Pentru anul trecut, am publica postări pe „Cum să scapi de mass-media de hârtie.“ și în tot acest timp am păstra aceleași întrebări. Sunt încă o dată convins de acest lucru în timpul apariția lui pe proiectul „Întreba un expert“, site-ul lifehacker.com ca un expert în „fără hârtie“ managementul afacerilor. Aceleași întrebări am auzit mai târziu pe Google Hangout cu băieții de la Evernote. Apoi m-am gândit, pentru că există oameni care au fost mult timp vizionarea publicațiile mele, și, în același timp, există mulți oameni pentru care acest subiect este nou. Asa ca am decis ca cale de ieșire din această situație ar fi de a crea un fișier FAQ populare, care ar fi la fel de utile ca cititorii regulate și începători. Acesta din urmă poate folosi ca un ghid de acțiune, iar cei care au o idee poate fi să-l utilizați ca referință pentru a răspunde la întrebările de începători. În orice caz, am decis să pun împreună o serie de probleme pe care oamenii de interes mai des decât alții, au decis să traducă documentele în format electronic.
1. De ce am nevoie pentru a începe?
Cred că există patru principal instrument care vă va ajuta să înceapă tranziția către o viață „fără hârtie“:
2. Ce scaner recomandați?
În momentul în care am folosi scanerul 2.
În biroul meu acasă în valoare de Fujitsu ScanSnap s1300i. Este un dispozitiv mic, care nu-l împiedică să efectueze lucrările necesare calitativ. Acesta este echipat cu un mecanism de alimentare cu hârtie care îmi permite să scanați un teanc de documente. Se poate lua, de asemenea, un viraj într-o singură trecere. Si cel mai important, doar o singură apăsare de buton - și toate informațiile scanate sunt trimise direct la Evernote.
De asemenea, în geanta mea am transporta întotdeauna un dispozitiv mai mic - Doxie One. Cu acesta, am scana documentele pe care mi ies din birou. Este mic, ușor și de utilizare.
Există o mare varietate de scaner - a se vedea pentru tine, pentru a alege ceea ce ti se potriveste. Personal, eu sunt mai mult decât mulțumit cu unitățile de mai sus.
3. Ce alte instrumente folositi?
Pentru mine, această practică - este un stil de viață, așa că în arsenalul meu sunt o serie de instrumente care servesc acestui scop. Mai jos - unele dintre instrumentele și programele care contribuie la arhiva digitală și îmi fac viața un pic mai ușor. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că eu folosesc în principal produse Mac / iOS / Google Chrome. Deci, aici este lista mea:- Evernote Web Clipper (pentru Google Chrome). Un plug-in care vă permite să capturați informații de la aproape orice browser și a pus-o în Evernote. Inclusiv imagini și fișiere PDF. Apelez la ea de zece ori pe zi.
- Evernote în mod clar. Acest plug-in ofera pagini Web într-un format convenabil, ușor de citit, și vă permite să facă notițe în document. rezultatul este apoi trimis la Evernote. Aici puteți citi mai multe în detaliu modul în care am folosi Evernote Clipper și în mod clar în activitățile lor de zi cu zi.
- Skitch. Acesta este - un program pentru a captura imagini de ecran. Acesta vă permite să creați imagini, adăugați note la ele și să le păstreze toate aceeași Evernote. L folosesc tot timpul - cum să blog, și locul de muncă principal. Sunt un dezvoltator de software, fac cu capturi de ecran de software Skitch, lucrez.
- Penulimate. Această aplicație ma salvat de a avea pentru a transporta un notebook de hârtie. Dacă am nevoie să mâzgălească ceva pe mâinile lui, am deschis notebook-ul meu Penultima și doar scrie ceea ce ai nevoie. Penultima poate sincroniza cu Evernote, astfel încât totul este întotdeauna la îndemână, plus programul are o funcție de căutare.
- App Kindle pentru iPad. Timp de mai mulți ani, din toate modurile posibile, prefer lectură în Kindle App. rafturile mele sunt stivuite cu cărți la eșec - nici un loc este elementar. În plus, cred că cărțile electronice sunt mult mai convenabil de hârtie, cu excepția pentru o pereche de puncte.
- Zinio pentru iPad. Zinio - un fel de revista Kindle. I - un om de știință cititor obișnuit, Rolling Stone, Esquire, și altele - toate prin Zinio. Prin acest program, piloți jurnal a dispărut din spațiul de lucru.
