Indici de unități necesare în diferite situații de lucru. De exemplu, în pregătirea nomenclaturii afacerilor în linia „Secțiunea“ conține codul pentru o unitate structurală, care, de asemenea va fi prima parte a indicilor de toate afacerile sale. Odată cu introducerea SED, atunci când fiecare departament al fabricii un folder special în sistem, de asemenea, folosind indexul său. În cele din urmă, HR și contabilitate unele documente umple „unitatea structurală de cod.“ În acest articol vă vom arăta cum să atribuiți codurile de departamente și sucursale ale organizației.
GENERAL - COORDONAREA
S-ar părea să vină cu coduri de unități este ușor. Dar este în această simplitate se află problema principală de indexare. Se întâmplă ca o singură unitate, cum ar fi resurse umane, indexuri toate departamentele organizației, dar nu a considerat necesar să informeze colegii de la alte departamente și de management.
După un timp grefieri sunt luate pentru elaborarea de cazuri de nomenclatură, astfel încât unitățile este deja la două indicele diferite.
Acest lucru poate continua pentru o lungă perioadă de timp cât de mult cât este necesar, până la o zi veți găsi că există mai multe camere, dar indicele oficial nu se află în oricare dintre unitățile, în timp ce nimeni nu vrea să renunțe la dezvoltarea lor.
Astfel, pentru a nu repeta complot fabulei clasice despre o lebădă, o stiuca si cancer, pentru a face lucru simplu: pentru a aproba codurile de unități structurale la nivelul deciziei prima persoană, care este de a emite comanda corespunzătoare. O pre-determina dacă unitățile de indexare deținute anterior.
Așa cum sa demonstrat de situația descrisă, este nevoie nu numai să analizeze documentele administrative publicate, dar, de asemenea, la interviu șefii de departamente.
Care este ramura INDEX?
Indicele de organizare unități - atât structurale și separat - un cod unic, care este criptat informații despre această unitate.
Compoziția datelor criptate în codul ar putea fi orice. De exemplu:
• numărul de diviziune ref în conformitate cu structura organizatorică;
• Unitate de desemnare;
• unitățile subordonate;
• amplasarea unităților;
• unitatea funcțională și altele.
Părți ale indicilor pot fi separați prin orice caractere, dar cel mai frecvent slash, cratimă, perioada. De exemplu:
12 - ref simplu număr diviziune în conformitate cu structura organizatorică;
DT / 2 - a doua unitate în managementul tehnic;
UP / OTiZ - Departamentul de muncă și a salariilor în gestionarea personalului;
DP.V-Sib - Direcția de vânzări în a cincea ramură a organizației din Siberian Federal District.
entitate INDEXARE în cadrul organizației, cu o structură simplă
Primul nivel al indicelui. Cel mai simplu mod de a unităților de index - să le dea numerele de serie (01, 02, 03, etc.). Acești indici vor fi mai mult decât suficient pentru nomenclatura afacerilor și a documentelor-completarea formularului in domeniul HR outsourcing, precum și acronimul pentru unități în documentele interne.
complica în mod inutil lor nu are sens.
Această metodă este adecvată pentru indexarea unităților organizatorice, având o structură simplă - destul de mare, dar fără ramuri (Figura 1).
De la Schema 1, care sunt subordonate direct directorul general adjunct directorul general și șefii următoarele departamente:
• managementul vânzărilor;
• Direcția tehnică;
• Direcția pentru Economie și Finanțe;
• Managementul logisticii;
• Departamentul Juridic;
gestionează Asistent Director general al Oficiului și arhive - el este responsabil pentru toate organizarea de birou și se acumulează la toate documentele organizatorice, juridice și administrative, precum și o parte din documentele de baza ale managerilor de top. Prin urmare, divizia condiționată, pentru care este responsabil, de obicei, notate ca „Manual“.
Astfel, primele indicii de nivel va arata astfel:
Al doilea nivel al indicelui. În unele cazuri, această indexare poate fi finalizată. Dar dacă gestionarea și controlul sunt împărțite în secțiuni (vezi Figura 1), indexare Continuare -. Indexuri se administrează al doilea nivel (exemplul 1).
