Sistemul de asigurare a siguranței măsurilor documentelor
în arhiva pentru a proteja documentele se efectuează:
· Un set de măsuri privind organizarea de depozitare, asigurând stocarea bazei materiale și informații tehnice (clădiri sau spații de depozitare, mijloace de stocare de documente, mijloace de protecție și de stocare de securitate, un mijloc de control al climei, mijloace de copiere și restaurare a documentelor deteriorate);
· O serie de măsuri pentru a stabili și respectă reglementările de condițiile de depozitare (temperatură și umiditate, lumină, igienice, moduri de stocare de protecție).
pentru stocarea măsurilor de organizare sistemului asigură păstrarea documentelor și de a controla starea lor fizică atunci când primiți documentele din arhiva, cu stocarea și transmiterea documentelor pentru depozitare permanenta. Atunci când se organizează stocarea și de a crea un mediu de stocare este luată în considerare specificitatea compoziției speciilor a documentelor de arhivă.
Cerințe pentru clădiri și spații de arhivă
Acest departament arhivă este situată într-un mod special adaptat pentru stocarea documentelor de construcție. Destinație de plasare a fost efectuată în modul stabilit după examinarea acestora. Testele efectuate au demonstrat caracterul adecvat al spațiilor (rezistența la foc, durabilitate, rezistență structurală, puterea tehnice), starea spațiilor, prezența sistemelor de încălzire și ventilație. Examinarea a fost efectuată de reprezentanții de arhivă, operaționale, incendiu, securitate, sănătate și alte servicii specializate. Rezultatele examenului au fost emise actul. clădire Arhive - o cameră: un depozit pentru stocarea documentelor și a personalului sala de arhive de operare, precum și o cameră pentru primirea vizitatorilor. Repozitorii sunt situate în zone izolate. Ele sunt rezistente la foc, în condiții de siguranță de la inundații și au o ieșire de urgență. Cablarea ascunse în bolțile, prize - strâmt.
Moduri de depunere
Documentele sunt stocate într-un mediu care sa le protejeze de daune, efecte nocive asupra mediului și excluzând pierderea documentelor.
condițiile de iluminare. Stocarea permanentă a documentelor se efectuează în întuneric. Lucrul cu documentele deținute sub nivelurile de iluminare limitate. De iluminat în depozit, atât naturale și artificiale. Iluminatul natural: difuzori de lumină ambientală pe ferestre și perdele jaluzelele. Folosit pentru a proteja documentele stocate în legăturile, dosare, cutii, dulapuri, pe rafturi închise. lămpi incandescente într-un vas închis cu o suprafață netedă pentru iluminare artificială.
condiții de temperatură și umiditate. Incaperi de depozitare, dotate cu sisteme de aer condiționat pentru a menține un condiții optime de temperatură și umiditate, ținând cont de specificul tipurilor de documente. Această arhivă este stocată documente de hârtie, astfel încât temperatura - 17-19 ° C, umiditate relativă - 50-55%. Condițiile de temperatură și umiditate în stocarea monitorizată prin măsurarea periodică a parametrilor aerului, o dată pe săptămână. Există barometre și termometre pentru a ajuta la monitorizarea umiditatea și temperatura camerei, acestea sunt plasate în pasajul principal pe rafturi, departe de sistemele de încălzire și ventilație. Condițiile de temperatură și umiditate în stocarea monitorizată prin măsurarea periodică a parametrilor aerului, o dată pe săptămână. Citirile sunt înregistrate în jurnalul de bord.
Igienico-sanitar regim. spații de arhivă sunt păstrate curate. Zonele de depozitare prevăzute de libera circulație a aerului, eliminând formarea zonelor neventilate, periculoase sanitar și biologic. Deschiderea în lunile mai calde, geamurile sunt protejate de plase. Zonele de depozitare sunt interzise șederea în articole de îmbrăcăminte exterioară, umed și murdar pantof. Bolțile se efectuează curățarea de rutină umedă. De două ori pe an, rafturi de prăfuit, dulapuri și spații de depozitare; pardoseli, plinte, glafuri, Socle piese rafturi tratate cu antiseptice apoase (2% formalină). Doar de două ori pe an (la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire) documentele (opțional) și instalațiile de depozitare sunt supuse la screening pentru depistarea precoce a insectelor și a ciupercilor.
Regimul de protecție. Regimul de protecție oferit prin selectarea destinațiilor de plasare de arhivă, mijloace tehnice de protecție, organizarea sistemelor de securitate, sisteme de alarmă, respectarea măsurilor de control al accesului, procedura de acces la magazia. Usi exterioare și registrele de arhivă au o căptușeală metalică și încuietori durabile. Pe ferestrele accesibile din exterior instalate blocabil, bascula gratar metalic. cameră de arhivă este dotată cu o alarmă antifurt, după ore sigilate camera. Depozitarea în timpul de lucru sunt blocate. Dreptul de acces la seiful sunt capul și personalul din depozit.
Așezarea documentelor în magazia. Documentele în depozit sunt plasate în ordine, oferind depozitarea lor completă, în conformitate cu înregistrările și de căutare în timp real. Ordinea documentelor din arhiva definit planul de plasarea lor.
mijloace de stocare. Repository echipate cu rafturi și dulapuri metalice de metal fixe și seifuri sunt disponibile, în cazul în care sunt stocate inventarul de cazuri, situat în magazin. Rafturile sunt instalate perpendicular pe perete cu deschiderile ferestrelor.
Înseamnă stocarea aliniere efectuată în conformitate cu: distanța dintre rândurile de rafturi (trecere principal) - 120 cm; distanța (trecere) între rafturi - 75 cm; distanța dintre peretele exterior al clădirii și grătarele paralel cu peretele - 75 cm; distanța dintre perete și capătul cremalierei (by-pass) - 45 cm; distanța dintre podea și raftul de jos al cremalieră (dulap) - nu mai puțin de 15 cm.
Documentele plasate pe rafturi într-un dulap cu utilizarea fitoprotectori de stocare primare (cutii sau foldere), în conformitate cu tipurile, formate și alte caracteristici externe ale documentelor: Stocarea permanentă a documentelor de hârtie plasate în cutii de carton, mape, documente de stocare temporară - în mănunchiuri;
Topografie. Toate spațiile de arhivă, precum și rafturi, dulapuri, rafturi sunt numerotate. În fiecare cameră rafturi, dulapuri, rafturi sunt numerotate de sus în jos, la stânga la dreapta. În scopul de a consolida locul de depozitare a documentelor aflate în depozite sunt markeri sondaj postellazhnye compuse. Cartele postellazhnogo pointer topografic scrise în fiecare raft și aranjate în ordinea numerelor de rafturi din cadrul fiecărei camere separate (apendicele 6). Carduri un fond de index topografic compilate pe fiecare fond și sunt aranjate în ordine de fonduri numerice (Anexa 7).
Verificați prezența și starea documentelor se realizează pentru a stabili disponibilitatea reală a unităților de stocare și conformitatea sumei calculate de către înregistrările, pentru a identifica documentele pentru a fi restaurare si tratament preventiv.
Auditul se efectuează:
· Stabilirea disponibilității reale a documentelor care sunt stocate în arhivă;
· Identificarea și eliminarea deficiențelor în documentele contabile;
· Identificarea documentelor lipsă și organizarea investigației lor;
· Identificarea și înregistrarea documentelor care au nevoie de restaurare, conservare, prelucrare preventivă și tehnică.
Verificați prezența și starea documentelor se realizează o dată la 5 ani. Înainte de a începe lucrul la verificarea existenței și a stării documentelor studiate din inspecțiile anterioare, verificat corectitudinea numerotarea cazurilor în fiecare secțiune a inventarului anual consolidat, potrivind de numerotare pentru afaceri totaluri stocurilor și a fondurilor de fișe de informare. Verificarea disponibilității și statutul reconcilierii efectuate de inventar descriptiv articole care descriu cazurile pe coperta (proprietarii originale de cifrare numele și datele sale de unități structurale, indici de birou cazuri de cazuri, numărul de foi). disponibilitatea și statutul fondului Sheet se face direct în timpul inspecției; foi de verificare sunt numerotate în ordinea numerelor de verificare în cadrul fiecărui fond și semnat interpret. După verificarea fondului va include verificarea, în cazul acestui fond. Dacă se constată că deficiențele de audit, verifica lista în cazul în care nu este inclus fondul. După verificarea disponibilității și statutul documentelor pentru fiecare inventar la sfârșitul inventarului după intrarea de înscriere de asigurare este „verificat“, data ștampilat de audit; de înregistrare se semnează de către angajații să efectueze controale cu posturile lor. În cazul în care testul constatat că lipsesc fișiere și documente, apoi le organizează dorit. Dorit sunt recomandate în cursul anului după finalizarea cazurilor de verificare.