Venind în corespondența organizației primite și procesate de către un serviciu centralizat de management al documentelor: Cancelaria, departamentul general, etc. (în continuare - Oficiul) ..
Procesarea mesajelor primite, în general, efectuată în ziua admiterii; în primul rând pentru a fi prelucrate telegramă.
Documente privind mass-media poate fi citită automat sunt transferate fără deschiderea ambalajului, este procesat acoperă doar litere.
Plicurile sunt de obicei distruse, cu excepția următoarelor cazuri:
· Data ștampila poștei este necesară ca dovada datei expedierii sau primirii documentului;
· Pe documentul îi lipsește recuzita „Data documentului“;
· Data documentului diferă în mod semnificativ de la data primirii acesteia;
În aceste cazuri, plicul atașat la document și după utilizarea cusute împreună cu el în afaceri.
Proiect de document de ieșire elaborat de Executiv, corectitudinea designului este verificată de către secretarul.
Proiectul este trimis la semnătura capului. Cu el pot fi prezentate și alte documente pe baza cărora a fost elaborat proiectul.
Șeful organizației are dreptul de a face modificări și completări la documentul semnat sau returnați-l pentru revizuirea executorului.
După semnarea a două copii ale documentului transmis, fostul Secretar de înregistrare. Sub rezerva documentelor de înregistrare transmise autorităților superioare, documente proactive de ieșire care necesită performanță (răspuns).
Documentele înregistrate în birou pe carduri de înregistrare și de control sau în jurnalul după ce sunt semnate de conducătorul organizației sau șefii de departamente, în conformitate cu competențele lor. După aceea, documentele trebuie să fie trimise prin intermediul biroului sau de expediție.
Pentru orice document proactiv, care necesită un răspuns, umplut cu, de regulă, două copii ale cărților de înregistrare și de control: un exemplar este plasat în fundal, al doilea - dosarul de card de control la data de așteptat primirii răspunsului (data indică inițiatorul documentului pe copie, dacă nu este specificat în text Document). Atunci când eșecul de a răspunde în timp corespondentului a trimis o scrisoare de atenționare.
Informații despre documentele, răspunsurile sunt înregistrate pe un card pe care au fost înregistrate cererile documente relevante.
Trimiterea documentelor de ieșire, inclusiv cele create cu ajutorul echipamentelor de calculator, se efectuează de birou sau expediție, în conformitate cu reglementările în vigoare poștale.
documente trimise sunt trimise biroului sau organizației în expediție nezakonvertovannom un complet mobilat, dacă este necesar - cu marca de origine a unei trimiteri poștale (la comandă, colet poștal).
În birou sau expediție a verificat corectitudinea documentelor :. Existența detaliile necesare, cererile, data expedierii respectarea de la data semnării și de înregistrare și alte documente sunt returnate sau executanți decorate incorect.
Pe e-mail lista de corespondență recomandată este compilat, în care expeditorul indică numele său și să aplice data expedierii. Inventarul oficiu postal ștampilat depus în biroul de afaceri. Copii ale documentelor de ieșire sunt depuse în cazul în conformitate cu nomenclatura afacerilor.
Trimiterea unui document poate fi citită automat produse în pachetul care corespunde specificațiilor de siguranța transportatorilor și informațiile stocate pe acestea. În acest caz, aceasta include o copie a scrisorii de intenție, depusă în materie pe o bază generală.