Regula principală Fluxul de lucru este mișcarea rapidă a documentului de-a lungul calea cea mai scurtă, cu mai puțin timp și efort, deci este o organizație într-o formațiune militară implică, în primul rând, stabilirea și consolidarea ordinii de circulație a documentelor în toate etapele, începând cu primirea sau crearea de documente și tratament de finisare executate sau documente trimise.
Până în prezent, practica pe termen lung a organizației și punerea în aplicare a managementului înregistrărilor într-o varietate de scop, domeniul de aplicare și structura organizației a dezvoltat o ordine bine definită de circulație în aceste documente; în plus, caracteristicile sale generale sunt fixate la reglementările existente (de exemplu, în GDLN și EGSD) și manuale diverse.
Conform acestei proceduri generale stabilite în organizarea mișcării documentelor care cuprind secvențe ce corespund fluxului de informații caracter (inbound sau outbound interior) Stadiile, cum ar fi:
- primirea și prelucrarea primară a documentelor;
- Examinarea preliminară și distribuirea documentelor;
- direcția performanței și executarea documentelor;
- documentele de înregistrare și identificare;
Mișcarea documentelor de intrare
documentelor de intrare pot intra prin poștă, telegraf, e-mail, fax sau livrare prin curier. birou de service sarcina - de a organiza contul de primire a documentelor, prelucrarea lor primară și, ulterior, să coordoneze libera circulație a acestora.
Condiții de prelucrare primară a documentelor sunt după cum urmează.
La primirea documentelor trebuie să fie verificat mai întâi corectitudinea de livrare a acestora, precum și integritatea ambalajului. Documente trimise la adrese angajații expediție fără întârziere ar trebui să fie returnat expeditorului. Atunci când deteriorat ambalajul verificați foarte atent caracterul complet al atașamentele materiale, nici un prejudiciu mecanice. Dacă este necesar, documentele ar trebui să fie însoțite de o listă de defecte identificate.
După deschiderea ambalajului este distrus, se face o excepție în următoarele cazuri:
- documentul nu este datat și trebuie să fie instalat de ștampila poștei;
- în prepararea corespunde scurt plătite;
- în cazul în care documentul a primit, în sensul de natură personală, și pe ambalaj (plic) marcate „personal“ (R), nu a fost.
Informații despre toate mesajele primite și documentele înregistrate în jurnale speciale. Acest proces este cunoscut sub numele de cont principal documentele (înregistrare). Datorită faptului că înregistrarea se efectuează documente nu numai de intrare, dar care își încetează activitatea și interne și, de asemenea, joacă un rol important în sistemul de regăsire a informațiilor pentru documentele organizației, execuția și controlul altora. Se consideră în detaliu în secțiunea relevantă un manual.
Pregătirea documentelor la raportul efectuat în cursul examinării lor preliminare de către serviciul POC. Ca urmare, trebuie să se determine în cazul în care și cărora trebuie să li se trimită documentul. GDLN stabilește în această etapă a distribuției documentelor pentru fluxurilor, și anume documentele trimise șefilor revizuirii obligatorii, în conformitate cu atribuțiile lor, și documentele trimise direct la unitatea de implementare nu necesită o rezoluție de manager.
de revizuire preliminară încredințată serviciilor angajaților preșcolari mai experimentați, știind bine structura organizației și atribuțiile personalului. asistență eficientă în cadrul examinării preliminare se pare să dezvolte o serie de materiale de referință: lista indicativă a documentelor care necesită o revizuire obligatorie de către conducere; lista funcționarilor și a atribuțiilor acestora; proces de diagrame grafice de prelucrare a secvențelor de redirecționare și distribuirea diferitelor documente de intrare, etc.
Atunci când se evaluează documentul de intrare sunt luate în considerare:
- importanța conținutului său;
- complexitatea și noutatea problemelor ridicate;
- urgența reală a executării documentului;
- tip de document: scrisori, rapoarte de ordine, și așa mai departe ..
În cazul în care diviziunea neclară a responsabilităților între controalele individuale, care încalcă regulile stabilite de corespondență și alte motive, o parte semnificativă a corespondenței poate fi documente cu privire la aspectele care nu sunt de competența destinatarului. În etapa de examinare preliminară a acestor documente sunt selectate și o scrisoare de intentie standard, trimisă la destinație.
După stabilirea competenței și responsabilității necesare pentru rezolvarea problemelor din document sunt selectate cele pentru revizuire și de a determina ordinea executării acestora ar trebui să fie transmis conducerii. Managementul, de regulă, a trimis documentele primite de la organele și organele puterii reprezentative și executive guvern. precum și documente ale organelor superioare de conducere și plângeri cu privire la acțiunile funcționarilor din subordine.
