Destul de des primul contact din lumea afacerilor începe cu comunicarea scrisă - scrisori de afaceri. Dar, dacă este scris fără respectarea regulilor de scrisoare de afaceri eticheta, atunci abia originat de contact poate fi întreruptă, iar tu pierzi un partener de client sau de afaceri. Deci, poate, nu trebuie sa convingi pe nimeni cât de important este să știe cum să scrie scrisori de afaceri, pentru a ajuta la a crea o impresie favorabila de tine si compania ta ca un întreg.
Regulile de bază ale corespondenței de afaceri. Formele moderne de corespondență s-au format în urmă cu peste 150 de ani. Se crede că țara lor - Anglia, în cazul în care acestea au fost introduse reguli pentru pregătirea corespondenței de afaceri.
Reguli generale de corespondență
1. Înainte de a începe să scrie scrisori către parteneri de afaceri, este necesar să se clarifice următoarele puncte le:
- un fel de scrisoare (scrisoare de intentie, comanda, scrisoarea de notificare, o scrisoare de atenționare, o scrisoare de prezentare, o scrisoare de respingere, o scrisoare de garanție, etc.);
- Dacă răspunsul ar trebui să scrisoarea dumneavoastră (există condiții atunci când au primit un răspuns la o scrisoare nu este destinată, de exemplu, o scrisoare de prezentare);
- Credeți că scrisoarea trimisă prin e-mail, va veni în timp (dacă nu, este mai bine să utilizați telefax, servicii de servicii DHL sau trimite un e-mail prin Internet).
2. Tonul scrisorii ar trebui să fie întotdeauna corectă.
3. Este necesar să se selecteze cu atenție limba, evitând incertitudinile, ambiguitățile, utilizarea excesivă cuvintele profesionale. Textul scrisorii ar trebui să fie ușor de înțeles.
4. O scrisoare de afaceri ar trebui să fie scrise doar pe antetul organizației în numele căruia acționează. Deoarece apariția cu antet - este o carte de vizită original al companiei, la proiectarea formei oficiale ar trebui să fie tratate cu mare grijă. Antetul oficial - oficial tonul scrisorii ar trebui să fie.
Atunci când se face o scrisoare de afaceri numere de pagină sunt puse în jos în partea de jos partea dreaptă a paginii, și atunci când faci alte documente de afaceri - în mijlocul marginea de sus a foii.
Textul scrisorii este recomandat pentru a imprima în foi cu antet A4 1,5-2 distanța dintre rânduri, pe formularele A5 și mai puțin - într-o singură linie de spațiere. detalii ale documentului (cu excepția textului), constând din câteva linii sunt tipărite într-o singură linie de spațiere.
O cerere scrisă trebuie să răspundă în termen de 10 zile de la primire.
La mesajele primite prin fax și adresa de e-mail ar trebui să se răspundă în termen de 48 de ore, cu excepția week-end
Reguli de înregistrare a scris de afaceri în România
GOST stabilit două formulare standard de documente de mărime - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Fiecare foaie de document decorat atât în formă și nu pe ea trebuie să aibă un domeniu de cel puțin 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - vârf; 20 mm - inferior.
În funcție de gradul de proximitate la tratament corespondent poate începe cu cuvintele „Dragă + numele (numele)“ sau „Dragă + numele și prenumele (numele).“ Cuvinte cum ar fi „dragă“, „Dl“, „doamna“, „director adjunct“, „șef de departament“, etc. reducerea, în orice caz imposibil. În caz contrar, beneficiarul are dreptul să cred că de fapt, nu-l respecta cu adevărat. Și pentru a termina scrisoarea ar trebui să fie mulțumindu-vă pentru cooperare. Și apoi pentru a pune fraza semnătura: „Cu respect ...“ sau „Cu sinceritate. “.
Într-o scrisoare oficială este inadmisibil recursul la „tu“, chiar dacă viața pe care o ai cu acea persoană nu numai în afaceri, dar și în prietenie.
De obicei, de afaceri sau o scrisoare oficială este format din mai multe tipuri de elemente structurale:
Mai jos colțul zar este situat la antetul de text. Design antet Limba poate fi:
ü scuza "O" + substantiv. în prepositional: „La vehiculele de livrare“;
ü pe "O" + substantivul. în prepositional: „În ceea ce privește furnizarea de piese de schimb“;
ü pe + substantiv. genitiv: „În ceea ce privește ordinul de achiziție“, etc ...
2. De fapt, textul scrisorii. Caracteristici cheie de înregistrare a scrisorii textului sunt după cum urmează.
Textul scrisorii ü, de regulă, este format din două părți. Prima parte stabilește motivul pentru fundație sau justificarea pentru redactarea scrisorii, se face referire la documentele care stau la baza pregătirii scrisului. În a doua parte, începând cu paragraful, pune constatările, sugestiile, cererile, deciziile și așa mai departe. D.
1. Numele organizației expeditorului.
2. O indicație a legăturii. Acesta poate fi dat scrisorile inițiale ale emitentului sau dactilografi, cifre sau litere ale companiei, departament, etc.
3. Data de scrisori de scris.
5. Trimiterea la o anumită persoană.
6. Adresa de deschidere
8. Textul principal al scrisorii.
9. Formula finală de curtoazie.
11. Referirea la cerere.
12. O indicație a copiilor newsletter-ului.
Când se face o scrisoare de afaceri pentru partenerul roman merita sa ne amintim câteva reguli.
Directorul general
"Alpha Business"
VA Prokhorov
SA "Holding, Beta"
contabil șef
VM Ivanov
Dacă pui reducerile, „domnul“, „doamna“, primul este scris numele respondentului, după inițialele.
Marcați prezența cererii numită în textul scrisorii, elaborează după cum urmează:
În cazul în care o cerere nu este numit în text, acesta indică numele, numărul de pagini și numărul de copii; în cazul în care există mai multe aplicații de numărul lor, de exemplu: