Esența de unificare este de a reduce varietatea inutilă a documentelor, aducând la uniformitatea formei lor, structura, caracteristicile lingvistice și a operațiunilor de prelucrare, contabilitate, depozitare.
Unificarea documentelor se realizează pentru a reduce numărul de instrumente, tastarea formelor, reducerea complexității și prelucrarea, realizarea diferitelor sisteme de documentare compatibilitate informații pentru același nume și funcțiile de control aferente, utilizarea mai eficientă a tehnologiei de calcul.
Lucrările la unificarea documentelor include:
- dezvoltarea sistemului de documentare standardizat (RDC), care este pus în aplicare departamentele și autoritățile responsabile pentru sistemul de documente relevante;
- introducerea trans-sectoriale RDC, ca parte a RDC naționale și sectoriale;
- introducerea RDC și Clasificatorii ramură a documentației tehnico-economice (OKTE), în scopul de a menține acuratețea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;
- Elaborarea unui set de formulare standardizate industriei de documente care reflectă specificul industriei și incluse în RDC, precum și înregistrarea lor de stat;
- dezvoltarea clasificatori sectoriale de informații tehnice și economice, care reflectă specificul industriei. La nivel sectorial, acest lucru se face de către organizația-mamă pentru punerea în aplicare și gestionarea RDC și OKTEI în industrie;
Sistemele unificate de documentare de management sunt proiectate pe baza:
- uniformitatea de construcție a formelor de documente;
- reglementarea tipurilor de documente incluse în fiecare sistem;
- excluderea acestor documente, incluse în mod tradițional în documentele care nu sunt utilizate pentru sarcini specifice și datele duplicat, asigurând o singură intrare de informații în procesul de soluționare a sarcinilor administrative;
- unitatea terminologiei utilizate și simbolurilor;
- să identifice un subset de detalii și a parametrilor pentru fiecare tip de document, și de a crea un model unic de construcție a totalitatea speciilor lor, care vizează atât de prelucrare și potrivite pentru percepția umană;
- stabilirea unor norme comune pentru pregătirea și înregistrarea detaliilor documentelor.
Clasificarea documentelor vă permite să unifice documente, să se introducă norme comune pentru proiectarea, construcția acestor documente. Cunoașterea regulilor și cerințelor ajută să stăpânească lucrarea rațională cu documente, economisește timp în pregătirea și manipularea lor:
_ Sistem unificat de documentare organizatorică și administrativă (USORD);
- un sistem unificat de înregistrări bancare (USBD);
- un sistem unificat de contabilitate financiară și raportare a documentelor contabile ale instituțiilor și organizațiilor publice (USFBD);
- un sistem unitar de raportare și documentare statistică (USOSD);
- un sistem unificat de contabilitate și raportare a documentelor contabile ale companiilor (USUBD);
- un sistem unificat de documentare asupra muncii (USDT);
- un sistem unificat de documentare România Fondul de pensii (USDPF);
- un sistem unificat de documentare comerțului exterior (USVTD).
Dezvoltarea RDC efectuate de către ministere și agenții relevante responsabile de acest lucru. Pentru a menține RDC până în prezent efectuate prin comportamentul lor, prevede modificări și completări la masa de referință a formelor unificate ale documentelor necesare.
Toate sistemele standardizate includ seturi specifice de documente care sunt actualizate în funcție de necesități, precum și de reglementare, și materiale cu instrucțiuni de completare și de aplicare a acestor documente.
Supravegherea de stat asupra respectării cerințelor RDC în sectorul public este încredințată organismelor de standardizare și metrologie, precum și în sectorul privat - de către autoritățile executive locale.