Pe ce principiu se bazează Sistemul de management al documentelor în organizație?
Pentru astfel de sarcini, separarea documentului este adesea utilizat în practică:
- Exemplarul de control - un document de referință unic pe baza acesteia sunt alte copii;
- copie înregistrată - o copie a exemplarului de control; linii directoare care spun ce să facă - au o copie a prerogativelor, formulare de completat nu au copii ale înregistrărilor;
- copie Informația este pentru orientare generală bazată pe acestea nu pot lua decizii;
- Anulări exemplu - o versiune veche a documentului, trebuie să fie distruse sau izolate din personalul, nu-i, chiar și la întâmplare, nu a putut fi utilizat.
În plus, este necesar ca fiecare document a fost identificat fără echivoc (cod de documente) și să conțină datele necesare pentru gestionarea, de exemplu:
- versiunea documentului
- Document Domeniul de aplicare
- Data intrării în vigoare a documentului
- Data planificată a revizuirii documentului
- Responsabil pentru actualizarea documentului
- Responsabil pentru depunerea instrumentului
În cazul în care documentul extern care intră deja organizația are un cod, este necesar să se codifica?
Acest lucru este de dorit, dar nu este necesar. Ie document poate avea un cod de exterior și un cod de interior. De exemplu, dacă primiți o scrisoare de la compania străină este în valoare de numărul de documente de ieșire pe care le dețin. Ai pus numărul documentului de intrare pentru ei înșiși. Este o practică standard pentru Oficiu (gestionare secretar afacerilor). Dar dacă organizația dumneavoastră este în măsură să gestioneze documentele primite pe baza codurilor externe - atunci nu puteți cod.
Pe ce bază ar trebui să codifice documente?
Codarea documentelor se pot baza:
- din procesele de business - procese trebuie să fie prokodirovany pre;
- Unități de cameră - unități care trebuie să fie prokodirovany; documente care nu sunt legate de SMC se poate baza pe prokodirovany unități de coduri care lucrează cu acestea;
- Cameră standard de punct;
- din structura documentației - toată documentația organizației ar trebui să fie împărțite în grupuri și podrugruppy.
De ce am nevoie de codificare a documentelor organizației?
Există un standard / manual de codificare a documentelor SMC reguli?
Acesta nu este un standard oficial. In ISO 9001, există o cerință: documentul trebuie să fie identificabil în mod unic. Totul.
Cum acest lucru este realizat - o afacere privată a organizației. Mai mult decât atât, ei nu codifică în mod necesar. Dacă organizația controlată în mod convenabil prin numele documentelor fără a codurilor - este de asemenea permisă. Un alt lucru, în cazul în care documentele mai mult de 10 sau 20, este dificil să se facă fără coduri. Dar aceasta este o alegere personală a organizației, care pune în aplicare un sistem de calitate.
Din experiența personală: organizarea în 98% din cazuri sunt codificate documentele.
Codarea se poate face:
- Din acest proces. Procesele sunt numerotate și toate documentele care le însoțesc, fac parte din procesul de numărul camerei.
- Din elementul standard de. Ie ce documentul se închide cerința standardului, acest cod și codul este conținut în document. De exemplu, cele mai multe dintre toate metodele care descriu managementul documentației, au în camera lor 4.2 (ISO 9001, 4.2 Cerințe de documentare).
- Codurile de numerotare consecutive ale tuturor documentelor: 1,2, 3, 4 ....
Principiul de codificare nu este important. Sistemul principal pentru a crea și stick la el.
Cine este copia maestru al titularului standardului de întreprindere (STP)?
Cine este copia principală a standardului de întreprindere titular? Poate serviciul responsabil pentru procesul este STP instanță de control? Sau este absolut necesar departamentului care este responsabil pentru punerea în aplicare și monitorizarea funcționării SMC, a fost instanța de control STP?
Această întrebare nu este reglementată de cerințele ISO. deținător copie ar putea fi oricine. atâta timp cât a fost convenabil întreprinderii.
În termeni practici pot recomanda următoarele: Dacă serviciul este foarte conștient, este posibil să se păstreze copiile documentelor de control, în cazul în care nu - atunci centralizată.
Pentru companiile nu este important care au păstrat exemplar de control, și care este responsabil pentru relevanța!
Ce secțiuni pot fi utilizate într-o întreprindere standard, „Controlul documentelor“?
Utilizați cineva fără o lege minuțioase scrise „lepuit“ la circumstanțele locale nu este recomandată.
Un exemplu de realizare a structurii documentului:
- Descrierea procesului de afaceri
- Metodologia pentru proces de afaceri
- organizarea documentelor
- Responsabil pentru monitorizarea
- Identificarea documentelor și înregistrărilor
- stările de documente
- de management al documentelor interne
- Cerințe de înregistrare
- Dezvoltarea unui nou document de reglementare
- Distribuirea documentelor
- amendamente
- De control și înregistrate cazuri
- documentelor organizatorice și administrative ale Autorității (OSA)
- Dezvoltarea de noi OPD
- Intrare Document Management
- armonizarea OSA
- Monitorizarea punerii în aplicare a documentelor
- Procedura de distribuire și copiere
- dosar afaceri Formare
- Pregătirea documentelor pentru transferul arhivei
- Managementul reglementărilor externe
Cum să atragă un link la standardul?
Cum de a face modificări în documentația?
În cazul în care personalul a crescut structura ușor modificată a întreprinderii, a constatat unele neconcordanțe în documentația sistemului de management al calității, cum să documenteze modificările (multe dintre ele), sau este mai bine să facă o ediție a 2-a anumitor documente? Am nevoie pentru a specifica modificările?
Sistemul de documentare ar trebui să reflecte toate modificările care au loc în întreprindere.
În cazul în care schimbări serioase, și acestea afectează performanța de lucrări, redistribuire a competențelor, a introdus noi caracteristici pentru angajați, în astfel de cazuri, este recomandabil să se facă modificări imediat documentul și să le familiarizeze cu oamenii.
Cum de a face modificări?
Dovedita ESKD, sistemul sovietic: documentul principal nu se schimba sau modificări doar în „Planul cincinal“ și a făcut modificări la ea - lipite, tăiat, se potrivesc, du-te apoi să se schimbe pentru a schimba. Sistemul este testat de ani. Cât de eficient este? Întrebare.
În cazul în care documentele sunt revizii mici și multe, cel mai bine este de a face următoarea ediție a documentului - Editorial №1, №2, etc.
În cazul în care o mulțime de modificări în text, atunci nu văd sens să scrie „aici schimba aici și o schimbare acolo o schimbare.“
Dacă în textul principal al documentului nu există nici o schimbare, și există un nou element sau elemente în paragrafele existente se adaugă, apoi o lectură atentă a schimbărilor de personal, este mai bine pentru a marca locurile corespunzătoare. Documentația sistemului calității se recomandă să scrie următoarea regulă: „Modificările aduse documentului sunt marcate cu o caracteristică solidă pe stânga“.
Am nevoie pentru a specifica modificările?
necesară pentru că aceasta este o cerință directă a standardului. Toate schimbările care sunt servite, sunt făcute, trebuie să fie înregistrate. Cel mai adesea acest lucru are loc prin prezentarea propunerilor de modificare și sunt înregistrate în modificările de registru. Formularul revista pot fi trimise. Contact.