întreținerea de acte de gestionare în organizarea efectuat un serviciu special de raportare cu privire la drepturile unităților structurale independente, subordonat direct șefului organizației. În funcție de mărimea și modelul structurii documentului poate include următoarele servicii: DOW managementul de caz, departamentul general, servicii, etc DOW.
Structura de management de caz includ serviciul preșcolar (Biroul Guvernului de corespondență, de transport maritim, piscina dactilografiere, Biroul de copiere multiplă), inspecția în fruntea Secretariatului (recepție, șeful secretariatului, șef adjunct al Secretariatului, secretariatul bord, Office Protocol), departamentul pentru a îmbunătăți activitatea cu documentele , departamentul de scrisori (reclamații) și arhiva centrală.
Compoziția Diviziei Generale cuprinde Oficiul, grupul de control, o unitate de protocol, îmbunătățirea lucrului cu documente, un grup de scrisori (reclamații), copiere și servicii duplicarea, dactilografiere și arhiva biroului de stenografie.
Asociațiile și se referă la componența și structura serviciilor preșcolare sunt determinate de conducere:
în asocierile în participație (organizații) - consiliul;
în societăți pe acțiuni - conferința de constituire;
în cooperative - adunarea generală a membrilor cooperativei.
În organizațiile care nu au serviciu de grădiniță, funcțiile sale sunt efectuate de către șeful de secretar sau alt funcționar desemnat.
DOW munca de serviciu este reglementat de Regulamentul privind serviciul, și activitatea lucrătorilor serviciului preșcolar - fișe de post care consolidează diviziunea rațională a muncii, prevăd încărcare uniformă a angajaților, distribuția de lucrări de complexitatea execuției și măiestrie. Fișele de post sunt dezvoltate șef al serviciilor preșcolare și aprobat de către șeful organizației (întreprindere). Așa cum sunt revizuite fișele de post corespunzătoare.
Serviciul DOW îndeplinește următoarele funcții:
-introducerea de standarde și dezvoltare pentru îmbunătățirea documentației de stat;
-dezvoltarea și punerea în aplicare a formelor raționale ale documentelor, organizarea muncii, ținând cont de specificul departamentale;
-monitorizarea respectării standardelor documentelor;
-transmiterea prelucrarea și livrarea de documente interpreților;
-documentele de înregistrare și lucrările de referință contabilă;
-controlul asupra executării documentelor;
-formarea, înregistrarea, cazurile de depozitare și eliberarea acestora pentru utilizare;
-înregistrarea, publicarea și distribuirea documentelor;
-management organizațional și metodic, controlul asupra activității cu documente în diviziunile structurale ale organizației.
În prezent, sarcina serviciilor preșcolare de a se integra mai bine cu ACS (sistem automat de control), pe baza documentației standardizate a sistemelor și proceselor de management, managementul fluxului de lucru. Reconstrucția științifică și tehnică, ca urmare a schimbărilor de pe piață în economia republicii a cunoscut o creștere dramatică a volumului de informații cauzate de activarea activității comerciale a întreprinderilor, creșterea numărului de instituții, organizații și întreprinderi, creșterea gamei de produse și creșterea complexității procesului de circulație a acestora, extinderea legăturilor economice. În acest sens, a existat o necesitate de a eficientiza fluxul de informații, stabilirea numărului necesar și suficient de tipuri de documente care acționează ca funcții de management de suport de informații. prelucrare manuală nu a permis timp pentru a procesa și creșterea cu precizie a fluxului de informații. A existat o nevoie de mecanizare, și apoi în automatizarea prelucrării informațiilor documentelor. Cu toate acestea, punerea în aplicare și aplicarea practică a tehnicii de calcul, eficiența utilizării lor depinde în mod direct de gradul de ordonare a documentelor de prelucrare în cazul în care acestea sunt destinate.