Între părți ale indicelui am pus o bară oblică. Toate completările la aceste denumiri, cum ar fi numere de serie de cazuri de nomenclatură vor fi indicate printr-o cratimă: 06 / 02-01.
index alfabetic. În opinia noastră, este mai informativ o altă metodă de indexare: prima subdiviziune nivel desemnate prin literele, prin urmare, ușor de identificat, iar diviziunile de nivel secundar primi numerică suplimentară (exemplul 2).
UNITĂȚI indexării organizații complexe
Necesitatea de a construi indici complecși de diviziuni apare în cazul în care o organizație are o structură complexă, de exemplu, are o rețea de sucursale, sau chiar o societate holding (grup de companii).
„Doar“ indicele nu este suficient. Indicele va fi format din cel puțin două, și, probabil, trei sau patru părți.
Schema 2 prezintă structura organizației cu sediul central și patru ramuri, fiecare dintre care are patru unități.
În acest caz, principiul general al indexării rămâne neschimbat: unități sunt coduri numerice sau alfabetice unice.
Dacă organizația dvs. are o structură ramificată, utilizați indexul alfabetic la primul nivel de indexare - literele sunt văzute mai ușor decât numere.
Indicii primului nivel în organizarea exemplul nostru ar putea arăta astfel:
Litere diferite pentru unitățile de primul nivel elimină repetarea indicilor. În acest exemplu simplificat, a fost ușor de identificat patru ramuri cu diferite litere. Dar, în practică, ramurile pot fi câteva zeci. Cu toate acestea, în orice caz, dificultățile nu sunt insurmontabile.
Indici ai celui de al doilea nivel. Revenind la exemplul nostru, și codurile aplică al doilea nivel, și să înceapă cu ramuri.
Fiecare din 4 departamente: vânzări, logistică, resurse umane și de administrare. Alegeți o desemnare numerică (Exemplul 3) pentru a le.
Indexare divizii de birou central.
În ceea ce privește indicii pentru sediul central și filialele sale, se pare logic să urmeze același principiu și indicele de primul pentru a lega nivelul de CO cu indici literali doilea nivel P, DP și colab. Și a obține un CO-R & D CO-PA, dar aici trebuie să se oprească și amintiți-vă regulile de indexare: să respecte unicitatea și nu pune informații inutile în index.
Desemnarea CO. precum și diviziile de litere ale aparatului central al primului nivel din organizația noastră nu mai îndeplinește oricare dintre sucursalele sau diviziuni. Prin urmare, vom părăsi CO pentru a indica sediul central și a indicilor diviziuni notate, format din două părți.
Facem acest lucru, nu pentru a pune prea multe informații în index: ar trebui să fie clar că, de exemplu, DEIF există numai în sediul principal al organizației, nu este necesar să-l raporteze încă o dată (exemplul 4).
INDICII în practică
# 9632; Codurile din nomenclatura afacerilor. Aici este un exemplu se referă la secțiunile și indicii conform cu nomenclatura afacerilor: este clar că cazuri indexurile vor diferi de standardul 01/02 și alții (Exemplul 5).
Cu toate acestea, este foarte posibil, deoarece scopul nostru - de a crea un coduri ușor de citit, dar nu formale și documentele care se referă de asemenea.
# 9632; Ordinea entităților de indexare. Indiferent de metoda de indexare este ales, acesta trebuie să fie asigurată la cel mai înalt nivel - de a emite un ordin privind activitatea de bază.
Recitalul face parte din ordinul emis face baza pentru publicația sa.
Deoarece unitățile de indexare utilizate în multe procese, nu este nevoie să le listați pe toate. Mai bine o formulare generală (exemplul 6).
1. Înainte de piese de indexare ale organizației din proprie inițiativă, aveți nevoie pentru a afla dacă indexarea a fost realizată mai devreme.
2. Indicii trebuie să fie unic și nu supraîncărcat cu informații inutile.
3. Cel mai simplu index - numeric (01, 02, 03, etc.). De asemenea, indicii pot fi literală, și o combinație a acestora. Literele din index sunt percepute mai ușor decât numere și sunt mai informative.
4. Orice complicație a indexului trebuie să fie justificată. Dacă puteți rămâne pe notația numerică simplă, cel mai bine este de a face acest lucru.
5. Indicii se eliberează prin ordin al activității de bază.
RO Kozhanova, un specialist în grădiniță și HR outsourcing
Aflați mai multe:
