New Page 1
Etapa finală a biroului de resurse umane este de cazuri de servicii de formare pentru transferul organizației arhivă, sau în absența arhivei - pentru stocarea ulterioară în serviciul personalului după finalizarea ține evidențele contabile.
Această etapă poate fi împărțită în mai multe etape:
- formarea afacerilor în serviciul personalului;
- expert de evaluare a personalului serviciilor de afaceri;
- executarea afacerilor în serviciul personalului;
- descrierea și distrugerea afacerilor în serviciul personalului;
- conservarea afacerilor;
- transferul de cazuri la arhiva organizației.
Pașii de mai sus sunt efectuate nu numai în serviciul personalului, dar și în alte unități structurale ale organizației, în conformitate cu cerințele generale ale legislației românești în domeniul managementului înregistrărilor și arhivelor.
Formarea afacerilor în serviciul personalului
Formarea cazurilor se face referire la gruparea documentelor executate în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor de serviciu personal.
În cazul în care documentele sunt plasate, al cărui conținut meci titlu fapte, grupul este interzisă în cazul degroșare și dublet copii ale documentelor precum și documentele care urmează să fie returnate.
Formarea afacerilor în serviciul personalului se efectuează sub supravegherea directă a organizării arhivei metodice (dacă există) și organizarea vieții de birou.
În formarea Afaceri de personal să respecte următoarele cerințe de bază:
- documentele de stocare permanente și temporare trebuie să fie grupate în cazuri individuale;
- includ a face cu o copie a fiecărui document;
- fiecare document plasat în acest caz, trebuie să fie în conformitate cu cerințele standardelor de stat și a altor reglementări;
- gruparea documentelor în cazul unui an calendaristic; excepții trec de afaceri și personale afacerile, care sunt formate pe parcursul întregii perioade a persoanei în cadrul organizației;
- caz nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli la o grosime nu mai mare de 4 cm.
Anexele la documentele anexate la înregistrările indiferent de data aprobării sau desenul lor, la care se referă. Aplicarea mai mult de 250 de coli constituie un volum separat, care este de a marca documentul se face.
Documente administrative în serviciul personalului grupate în funcție de tipul de activitate și istorie cu aplicațiile asociate acestora.
Dispozițiile privind personalul de serviciu, fișele de post, în cazul în care acestea sunt aprobate de către conducătorul organizației sunt grupate în afaceri independente.
Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de ordinele HR.
rame Comenzi grupate în cazul în conformitate cu perioada de păstrare stabilită.
Este recomandabil pentru volume mari de documente privind cadrele comenzi referitoare la diverse aspecte ale organizației (angajarea, ardere și se deplasează, excursii, bonusuri, etc), grupate în afaceri independente.
Documentele în afacerile personale sunt aranjate în ordine cronologică, pe măsură ce sosesc.
Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților cu privire la salariile sunt grupate în caz separat și le aranjate în ordine alfabetică, după numele de familie.
Corespondența este grupat, de obicei, pentru o perioadă de un an calendaristic și sistematizate, în ordine cronologică: document de răspuns se potrivesc pentru cererile de documente.
Odată cu reluarea corespondenței referitoare la o anumită chestiune, care a început în anul precedent, documentele incluse în acordul anului, indicând indicele cauzei anul precedent.
Examinarea valorii afacerilor de personal de serviciu
Scopul valorilor de examinare a afacerilor - determinarea corectă a perioadei de valabilitate a afacerilor de personal de serviciu.
Examinarea valorii cazurilor se efectuează în serviciul personal în două etape:
1) în pregătirea cazurilor de nomenclatură în personalul de serviciu și în formarea cazurilor;
2) în pregătirea dosarelor pentru depunerea la organizarea arhivei sau la depozitarea ulterioară în serviciul personalului.
Ca urmare a examinării valoarea tuturor lucrărilor în serviciul personalului alocat trei grupe: durata permanentă de depozitare, de stocare pe termen lung (peste 10 ani), depozitarea temporară (până la 10 ani inclusiv).
asistență metodologică și practică a personalului de serviciu la locul de muncă la examinarea valorii cazurilor au servicii de birou, fișiere și comitet de experți (CE) a organizației care direcționează procesul general de examinare a valorii cazurilor în unitățile structurale.
O atenție deosebită în timpul examinării valorilor afacerilor în serviciul personalului ar trebui să fie plătit la cazul pe termen lung permanent și (peste 10 ani) termenul de valabilitate, ca aceste cazuri să fie transferate în arhiva organizației. Cazurile de serviciu a personalului temporar (până la 10 ani inclusiv) perioada de depozitare în arhivă nu sunt transmise, sunt stocate în cadru, iar data de expirare trebuie să fie distruse în conformitate cu normele stabilite.
Înregistrarea afacerilor în serviciul personalului
Efectuarea afaceri a avut loc angajații serviciului de personal atunci când îndrumare pentru a arhiva organizației.
Personalul de serviciu este obligat sa amane cazul este complet mobilat.
service Înregistrarea personalului în domeniul afacerilor pe termen lung și continuu (peste 10 ani), perioada de depozitare care cuprinde etapele:
- acoperi caz de proiectare, face ajustările necesare la detaliile capacului cazului;
- liant sau legarea cazului;
- numerotarea foilor, în cazul;
- desen martor caz foaie;
- desen în cazul în care documentele interne corespunzătoare de afaceri de inventar.
Cazurile de temporar termenul de valabilitate (până la 10 ani):
- nu a fost depusă;
- foi de caz nu sunt numerotate și sunt stocate în folderele;
- lucrări de inventar și foaie-martor interne nu constituie, peresistematizatsiya documentelor în cazul în care nu se realizează.
La sfârșitul anului pentru a acoperi cazuri (pentru cazurile de proiectare exemplu de acoperire este prezentată în Anexa 1) a făcut următoarele precizări:
- Dacă modificați numele organizației și diviziunea sunt anexate noile nume;
- în cazul în antetul fiind informații suplimentare (comenzi tabelate numere, protocoale, etc.);
- trebuie să poarte numărul de foi, în cazul.
Documentele cuprinzând cazul depuse de patru puncție într-o copertă de carton sau interconectate cu posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluțiile lor. În pregătirea cazurilor la liantul (legare) de legare la metal (ace, agrafe de hârtie), din documentele eliminate.
La sfârșitul fiecărui caz, a depus formulare necompletate pentru formele de asigurare a foii, iar la începutul cazului, dacă este cazul, - formularul de mai jos pentru documentele de afaceri de inventar interne.
Pentru a asigura siguranța și să asigure amplasarea ordinea documentelor incluse în acest caz, toate foile de lucru, dar foi de asigurare și de inventar intern, numerotate cu cifre arabe, desfășurat brute numerotate în colțul din dreapta sus, nu atinge textul documentelor, creion negru grafic sau numărător. Folosirea de creioane negre și colorate sunt interzise pentru numerotarea foilor. Foi de inventar intern documentele de afaceri sunt numerotate separat.
cazuri Foi compuse din mai multe volume sau părți, numerotate pe fiecare volum sau parțial separat.
Pentru a ține cont de numărul de foi din caracteristicile de blocare și de numerotare cazul foaie martor trase (vezi. Anexa 2).
Frunza caz-martor este semnat de către inițiator, indicând decripta semnătura, titlul și data desenului.
Orice modificare ulterioară a compoziției și starea lucrurilor (copii de înlocuire a prejudiciului documentelor originale, aderarea unor noi documente etc.) se găsesc în frunze Martor caz, cu referire la actul.
inventar intern întocmit pe o foaie separată în forma prescrisă (vezi alin. Anexa 3).
Pentru faptele de inventar interne întocmite intrarea finală, ceea ce indică suma în litere și cifre sunt incluse în documente și numărul de pagini de inventar intern sale.
inventar intern semnat de compilator său, indicând decripta semnătura, titlul și data întocmirii unui inventar.
