În cazul în care ziua de lucru de planificare următoarele tipuri de sarcini:
- problemă „Hard“ - problema este legată de un anumit punct în timp (raportul de la ora 12.00).
- problemă „Flexibil“ - problema nu este legată de un anumit punct în timp (a se vedea momentul raportului).
- „Bugetat“ problemă - o problemă care sunt mari în domeniul de aplicare, cea mai mare prioritate, care nu asigură un timp de greu pentru executarea lor, dar necesită mai mult de resurse de timp (pentru a pregăti raportul - 4 ore).
Cum de a planifica o zi de lucru?
1 pas. sarcini „Hard“, în timp planul de pe grila. De exemplu, dacă sunteți de planificare o serie de întâlniri, prevede rezervele temporare ( „tampon“ zonă) între ele pentru diferite situații neprevăzute.
Etapa 2. Pregătiți lista de sarcini „flexibile“ (de obicei, în jurnal pentru a face acest lucru chiar pe grila de timp).
Etapa 3. sarcinile prioritare care urmează să fie efectuate în primul rând ar trebui să fie alocate (subliniere, culoare). Cu ei este necesar să se înceapă punerea în aplicare a sarcinilor „flexibile“. Aceste sarcini pot include:
- specificând (sarcinile de a organiza programul de lucru de la sine și slave);
- de urgență (pentru fluxuri de lucru cheie)
- care vizează obiective strategice.
Pasul 4. Pentru problemele „bugetate“ face timpul în grila de timp sau în lista de sarcini „flexibile“. Amintiți-vă, strict pentru a planifica și a bugetului, în același timp, mai mult de 60-70% din timp - este ireal!
Etapa 5. Dacă în cursul zilei există timp liber între sarcini „hard“, aceasta trebuie să fie umplut. Umple-l, ar trebui să fie o prioritate de atunci.
Un exemplu de distribuție a sarcinilor într-o grilă de timp pentru planificarea de lucru.
Ce este de planificare tehnologie 1-7-365?
Pentru a monitoriza toate sarcinile pe care, de obicei, au diferite termene, acestea ar trebui să fie grupate în blocuri tematice. pozițiile fundamentale pentru grupuri trebuie să fie „zi“, „săptămână“, „an“. În plus față de elementele de mai sus pot fi create și altele (de exemplu, „proiect“, „de lucru“). Când se utilizează sisteme de planificare electronice au capacitatea de a vedea o problemă de la poziții diferite (de exemplu, problema se referă la un grup de „proiect“ și, în același timp, la grupul de „săptămână“).
Astfel, în planificarea personală este important de a avea 3 poziții principale:
Ziua: sarcini pentru astăzi - un plan toată ziua în jurnal;
Săptămâna: sarcina dată de execuție se încadrează în următoarea săptămână sau lună;
An: toate celelalte obiective pe termen lung.
Tehnologie de planificare 1-7-365 zi de lucru simplu:
- Seara, atunci când se face planuri pentru a doua zi, trebuie să vizualizați secțiunea „Săptămâna“. Toate sarcinile din secțiunea „săptămână“, care necesită deja performanțe, înregistrate în secțiunea „zi“.
- O dată pe săptămână, atunci când se face planuri pentru săptămâna viitoare, ar trebui să vizualizați secțiunea „an“ în cazul în care toate sarcinile curente sunt copiate în secțiunea „săptămână“.
Metoda „Alpi“
Metoda „Alpi“ - sistem de planificare pe zi, care este utilizat pe scară largă, atât în Europa, cât și în România. Nume metodă - convențională, ea simbolizează ascensiunea la țintele propuse - „inaltimea“. „Alpi“ metoda este un algoritm de cinci pași:
Seara, scrie toate sarcinile pe care trebuie să fie efectuate mâine (sau în dimineața scrie toate sarcinile pentru ziua de azi).
- se recomandă să aibă un 7 +/- 2 sarcini pentru a doua zi.
- sarcini pentru a doua zi sunt planificate tehnologia 1-7-365 (de exemplu, problema sub „Săptămâna“, care necesită deja performanțe, înregistrate în secțiunea „zi“)
Odată ce aveți o listă de sarcini, acestea ar trebui să fie distribuite în funcție de importanța. Cum de a face acest lucru - depinde de tine. Puteți, de exemplu, să aloce prioritățile italic sau culoare, și poate utiliza abordarea ABC, etc.
Apoi, aveți nevoie pentru a estima cantitatea de timp este nevoie pentru a îndeplini fiecare dintre sarcinile programate. În cazul în care aceste sarcini sunt natura de zi cu zi de rutină, este necesar ca în prealabil să-și petreacă calendarul lor. Aici principalul lucru să ne amintim că „hard“ și „bugetat“ problema nu poate fi cheltuit mai mult de 60-70% din timp.
Etapa 4: Raționalizarea și delegarea
Analizează problema. Alege cele pe care le ca un lider (dacă permite tipul de structură organizatorică) poate trece la executarea unui alt (delegat), precum și a determina dacă puteți efectua sarcini mai rapid, mai ușor și cu cel mai mic implicarea resurselor.
În această etapă, este posibil să se formeze un plan rigid flexibil al zilei, începe sarcina, precum și să monitorizeze punerea în aplicare a acestora. La sfârșitul zilei a lua decizii cu privire la cazurile aflate pe rol - le transfera la alte zile, amânate sau anulate.
Domeniile cheie numit cele mai importante domenii ale vieții în care doriți pentru a obține anumite rezultate.
- Domeniile cheie ar trebui revizuite periodic.
- Nu puteți aloca mai mult de 10 domenii-cheie.
Cum de a defini zona sa de bază?
Cum se ajunge la „elefant“ goluri?
- SMART-tehnologia aplicată în formularea obiectivelor.
Tehnologia SMART este utilizată pentru a determina criteriile obiective de calitate care trebuie urmate în stabilirea obiectivelor.
S (Specific) - descrierea fiecărui obiectiv trebuie să fie clar, un rezultat specific.
M (Măsurabili) - fiecare țintă trebuie să fie măsurabile folosind proceduri de măsurare standard și indicatori specifici.
A (De acord) - fiecare țintă poate să nu fie în concordanță cu celelalte obiective.
R (realist) - țintă trebuie să fie atins.
T (Time legate) - Fiecare obiectiv ar trebui să aibă o definiție clară a timpului, pentru a avea un anumit interval de timp pentru a realiza aceasta.
- Crush „elefant“ la interconectate în mod logic părți și să le facă în lista generală de sarcini pentru a doua zi.
- „Devour“, „elefant“ orice părți, chiar dacă nu au nici o legătură logică unii cu alții!