4. Da, societatea nu este una simplă. De unde încep?
Când am început să campania „fără hârtie“, am înțeles în mod clar următoarele:- Chiar dacă nu folosesc suporturi de hârtie, ele vor veni în continuare peste pentru mine, ca alții continuă să folosească hârtie.
- Am avut un dulap plin de documente, dar nu am de gând să-l atingă până atunci, până când voi fi sistem bine stabilit de lucru cu intrare „hârtie“ informații noi,.
Apoi am decis că prima sarcină a fost de a scana și a scăpa de noua documentație care a apărut și apoi să aibă grijă de hârtie veche. Am dezvoltat un algoritm care funcționează bine. Am stabilit o sarcina de a dedica 10 minute în fiecare seară pe hârtiile. Am început imediat ce e-mail primite în timpul zilei. Aici este algoritmul:
- Începeți exclusiv cu noi titluri de valoare (de exemplu, corespondenta de zi cu zi).
- Faceți acest lucru în fiecare noapte timp de o lună, și veți vedea dacă de multe ori trebuie să recurgă la documentația veche.
- Dacă sunteți de hârtie veche într-adevăr util, scanați numai cele pe care le utilizați în cursul lunii.
Până la sfârșitul lunii va avea un set de documente scanate reale, precum și o imagine mai clară a modului de a merge mai departe.
5. Cum de a organiza înregistrările?
Modul în care vă organizați înregistrările depinde de cerințele dumneavoastră. În primul rând, aș sfătui să decidă ce aveți nevoie pentru a scăpa de hârtie. Ce vrei să realizeze acest lucru? Odată ce ați înțeles acest lucru, va avea un plan clar de organizare a înregistrărilor. Iată câteva reguli generale despre modul de structurare:
6. Nu-ți pasă de securitate? Ce măsuri ar trebui luate?
La fel ca sistemul de organizare a înregistrărilor, problemă de securitate - este alegerea ta și depinde în întregime de nivelul de confort. Evernote are o mulțime de a proteja informațiile. Dacă nu ați citit „Trei reguli de protecție a datelor Evernote» pe site-ul Evernote, asigurați-vă că pentru a citi.
Unul dintre principalele avantaje ale Evernote - capacitatea de a accesa conturile lor practic oriunde. Asta pentru că notele sunt stocate în cloud. Pentru unii oameni, acesta este un motiv de îngrijorare, și este, desigur, ușor de înțeles. Evernote vă permite să creați notebook-uri „locale“. care nu sunt stocate în cloud, și la nivel local, adică, pe computer. Dezavantajul este că aceste înregistrări sunt disponibile numai pe mașina pe care sunt stocate.
De multe ori oamenii întreabă, într-adevăr interesat de următorul text „Și nu sunteți îngrijorat cu privire la securitate,?“: Ce se va întâmpla dacă Evernote cad? Ce se va întâmpla cu toate mesajele mele?
Aș putea crede cu greu acest lucru, dar în cadrul măsurilor de precauție, îmi petrec o copie de rezervă lunară a înregistrărilor în Evernote, prin exportarea lor în fișierul EXEN. De fapt, acesta este un fișier XML care conține toate notele și atașamentele mele. Se poate converti cu ușurință înapoi la Evernote sau notebook-uri locale. Deci, chiar și în cazul puțin probabil al căderii Evernote, toate datele dvs. rămâne în condiții de siguranță.
Faptul că Evernote ma salvat în mod repetat. Sunt momente când are acces la aceste date, pe care nu am putut obține nici un alt mod, și nu este doar făcut să fiu recunoscător pentru ceea ce am ales această cale.
Din nou, fiecare persoană decide pentru sine ce se păstrează în Evernote. Decide cu privire la acest lucru, și pe.
7. Care sunt beneficiile „fără hârtie“ mod de viață?
Pentru mine, există trei avantaje principale ale acestei abordări:
- Pot să găsesc tot ce vrei, indiferent de locația mea, în câteva secunde.
- În fiecare zi am o mulțime de economisire de timp, pentru că nu trebuie să scotocească prin documente pentru a găsi dreapta.
- Pot automatiza multe procese cu capacitatea de a integrare Evernote cu alte aplicații și sisteme.
Sunt sigur că există o mulțime de avantaje. Te simți mai organizat. Și a scăpa de tam-tam și mizerie inutile.