Scrisoarea de management - un document care este o parte integrantă a comunicării de afaceri. Cel mai adesea este transmis prin poștă și servește schimbul de informații într-un mod special.
concepte de bază
Este nevoie de corespondență de afaceri pentru a face față cu diverse probleme economice sau de producție. Cu afacerile sale de ajutor și organizațiile să comunice cu mediul extern: parteneri, clienți sau agenții guvernamentale. De obicei folosit pentru această scrisoare de management.
Acesta este, în general, menționată ca un document scris, care poate fi:
Tipuri de scrisori de afaceri
În funcție de informațiile pe care conține scrisoarea oficială, acesta poate fi:
Scopul acestor documente este legătura dintre organizațiile sau departamente.
Compilație scrisorii revendicării
În materie de cooperare, uneori, există situații în care una dintre părți, din orice motive, nu își îndeplinește obligațiile. În acest caz, primul partener trimite o scrisoare omologului său. În ea, el prezintă de obicei propunerile sale pentru eliminarea încălcării drepturilor sale legale. Aceasta este scrisoarea oficială. O probă de un astfel de document, puteți crea în mod arbitrar. În acest caz, ar trebui să fie luate în considerare următoarele puncte:
- Stilul de scriere ar trebui să fie de afaceri oficiale cu instalarea parteneriatului.
- Esența creanței trebuie să fie exprimat foarte clar.
- În timpul prezentării informațiilor necesare pentru a opera fapte concrete convingător.
În scrisoarea de reclamație trebuie să conțină:
O atenție deosebită trebuie acordată modului în care serviciul este format scrisoare. Eșantionul trebuie să fie dezvoltate astfel încât infractorul nu-l percepe ca o amenințare. Trebuie amintit faptul că aceasta este doar o reamintire respectarea exigent cu legea.
reguli de proiectare
O atenție deosebită trebuie acordată la proiectarea de scrisori de management. Cu toate acestea, legea nu prevede că orice reguli și reglementări stricte.
În ciuda acestui fapt, următoarele puncte ar trebui să fie considerate obligatorii în pregătirea unor astfel de documente:
1. Orice scrisoare oficială ar trebui să fie scris pe formular. Acesta este dezvoltat de către experți în avans pe birou și aprobate prin ordin al directorului.
2. Documentul trebuie să conțină anumite detalii:
2.1. Informații despre destinatar și expeditor.
2.2. Numărul de referință și data prezentei scrisori. Este necesar pentru înregistrare.
2.5. Informații despre prezența oricăror aplicații cu numele și numerele lor.
2.6. Informații despre persoana care semnează documentul (poziția și numele).
3. Într-o scrisoare care urmează să fie citit într-o singură întrebare. Având mai multe complica alegerea artistului.
4. Informațiile trebuie să fie stabilite foarte pe scurt, dar este clar. Este de dorit ca textul nu mai mult de două pagini are.
5. Dreptul de a specifica detalii ale beneficiarului. Dacă vorbim despre organizație, trebuie să respectați următoarea secvență:
5.1. Numele companiei (în cazul nominativ).
5.2. Unitatea structurală (dacă este necesar).
5.4. Inițialele lui.
Luând în considerare toți acești factori, proiectarea de scrisori de management, în principiu, să nu fie dificil.
Ordinea de prezentare
Pentru documentul a fost compilat corect, trebuie să luați în considerare ordinea specifică de prezentare a informațiilor în ea. De exemplu, putem lua în considerare posibilitatea de a cum să scrie o scrisoare oficială de răspuns. În primul rând trebuie să ne amintim că, în conformitate cu normele de etichetă, este necesar să se răspundă la informații în termen de zile de la primirea acesteia. Dacă vorbim despre mesajul de e-mail, timpul optim nu este mai mult de două ore. În cazul în care aderă la aceste reguli nu este posibil, este mai bine pentru a trimite un mesaj partenerului.
