioane pentru a stabili vechimea pentru plata unor prime pentru vechime în muncă;
# 9679; minute ale ședințelor, deciziile de certificare, comisii de calificare;
# 9679; (documente de prezentare, aplicații, caracteristici, autobiografie, extrase din hotărâri, ordine, etc.) cu privire la reprezentarea organizațiilor lucrătorilor care urmează să fie acordate de stat și departamentale premii, conferind titlul, acordarea de premii;
# 9679; liste de muncitori care pleacă la pensie preferențial;
# 9679; plasare de personal;
# 9679; administrare de carte (carte) de cont, prin transfer (traducere), concedierea angajaților.
Termenul de valabilitate al acestor documente, în conformitate cu o listă de majoritatea de 75 de ani. Excepțiile sunt:
# 9679; acte de accidente asociate producției, - 45 de ani;
# 9679; a foilor de evaluare - 25 de ani;
# 9679; Protocoale de Comisioane pentru a stabili vechimea pentru plata bonusurilor de ani de serviciu - 15 ani;
# 9679; minute ale ședințelor, deciziile de certificare, comisii de calificare - 15 ani;
# 9679; liste de muncitori care părăsesc la pensie preferențial - 50 de ani.
În termenul prevăzut organizația este obligat să asigure siguranța lor și să ofere cetățenilor și organizațiilor în modul prevăzut de lege informațiile și datele cuprinse în aceste documente.
Principalele tipuri de documente care descriu angajarea cetățenilor sunt:
# 9679; ordine și instrucțiuni ale capului de recepție, concedierea, lucrătorii în mișcare, oferindu-le închiriere pe termen lung (de exemplu, îngrijirea copilului), bonusuri, promovare;
# 9679; fișiere personale, carduri personale ale angajaților (inclusiv lucrătorii temporari);
# 9679; conturile personale și declarațiile de decontare pe statul de plată;
# 9679; iar Tabelului costumele profesiuni dăunătoare;
# 9679; contracte de muncă (contracte), sau contracte de muncă, nu este inclusă în dosarele de personal.
Documentele eliberate în conformitate cu regulile de bază ale arhivelor organizațiilor transferate la arhivele Organizației pentru inventar.
documente de personal stau într-un grup separat, sistematizate separat și sunt incluse într-o listă separată.
Pregătirea documentelor pentru depozitare pe termen lung include:
# 9679; Valoarea examinarea documentelor;
# 9679; întocmirea stocurilor și găsirea ajutoare pentru ea (referința istorică, prefețe, indici, tabele de cuprins, lista de abrevieri).
EA Koshelev adjunct. director al instituțiilor de stat din regiunea Moscova „Central Arhiva de Stat a regiunii Moscova“