De fapt, mișcarea documentului de intrare în cadrul organizației începe cu luarea în considerare a capului și impunerea unei rezoluții de stabilire a mișcării sale în continuare și ordinea de execuție; pentru documentele care nu necesită manager de rezoluție, această mișcare începe cu direcția său executiv (într-un anumit departament sau oficial).
După trecerea în revistă a documentului, și șeful document de suprapunere rezoluție revine la serviciul preșcolar în cazul în care a înregistrat rezoluție cap, un document este plasat pe efectuarea controlului și de a organiza operațional aduce la artist. În cazul în care mai mulți interpreți, cunoștință a unui număr de funcționari cu o copie a documentului este recomandabil să se încredințeze unui membru al personalului dedicat, iar în cazul în care documentul necesită timp semnificativ pentru a lucra la studiul său, este necesar să se programeze calendarul și succesiunea trecerea documentului în organizație.
Comisionul pentru punerea în aplicare a documentului este dat, de regulă, un funcționar. Funcționarii care efectuează documente necesare pentru a face acest lucru pe baza termenului de execuție stabilit prin rezoluția (sau alte ordine ale capului).
După executarea și înregistrarea documentului corespunzător este returnat la locul de depozitare permanentă. La executarea documentelor depuse și a doua instanță a acesteia.
Documente cu timp pierdut valoare practică și nu au valoare istorică și științifică, precum și documentele cu termenul de valabilitate expirat trebuie să fie distruse și anulate.
Astfel, rezumând cele de mai sus, trebuie subliniat faptul că acțiunile de serviciu POC pentru a asigura ordinea de circulație a documentelor de intrare includ:
- documentele de prelucrare primară au primit pe diferite canale și de înregistrare;
- pregătirea documentelor pentru raportul;
- revizuirea documentului și înregistrarea rezoluției, înregistrarea acesteia;
- setarea de control al documentelor;
- trimiterea documentului la performanța sau de a aduce în atenția oficialilor relevanți;
- controlul executării documentului;
- execuție de primire a documentelor și îndepărtarea de control;
- direcția depunerii sale sau livrarea acestuia la arhiva.
Un exemplu al mișcării documentului de intrare în organizație este prezentată în Fig. 4.1.
Circulația documentelor de ieșire
documente de ieșire - un document elaborat de către organizația și a trimis dincolo de autoritățile subordonate pentru îndrumare, sau un organisme de conducere în conformitate cu instrucțiunile primite de la acestea sau de către alte organizații, în modul de informare reciprocă, etc. Circulația documentelor de ieșire într-o organizație începe cu primirea elaborate, aprobate și, dacă este necesar, precum și reproducerea documentelor în serviciul DOW.
Lucrul cu documentele de ieșire ca o inițiativă și contra, este un preparat proiect de document, decor, armonizare (vedere) și certificarea, înregistrarea și transmiterea organizației.
În acest caz, proiectul de document este transmis organizațiilor relevante sau funcționari specifice ale acestor organizații. Pentru o examinare preliminară și consultarea cu un număr de funcționari ai proiectului de document poate fi duplicat și trimis tuturor celor implicați în pregătire, organizații și persoane fizice (acord paralel) sale. Cu toate acestea, uneori este nevoie de o aprobare coerentă, în conformitate cu funcțiile altor organizații sau ale unităților structurale ale organizației.
La primirea proiectului de document la toate documentul de viză este transmis semnătura capului, împreună cu anexele. documentele trimise sunt semnate de către conducere sau de șefi de departamente. semnarea Nivelul documentelor afectează în mod direct circulația documentelor de ieșire: cu cât este, cu atât mai multe cazuri trebuie să treacă documentul. Prin urmare, este recomandabil, în cazul în care este posibil, pentru a oferi dreptul de a semna șefii de unități, în conformitate cu funcțiile lor.
După semnarea documentului de ieșire este transmis către serviciul sau DOW secretarului pentru a înregistra și de expediere.
Fiecare document și o copie a documentului trimis cu armonizarea viză depusă în acest caz. Pe documentul și formularul de înregistrare sunt puse marcaje corespunzătoare asupra performanței.
documentele neînregistrate sau pregătite necorespunzător sunt returnate unităților structurale ale interpreților privind finalizarea.
Pe e-mail lista de corespondență recomandată este făcută pe care este aplicat pe numele personalului expediției și data expedierii. Documente privind mass-media poate fi citită automat sunt acceptate pentru expediere în ambalaje, respectarea specificațiilor în prezența unei scrisori de intentie, emise și înregistrate în modul stabilit. Problema unui document este transmis prin poștă sau prin serviciul de curierat DOW rezolvat în funcție de situația specifică actuală.