În cazul în care cazul este răsucită sau forma tivită fără documente de inventar interne, întocmite în lista de forma prescrisă este lipit pe capacul frontal interior al cazului.
Descrierea și distrugerea afacerilor în serviciul personalului
Tot personalul de serviciu finalizat documente în cazul personalului pe termen lung, permanent și (peste 10 ani), termenul de valabilitate de inventar al cazurilor (vezi. Anexa 4).
documente de personal ies în evidență ca un grup special, sistematizate separat și sunt incluse într-o listă separată.
Înregistrare și forme de documente de personal (cărți, reviste pentru ordinele de admitere, prin transfer, concediere, carduri personale, fișiere personale, acorduri, contracte, etc.) sunt incluse în lista de documente cu privire la personal.
Fișierele personale, în cazul în care acestea sunt transferate de la o organizație la alta din cauza transferului de angajați sunt incluse în documentar (arhiva) Fundația a primit organizația lor.
Pe afacerile personale ale salariaților concediați pot constitui inventar separat.
Cazurile de personal, de regulă, sunt sistematizate în mod cronologic. În arhivele organizațiilor mari, cu un număr mare de angajați poate fi utilizat principiu structural-cronologică de sistematizare a afacerilor personale.
În cadrul fiecărui an de activitate cu personalul sistematizată în ordinea importanței - Comenzi privind admiterea la serviciu (în școală, etc.), în mișcare, concedierea (absolvire, etc), conturi personale, liste, jurnale de bord documente privind personalul, alte înregistrare și înregistrările, fișierele personale, carduri personale.
fișiere personale și carduri personale ale angajaților concediați sunt ani de disponibilizare și sistematizate în cadrul fiecărui grup, în ordinea alfabetică a numelor de familie.
Inventarul afaceri de personal de serviciu este reprezentat în arhivă într-un an după finalizarea afacerilor în hârtiile.
Responsabilitatea pentru executarea la timp și calitatea unui inventar al serviciului de personal afacerile poartă capul.
Înainte de a face afaceri titluri în inventarul verificat calitatea formării și de înregistrare a cazurilor, de potrivire a numărului de cazuri aduse în inventar, numărul de unități pe nomenclatura serviciului de personal afacerilor afacerilor.
În compilarea afacerile personalul de serviciu de inventar necesare pentru a se conforma următoarelor cerințe:
- fiecare caz este înscris în inventar sub un număr de serie separat. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume (părți), fiecare este (parțial) se introduc în inventar sub un număr separat;
- sistematizarea afacerilor în inventar și să atribuie numere de inventar de servicii de personal stabilit arhive;
- inventar se completează în strictă conformitate cu informațiile care sunt aduse la capacul de caz;
- atunci când face un rând în inventar de cazuri cu același titlu scris în titlu plin de primul caz, și toate celelalte cazuri omogene indicate prin cuvintele „la fel“, precum și alte informații despre afacerile inventarului se efectuează integral (la fiecare nou inventar foaie rubrica reproduse integral);
- Count Inventar „Notă“ este utilizat pentru marcajele de pe particularitățile stării fizice a afacerilor, pentru a transfera cazuri la alte diviziuni structurale ale organizației, disponibilitatea de copii, etc.
La sfârșitul inventarului după ultimul articol descriptiv este intrarea finală, care enumeră (în cifre și litere) numărul de cazuri care sunt înregistrate în conformitate cu inventarul, primul și ultimul număr de cazuri în inventar, precum și specifică enumerarea specială a cazurilor în inventar (numerele literale de cazuri și a ratat numere ).
Inventar personal de service pentru afaceri semnate de inițiator, indicând poziția sa, a fost de acord cu șeful de organizare a serviciilor de birou și aprobat de către șeful de personal de service.