Scrisoarea în sine, de fapt, va consta din două părți:
- Introducere. Expeditorul stabilește tema, cauza și temelia scrisului său. Puteți consulta regulamentele, care prin lege sunt baza pentru furnizarea unui răspuns. În plus, ar trebui să acorde o atenție la unele puncte în ceea ce privește această situație. Acestea vor ajuta să dezvăluie esența întrebării.
- Rezumat. Această parte are ca scop explicarea și convingătoare. Textul trebuie să fie concis, clar și concis și să stabilească faptele - dovedite și obiective. Dacă este necesar, acestea pot fi confirmate de cifre reale.
Procedura de acțiune
Elaborarea scrisori oficiale este responsabilitatea grefieri, secretari sau alți angajați care sunt atribuite aceste taxe. Fiind acceptat pentru munca pe care trebuie să adere la secvența lor acțiuni. Procesul de un astfel de document în general trece prin următoarele etape:
- Examinarea atentă a circumstanțelor problemei. Tu trebuie să controleze complet situația, în scopul de a evalua soluțiile posibile.
- Elaborarea proiectului de scrisoare. Este necesar să se ia în considerare toate cerințele stabilite mai sus.
- Armonizarea textului pregătit. Uneori este necesar pentru a edita lumina comentariilor cap. El poate face unele clarificări sau explicații cu privire la acest subiect.
- Aprobarea supervizorului.
- Finalizarea și semnarea documentului.
- scrisori de înregistrare.
- Trimiterea e-mail la destinatar.
reglementări obligatorii
Pentru a plasa o scrisoare oficială, trebuie să aibă în vedere faptul că prima pagină a în mod necesar imprimat pe un formular special. Pentru restul, puteți utiliza foi curate regulate de A4. Aici trebuie amintit că câmpul de text foarte are limitele sale: superioare și inferioare sunt de 2 cm, stânga - 3,5 cm, dreapta - 1 cm. Nu este necesar să se rupă dimensiunea standard pentru a se potrivi informațiile de pe o singură pagină. Este mai bine să respecte toate regulile și pur și simplu adăugați o pagină suplimentară.
Introduceți textul trebuie să fie, de asemenea, în conformitate cu normele:
1. Pentru a imprima, utilizați fontul standard de Times New Roman. mai bine să nu se aplice alte opțiuni.
2. Dimensiunile Font reglementate:
- pentru textul principal - 14;
- pagini de aliniere, și o marcă a performanței - 12.
3. Plasarea detalii, de asemenea, efectuate în conformitate cu normele:
- spațiere între linii - 1;
- alinierea textului este făcută de „lățime“;
- transferurile sunt plasate automat;
- distanța dintre antet și numărul de serie este de 2 distanța dintre rânduri, și de la acesta la textul principal - 3.
Respectarea acestor standarde este obligatorie pentru executarea corectă a literelor corespunzătoare destinației.
detalii localizare
- Pentru a unifica procesul de birou de înregistrare auto litere (de afaceri).
- Să fie capabil de a avansa central pregăti formulare standard, reducând necesitatea de a efectua manual munca.
- Facilitarea și reducerea timpului de regăsire a informațiilor vizuale.
- Extindeți capabilitățile de procesare de scrisori cu ajutorul calculatoarelor și a altor echipamente.
Deci, pentru scrisoarea de afaceri convenționale utilizează 30 de detalii standard, care sunt situate în zone obligatorii unsprezece:
Plasarea de informații în anumite sectoare permite profesioniștilor pentru a naviga mai bine documentul, iar utilizatorii obișnuiți facilitează procesul de preparare a acestuia.
cerințe de bază
Unii lideri cred în mod greșit că corespondența de afaceri poate fi efectuată în mod arbitrar, fără a urma orice reguli și reglementări. Dar experții care sunt responsabile pentru aceasta, trebuie să cunoască cerințele de bază pentru scrisoarea oficială:
Aceste cerințe sunt, în practică, ajută la menținerea de management al documentelor în întreprindere.
