Poziția secretar în organizație
Numele de „secretar“ este acum o poziție populară este derivat din cuvântul medieval „secretaire“ franceză, care poate fi tradus ca secret, mandatarul (al „secret“ - un mister). Un secretar bun, și rămâne atât de astăzi.
În România, postul de secretar pentru prima dată a apărut în secolul al XVIII-lea, inițial ca funcția de secretar personal al Împăratului român.
Treptat, unele în primul sfert al secolului al XVIII-lea. Secretarul devine instituții oficiale obligatorii. Legislația în vigoare a perioadei descrie sarcinile secretarului și a subliniat domeniul de aplicare al activităților sale.
Astăzi, nici o instituție, nici o organizație non-profit, întreprinderea municipală sau o companie mica nu poate exista fără un secretar, care desfășoară muncă de organizare și administrativă.
secretar contemporan - un „drept“ mâna a directorului, fără de care nu ar fi în măsură să gestioneze în mod eficient toate fluxul de lucru în întreprindere sau de firmă.
Putem spune că societatea începe cu secretarul.
Secretarul Muncii este foarte diversă, extrem de complicate și interesante. Acesta este format din diverse operații creative, logice și tehnice.
„Business - nu este marketing, management, planificare strategică și resursele umane. Acest lucru, creativitate, creativitate și încă o dată „(Yuri Moroz).
Principalele atribuții ale secretarului în organizarea modernă poate fi împărțită în mai multe grupe majore:
1) Lucrul cu documente dokumentamiili.
Această activitate include o serie de activități legate de munca de birou, și anume: formularea de documente (de exemplu, ordine și instrucțiuni ale șefului), direcția de documente în diverse diviziune stpuktupnye a companiei, controlul asupra momentului de executare a documentelor, recepția și pregătirea pentru semnarea documentelor de la cap, stabilirea de înregistrare și stocare a documentelor executate
3) Utilizarea vizitatorilor.
Acest grup de responsabilități include primirea de vizitatori, ajuta contactați secretarul de ceilalți angajați ai întreprinderii, oferind asistență pentru călătorii de afaceri, de exemplu, pentru a completa documentele de călătorie, rezervările hotelului și aranja o întâlnire cu șeful.
Secretarul organizează o întâlnire cu partenerii, luând oficiali de la diferite organizații de stat.
Printre altele, secretarul este responsabil pentru menținerea evidența tuturor angajaților și a altor persoane, face o programare cu șeful firmei.
4) Pregătirea și desfășurarea întâlnirilor.
Acest grup a crescut importanța relațiilor. Secretarul va informa cu promptitudine persoanele invitate la reuniunea la ordinele capului, face o listă a tuturor participanților, care indică identitatea, poziția, etc. pregăti toate materialele informative necesare, compila și executa șeful raportului.
Înainte de întâlnirea de după-amiază ar trebui să solicite tuturor participanților și pentru a le reaminti de timp întâlnire pentru a pregăti o sală de conferințe sau birou executiv, pentru a se asigura că toți participanții la containere stilou și pahare de hârtie și de apă. În cadrul reuniunii Secretarului General ia parte la ea și să păstreze minutele.
5) natura economică a lucrării.
În responsabilitatea directă a secretarului include o gamă largă de probleme de natură economică. Acesta este un test pentru promptitudinea și calitatea de curățare sediul central, asigurând buna funcționare a tuturor fondurilor de birou tehnice deținute în biroul șefului și lângă locul său de muncă. Acest cartuselor fotocopiator mașină, imprimantă și fax; Prezența constantă a hârtiei în aceste dispozitive; furnizarea de personal și manageri cu toate rechizitele necesare.
În afară de secretarul lucrarea de mai sus nu se caracterizează numai prin vastitatea și diversitatea funcțiilor, dar necesită, de asemenea posibilitatea de a comuta rapid de la o activitate la alta.
Funcția principală a unui secretar moderne este de a ajuta la maximizarea capului și economisind timp să-l
Astăzi, secretar de orice întreprinderi, organizații și instituții, ar trebui să aibă astfel de calități ca și profesionalism, calificare, de preferință având o anumită experiență de muncă în această specialitate, fiabilitate, diligență, de înaltă eficiență, sociabilitate, a salutat capacitatea de a evita conflictele.
În plus, de secretarul poate solicita o prezentabilă și atractiv aspect, si eleganta de curatenie rochie poate stabili forma specială de îmbrăcăminte. Liderii bun venit, în cazul în care un candidat pentru postul de secretar conduce un stil de viață sănătos, exercitarea, nu are obiceiuri proaste, și știe cum să păstreze informațiile confidențiale care devin cunoscute în cursul ocupării forței de muncă.
Multe universități românești și școli speciale, au introdus o astfel profesia didactică ca „întreținere de documentare și de documentare a managementului“, a introdus o nouă calificare pentru școlile superioare din România - „document“.
Instruit în această specialitate - sunt specialiști calificați și certificați care sunt fluent în una sau mai multe de obicei două limbi străine.
Acești profesioniști pot lucra nu doar un asistent administrativ, asistent sau la nivel înalt asistent administrativ.
instituțiile de învățământ secundar speciale au introdus, de asemenea, de formare în „Managementul înregistrărilor și arhivistică“, pe baza cărora sunt disponibile pentru cei cu calificare - „organizator de birou -. arhivist“
După absolvirea instituției respective, absolvenții pot lua cu ușurință o poziție și pentru a face față cu sarcinile unui asistent administrativ și șef de secretariat al departamentului de la o firmă mare.
Succes și secretar cu experiență, 99% - o femeie se descurcă cu responsabilitățile sale și, dacă doriți să fie ușor în măsură să deschidă propriile afaceri. Fondatorul Școlii de afaceri, liderul - Yuri Moroz, a afirmat în mod repetat că afacerea poate începe de la zero și toată lumea, și că o femeie are nevoie să încerce mâna în afaceri. „Sunt adesea întrebat dacă femeile ar trebui să fie implicați în afaceri. Aveti nevoie. "
Începe propria afacere - acest lucru înseamnă a obține libertatea, libertatea reală, să fie independent de oricine, și de a face numai ceea ce este sufletul. Trebuie remarcat faptul că, în a face afacerea dvs., petrec la fel de mult timp și efort, atât pe munca lor. Vei primi nu numai satisfacție morală, dar, de asemenea, materialul se întoarce de multe ori mai mult decât locul de muncă obișnuit.
Un factor important este faptul că în timpul crizei, atunci când personalul și salariile încearcă să salveze, secretarul de multe ori trebuie să combine mai multe poziții într-o singură. În afară de faptul că secretarul trebuie să fie întotdeauna primitoare și prietenos, politicos și atent, nu au o expunere slabă, ar trebui să fie un adevarat psiholog, capabil să găsească abordarea oricărui angajat, client sau partener.
Pe lângă responsabilitățile sale de bază, care, după cum vă puteți convinge mult, secretarul poate fi chiar și traducător, și de birou - manager, și chiar managerul de vânzări sau achiziții (de exemplu, materiale de birou, mese, mobilier, apă potabilă la birou, etc.).
Are astfel de competențe și cunoștințe pot fi frică să deschidă propria afacere, chiar dacă nu au legături suficiente și resurse materiale? Pentru a răspunde la această întrebare, puteți cita declarațiile Yuriya Moroza: „Milioane de oameni au creat o afacere și fără nici o pregătire. Și tu îndoială că veți obține, chiar dacă aveți un set de măsuri practice și o listă de greșeli comune ".
Pentru mai multe informații despre Școala de Cauza Lui poate fi găsit pe site-ul www.shsd.ru
Grafova Ekaterina Aleksandrovna