1.1. Copii ale documentelor în formă de hârtie care trebuie luate pentru depozitare, trebuie să fie imprimate și să aibă un fundal contrastant, fără măcar colorat, dificil de citit documentul. Pe copii urmează să fie redate (fără goluri), toate sunt disponibile la original, duplicate sau linii originale, litere, numere, etc.
Atunci când acceptă copii în formă de hârtie de verificare pentru toate foile și a documentației complete, în conformitate cu documentele însoțitoare.
1.2. Întreprinderea poate stoca aceste copii și documente de inginerie: arhivare, monitorizare, performanță.
1.3. Copiile de siguranță reflectă starea de proiectarea sau fabricarea tehnologiei produsului în perioadele de omologare ale clientului, transmiterea producătorilor originale, încetarea producției acestui design, etc. cartele Prezența backup sunt înregistrate (Formularul 2 Anexa 3)
Copia de rezervă a modificărilor nu sunt făcute, iar clienții nu dau, acestea sunt depozitate separat de alte copii în dosare (albume) sau pe suport electronic.
Pentru documente în format de hârtie într-un loc proeminent dosarul (album) și pe partea din față a fiecărei copie de rezervă a pus o ștampilă ² archiva COPIE. „Sub ștampila indicând cauza și data depunerii copiei de rezervă. Este permisiunea de a stoca copii de rezervă pe microfilm.
copii arhivate ale documentelor electronice în piesele necesare trebuie să aibă semnul corespunzător (literă, număr, etc. ..).
1.4. copii de referință sunt utilizate pentru a restabili original, duplicarea, de lucru, copii certificate sau de verificare a documentelor, a le stoca separat de alte exemplare, iar clienții nu dau. "
Controlul copie a unui document electronic trebuie să aibă un semn corespunzător parte necesară (litere, cifre, etc ..).
Pe partea din față a fiecărei foi de control al copierii într-un loc vizibil, a pus un control COPIE timbru ² „(cu excepția celor pentru controlul copie tipărirea de publicații și documente de tip text capsate pe care numai ștampila pus pe copertă și pe coperta sau pe prima pagină).
1.4a. copii de lucru sunt destinate să servească producției. Numărul de copii care lucrează în circulație, iar în cazul în care acestea sunt stocate (emiterea și acceptarea) stabilește organizația.
1.6. Contabilitate pentru emiterea (trimiterea) și returnează copii ale abonaților interni și externi pot fi efectuate manual sau într-un mod automat. Contabile efectuate prin carduri de documente contabile 2. Formularul 2a în conformitate cu anexa 3.
Contabilitatea pentru emiterea și returnarea de extensii copii pot fi efectuate manual sau într-un mod automat pe un card de abonat 3. 3a formulare în conformitate cu anexa 3 *
1.7. Copiile documentelor stocate în format hârtie ca liber (o coală) și un dosar imbricată sau, dacă este necesar, legați în albume.
Când sunt depozitate în vrac (o foaie) copie pliat format A4. Copiile plasate în albume și dosare pliate pe format A3 sau A4 în conformitate cu anexa 1.
1.8. Copiile documentelor de proiectare pentru produsul sunt plasate în dosarul (albume) în produs sau în interiorul părților componente pentru produsul selectat rațional.
1.9. Copii ale documentelor de proiectare pentru produsele plasate în foldere (albume) în următoarea succesiune:
1) specificațiile produsului;
2) documentează setul de bază de produse (în ordinea intrării lor în caietul de sarcini);
3) specificarea componentelor produsului și documentează setul de bază de componente ale produsului (în denumirile ordine crescătoare). Documente set de bază a componentelor, după care produsul este introdus foi în ordinea înregistrării lor în caietul de sarcini;
4) desen detaliile înregistrate în specificația produsului de bază și toate părțile sale componente (în ordinea crescătoare notație).
În cazul în care elementul (cu excepția desen) a lansat alte documente, atunci acestea sunt plasate după detaliile de desen (în ordinea intrării lor în caietul de sarcini).
1.10. Copiere set de instrumente tehnologice sunt plasate într-un dosar sau o broșură în albume, cu același director (album), plasate toate instrumentele tehnologice dezvoltate pentru un produs sau mai multe produse, sau în mod rațional, selectați o parte integrantă a produsului.
Dacă este necesar, în același dosar (album) este permis să pună documentele tehnologice privind metodele specifice de prelucrare și asamblare a produselor.
1.11. Într-un dosar (album) depuse nu mai mult de 200 de coli de documentele citate în format A4.
1.12. Cu un număr mare de documente sunt împărțite în bucăți și stivuite în mai multe dosare (albume). Pe etichetele de foldere (albume) sau pe capacele lor indică numărul acestei părți din numărul total de piese și numărul de dosar copie (album).
1.13. Permise în fiecare dosar (album) furnizează un inventar care enumeră, în ordinea situării lor, toate documentele.
1.14. Pentru activitatea curentă a unității care a emis documentele originale sau angajate în supravegherea de manopera în producerea, eliberarea de copii ale documentelor relevante. Pe partea din față a fiecărei foi de copii (atunci când sunt depozitate în vrac) sau într-o poziție proeminentă directoare (albume) a pus un timbru ² constructor exemplu „sau tehnolog ² COPIE“ anexat 4 *.
1.15. Pe copii ale documentelor, modificări care, după expulzarea nu a notificat abonații, a pus o ștampilă ² nu a raportat AMEND. "
1.16. Cererea de expulzare a documentației de la alte companii indică dacă să ia în considerare documentația solicitată pentru îndepărtarea în anunțurile viitoare cu privire la modificările pe care trebuie sau nu.
1.17. Copii ale documentelor scoase din circulație, ca urmare a încetării producției de produse, precum și copii ale documentelor, anulate sau înlocuite în legătură cu modificări pentru a anula după efectuarea actului de distrugere sau a inventarelor copii.
2. CONTABILITATEA ȘI DEPOZITARE duplicatelor documentelor: ALTE INTREPRINDERI
2.1. Copii ale documentelor primite de la alte companii, magazin de stivuite în dosare sau blocați în albume separat pentru fiecare întreprindere în care au fost publicate sau separat pentru fiecare produs.
Permis să păstreze copii în vrac (o foaie) împăturit în format A4 sau A3.
2.2. Fiecare dosar (album) pentru a fi un inventar care enumeră, în ordinea situării lor, toate documentele.
2.3. Înregistrare (contabilitate) copii ale altor documente ale societății se efectuează în conformitate cu cerințele de la punctele. 2.3 și 2.4 din prezentul standard. Pentru fiecare înregistrat, o copie (sau un set de copii) pe hârtie cretată ștampilate cu numărul de inventar, numărul de copii (dacă aveți mai multe instanțe), precum și data înregistrării.
ștampila a declarat în dosare (albume) a pus într-un loc vizibil inventar, precum și pe etichetă sau în colțul din stânga sus al capacului.
Pe copii în formă de hârtie, depozitate în vrac (o foaie), a pus ștampila în colțul din stânga sus al fiecărei foi de hârtie A4 sau o foaie de hârtie, pliat la dimensiunea A4.
2.4. Copiile permit manual sau automat pentru a înregistra mod carduri pe formulare 2. 2a. 2b. 2c, în conformitate cu anexa 3.
2.5. Copii ale altor companii stocate în ordinea crescătoare simbolurilor în fiecare cod al întreprinderii.
2.6. În caz de încetare a aplicabilității copii actualizate ale originalelor în acest suport să notifice compania pentru a le elimina din registru.
documente contabile Card (partea din față)
documente contabile Card (verso)
Documentele contabile carte (partea frontală a doua și foi ulterioare)
Documentele contabile carte (reversul foi a doua și ulterioare)
Cardul de abonament (partea din față)
Cardul de abonament (înapoi)
Notă. Documentele de înregistrare carte indică:
1) în tipul documentului coloană ² „Formularul 2 - tipul documentului (original, duplicat sau copie), care a fost adoptată în contul;
2) în coloana ²-One emite „formular de abonați 2a, care sunt emise (trimise) o copie a documentului cu o ștampilă ² nu a raportat AMEND.“
1. Timbrele sunt concepute pentru a simplifica aplicarea și de a realiza uniformitatea etichetelor de imagine și instrucțiuni în documentele produse în cursul tratamentului lor, precum și avize și documente în contabilitate.
2. Ștampila ² ÎNLOCUIT reșapată numărul de script. g „, urmată de recuperarea secvenței inițiale și data numerelor sale de recuperare introduse pe originale, care sunt realizate cu originale recondiționate.
3. Stamp ² anulat, înlocuit. Observații. Numărul. de. a fost „pus (cu numărul, data emiterii notificării și semnătura) privind revocarea anunțurilor originale, duplicate și copii, precum și pe contul cardurilor. Dacă nu puneți înlocuirea o liniuță.
² 4. Ștampila IN CONSTRUCȚIE NOUĂ NU APLICE folosiți grupul. „Pune pe baza anunțurilor relevante privind originalele, duplicate și copii ale care nu pot fi utilizate în produsele nou dezvoltate precum și din cauza carduri.
5. Timbru ² INSTEAD originală „pus pe documentele în absența Originalele acestor documente.
6. Copii legal ². Numărul. „Pune (indicând numărul de copii) pe foldere (albume) de pe copii separate și copii.
7. Stamp ² INV. Numărul. EKZ. Numărul. a fost „pus (indicând numărul de inventar, numărul de copii și data de înregistrare) pe foldere (albume) și copiile individuale ale altor documente ale companiei.
De asemenea, este posibil să se utilizeze ștampila (fără a specifica numărul de exemplu) pentru înregistrarea probelor pentru tipărirea de publicații și alte documente stocate pe drepturile originalelor.
8. Matrițele ² CONTROL COPIE „și ² archiva COPIE“, respectiv, a pus pe control și copii de arhivă ale copiilor și foldere (albume) exemplare. Ștampila copie de control ² „a pus, de asemenea, pe copii de control ale anunțurilor și aplicațiile acestora.
9. Timbre ² constructor de exemplu „și ² instanță a acestei tehnologii“, respectiv, a pus pe copii și documentele tehnice emise pentru unitatea de lucru curent care a emis originalele sau angajate în supravegherea fabricării produselor din producție.
10. Ștampila ² EVOLUȚIA NU RAPORTATE „pus pe copii ale documentelor emise, prin intermediul unei singure probleme de expulzare, fără alte notificări de schimbare a acestor documente.
12. Permis de a utiliza alte tipuri de ștampile și pentru a simplifica imprimarea pe documente.
Paragraful 1.2. Înregistrarea și depozitarea hârtiei și a documentelor electronice face parte din documentația sistemului de management la întreprindere.
Conform documentului actualizat se referă la documentul adoptat de către serviciul de abonament (hârtie lăsat pe dinafară).
Lista de funcții, structura organizatorică și funcțiile de distribuție ale sistemelor de management al documentelor acum instalate.
Punctul 2.1. La inregistrare (contabilitate) a documentelor electronice în coloana „Note“ (Formularul 1 Anexa 3) indică formatul de fișier document.
Paragraful 2.2. Alte documente includ „Declarația de caietul de sarcini“, în conformitate cu GOST 2.102. pe care verifică caracterul complet al depozitului primit de script-uri pe sisteme, subansamble si componente, cu două sau mai multe componente reentrancy etape.
Pentru documente electronice acceptate pentru depunere la unitățile de asamblare individuale, verificarea integralității este efectuată după specificația. Documente referitoare la toate produs, în general, a verifica caracterul complet al documentelor privind „Monitorul documentelor electronice.“
Paragraful 2.4. Numărul de inventar atribuit script-ul, indiferent de numărul de pagini din document, sau numărul de dosare, din care este compus.
În documentul format din mai multe pagini, numărul de acces se aplică pentru fiecare foaie.
Numărul de inventar al documentului electronic original indică în părțile sale necesare.
Reguli de rezervă (frecvență, înregistrare, etc.) Setează organizației.
ANEXA 2 (punctele 1.6. 1.14). Sistemul automatizat cu documentele contabile de trafic ar trebui să ofere abonaților în timp util Buletin informativ (interne și externe), notificările privind modificările și (sau) copii ale documentelor modificate. "
1. DEZVOLTAT ȘI PREZENTAT de către Comitetul de Stat a URSS privind standardele
2. aprobat și pus în aplicare prin Decizia Comitetului de Stat a URSS privind standardele de 03.17.88 numărul 614
4. SUBSTITUT GOST 2.501-68 GOST 3.1111-77 (privind Sec. 2)
5. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ DE REGLEMENTARE TEHNICE