În timpul examinării valorii documentelor sunt pregătite pentru transmiterea documentelor pentru depozitare ulterioară. În acest caz, formate în cadrul unei proceduri, sunt supuse unui regim special, care se numește ordonarea documentelor de arhivă. Comandarea documente de arhivă - un complex de lucrări pe documentul în unitatea de depozitare (cazul), descrierea și proiectarea unor astfel de unități de stocare (cazuri), în conformitate cu normele stabilite de autoritatea special autorizat PravitelstvomRumyniyafederalnym executiv, actele procedurale și de reglementare (Legea federală „Cu privire la Arhiva în România „regulile de bază ale arhivelor (a se vedea secțiunile 3.6, 3.7)).
Comandarea include documente de arhivă de înregistrare a tuturor cazurilor care urmează să fie transferate la arhivă. Distinge clearance-ul completă și parțială a cazurilor. de înregistrare completă sunt supuse cazul temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și structura actului. Înregistrare completă de afaceri include:
• liant sau un liant de afaceri
• numărul de foi în
• pregătirea activității martorilor coli
• pregătire (în unele cazuri) interne documente de afaceri de inventar
• înregistrarea capacului de caz (clarificarea numele organizației, indexul și să facă titlurile, cazul extrem de date, etc.).
Cazurile de temporar (până la 10 ani inclusiv) de stocare supuse partiala clearance-ul: cazul pot fi stocate în foldere, nu cheltui peresistematizatsiyu documente în acest caz, foile de caz nu sunt numerotate, de asigurare inscripție să nu fie.
Documentele cuprinzând cazul depuse de patru puncție într-o copertă de carton sau interconectate cu posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluțiile lor. În pregătirea cazurilor la liantul (legare) lipirea de metal trebuie să fie îndepărtate (ace, capse, agrafe).
Dacă există în documentele de înaltă valoare individuală, precum și documente personale nerevendicate (cărți de muncă, identitate militare, pașaport etc.). Aceste documente sunt plasate într-un plic, care este apoi cusute VDEL. Cu un număr mare de astfel de documente, acestea pot fi retrase din cazuri, și au întocmit o listă separată.
Cazul perioadelor de depozitare permanente, constând din documente valoroase (în special document de valoare - un document al Fondului Arhivistic al Rusiei, care are o valoare istorică și culturală și științifică de durată, de o importanță deosebită pentru societate și stat, precum și cu privire la care are un anumit tratament contabil, depozitare și utilizare a oaspeților. p 51141-98. Hârtiile și arhivarea. Termeni și definiții (pag. 93), legea federală "Cu privire la arhivă în România" (v. 3).). stocate în dosare solide închise cu trei valve cu siruri de caractere sau cutii. Aceste documente includ buletinele de vot în societățile pe acțiuni, inclusiv buletinele de vot nule. Aceste documente ar trebui să fie sigilate de către Comisia de numarare și transmis Companiei. La sfârșitul fiecărui caz în curs de pregătire pentru legarea foi albe depuse de hârtie pentru elaborarea etichetelor de asigurare sau forme de foaie-martor, iar la începutul cazului, după caz, - forme goale pentru întocmirea unui inventar al documentelor de afaceri interne.
numerotarea foi face necesară pentru a proteja și de a asigura amplasarea ordinea documentelor în cauză. de afaceri de numerotare foaie este o operațiune obligatorie în documentele de arhivă de comanda pentru livrarea lor la arhivă. Toate foile de caz (cu excepția coli de etichete de asigurare și de inventar intern) sunt numerotate cu cifre arabe brute numerotate în colțul din dreapta sus al textului, fără a afecta documentele, plumb creion negru sau numărător. Folosirea de creioane negre și colorate pentru numărul de foi de cazuri pregătesc reguli de livrare a arhivei existente este interzisă. Foi de inventar intern documentele de afaceri sunt numerotate separat. cazuri Foi compuse din mai multe volume sau părți, numerotate pe fiecare volum sau parțial separat.
Fotografii, desene, diagrame și alte documente ilustrative și specifice ale unei foi separate, în cazul, numerotate pe partea din spate colțul din stânga sus.
foi împăturite (A3 și A2), are loc și este numerotată în colțul din dreapta sus. La aceeași foaie de orice dimensiune, tivită pe de o parte este numerotat ca o foaie de foaie, pliat și tivită peste mijloc, să fie refacerea și este numerotat ca o foaie.
Filed în caz numerotate plicuri cu atașamente plicul întâi numerotate și apoi un alt număr de fiecare atașament.
Arhivat în cazul documentelor cu propriile lor foi numerotate (inclusiv de imprimare) pot fi numerotate în mod general, sau să-și păstreze numerotarea lor, în cazul în care corespunde poziției ordinal a foii, în cazul.
La detectarea unui număr mare de erori în numerotarea foilor caz este supusă renumerotarea. În acest caz, numerele vechi sunt tăiate și puse lângă noul număr de coli. Presupunând că erorile individuale în numerotarea de utilizare permise cu litere numărul de foi. De exemplu: 132, 132 a, 132 b, etc.
Frunza-martor este un element obligatoriu de proiectare a fiecărui caz în termen de valabilitate permanentă și afacerile personale.
caz Frunza-martor se face pe o foaie separată și plasată la finalul cazului. La livrarea cărților în arhivă (reviste) este compus din inscripția de asigurare pe partea din spate a ultima foaie curată, în fișiere - pe o foaie separată de formate de card.
Se interzice impunerea de înscriere de asigurare pe capacul carcasei sau o foaie de cifra de afaceri a ultimului document. În cazul în care cazul este tivită sau răsucită fără gol-foaie a martorului, este lipit de partea superioară a interiorului capacului de caz. Foaie-martor preparat sub forma organizațiilor prescrise principalele arhive reguli de lucru (a se vedea. Anexa 9).
Caracteristici ale stării fizice și formarea de afaceri
„Ordinea de formare, formarea și transferul cazurilor în arhivă»
Formarea, instruirea, și transferul de cazuri la arhiva
Pregătirea și depunerea cazurilor la arhiva se face pentru coerența cu această procedură, elaborate în conformitate cu problemele zakonodatelstvompo federale de arhive, regulamente ale Federal Arhivistic sluzhbyRumynii, documente de reglementare și metodologice privind obespecheniyuupravleniya documentare (GOST R 6.30-97 „sisteme unificate de documentare. Sistemaorganizatsionno unificate și documentația administrativă . Cerințe pentru documentele de înregistrare „GOST 51141-98“ hârtiile și arhivarea. Termeni și definiții Ia „reguli de bază ale activității de arhive departamentale.