Selectarea documentelor pentru perioada corespunzătoare în distrugerea și ceea ce face actul de alocarea acestora la distrugerea făcut după pregătirea inventarelor consolidate partitionari cazuri anuale de stocare permanentă pentru aceeași perioadă. Aceste inventar și acte considerate, la o reuniune a CE, în același timp, organizația. CE a aprobat organizarea actelor aprobate de șeful organizației numai după aprobarea Comisiei de experți și de inspecție (EIC) ale instituțiilor relevante ale Serviciului Arhivistic de Stat a stocurilor de cazuri de stocare permanentă; atunci organizația are dreptul de a distruge lucrurile care sunt incluse în aceste acte.
Act privind alocarea pentru distrugerea documentelor întocmite, de obicei, pe de afaceri în întreaga organizație. În cazul în care în actul de procedură de mai multe diviziuni structurale, numele fiecărei unități de afaceri este indicat înainte de un antet de grup pentru afaceri ale unității. Pozițiile omogene cazuri selectate pentru distrugere, făcută să acționeze sub titlul general care indică numărul de cazuri atribuite acestui grup.
Organizarea, în care activitățile nu sunt create documente care urmează să fie transferat în custodia statului, este acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor care nu trebuie să fie stocate și ștergeți documentele incluse în aceste acte, la sfârșitul duratei lor de conservare numai după pregătirea secțiunii anuale a consolidate Afaceri inventare privind personalul pentru perioada în cauză și aprobarea acestora de către directorul organizației.
Organizația este obligat să descrie în mod sistematic documentele de personal, pentru a asigura siguranța și contabilitatea acestora.
Ministrul Conservarea și trimiterea cazurilor la organizarea arhivei
Întrucât instituțiile și să transmită documentele de arhivă sunt păstrate la locul de formare a acestora, în cazul, de exemplu, în serviciul personalului.
Șeful personalului de service și personalul responsabil cu documentația, să asigure păstrarea documentelor și a cazurilor.
Cazurile sunt în camere de lucru sau zone desemnate în acest scop, sunt dispuse vertical în dulapuri și tabele blocate pentru a asigura siguranța completă a documentelor.
În scopul de a îmbunătăți eficiența de căutare a documentelor de afaceri sunt în conformitate cu nomenclatura afacerilor, o copie a care este plasat pe ușa dulapului din interior. Pe spatarele cazuri coperti specificate numărul de cazuri în conformitate cu nomenclatura. Păstra documentele în desktop-uri nepotrivite interzise.
cazuri de extrădare în afara organizațiilor făcute cu permisiunea șefului organizației. Eliberat în această privință este pus harta-adjunct al cauzei sau de primire.
Confiscarea documentelor din cazurile de timp de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale, și se face cu permisiunea șefului organizației cu plecarea obligatorie într-o copie legalizată a documentului și să acționeze cu privire la retragerea originalului.
În cazul în care dosarul este transmis pe personalului. Transferul acestora se face numai pentru stocuri.
Cazurile de stocare temporară de transfer (de până la 10 ani) la arhiva, de regulă, nu sunt supuse, acestea sunt stocate în cadru, iar data de expirare trebuie să fie distruse în modul stabilit. Acestea pot fi transferate la arhivele numai în cazuri excepționale, prin decizia șefului organizației. Transferul acestora poate fi efectuată în conformitate cu nomenclatura afacerilor.
Acceptarea fiecărui caz se face șeful dosarului (ofițer special) (persoana responsabilă de arhivă), în prezența personalului de serviciu lucrător. În acest caz, ambele copii ale listei împotriva fiecare caz incluse în ea, să includă o trimitere la cazul.
La sfârșitul fiecărei instanțe a listei conține numerele și cuvintele suma efectiv primită în cazurile de arhivă, nu există nici un număr de cazuri, data cazurilor de primire și de transmitere, și semnat de către fișierul angajat și persoana care a trimis cazul.
AS Krasavin, dr. ist. Științe, cercetător științific coordonator VNIIDAD