expert de evaluare a documentelor
Conceptul de valoare a examinării documentelor
Documente Valoarea expertizei - selectarea documentelor de stocare de stat sau stabilirea unor termene pentru depozitarea acestora pe baza criteriilor adoptate.
Înainte de procedura stabilită de examinare a valorii distrugerii lor este interzisă documente.
Documentele electronice incluse în auto-inventar.
Inventarele de cazuri relevante transferate către arhivele organizației. documente temporare (până la 10 ani) de stocare nu pot fi transferate la arhivă. Acestea sunt stocate fie în serviciul de organizare a întreținerii documentare, sau în unitățile structurale și la sfârșitul perioadei de reținere sunt distruse în modul stabilit.
Un rol important în selectarea documentelor pentru depozitarea sau distrugerea joacă autenticitatea acestuia. Toate documentele oficiale adoptate în arhivele organizației trebuie să fie bine formate și au forță juridică indiscutabilă. În cazuri excepționale (de exemplu, pierderea originalelor) sunt transferate copiile de stocare ale documentelor. În acest caz, fiecare document trebuie să fie certificate în modul stabilit.
O copie este trimisă la depozitare (pot fi aplicate originalului) și în cazurile în care exemplarul original al documentului sunt prost conservate.
Etapele valorii de examinare a documentelor:
· În organizarea muncii de birou - în pregătirea cazurilor nomenclaturi, în formarea afacerilor în pregătirea cazurilor de transfer la arhivele departamentale;
· În arhivele departamentale - în curs de pregătire pentru cazurile de transfer pentru depozitarea permanentă a Arhivelor Statului;
· In arhiva de stat - cu examinare cuprinzătoare integrată a documentelor de arhivă în scopul îmbunătățirii exploatațiilor de arhivă și a înregistrărilor.
Pe baza regulamentelor model ar trebui să fie elaborate cu privire la situația individuală a comisiei de experți a organizației dvs., compania. Poziția individuală a comisiei de experți aprobat de către șeful organizației.
Este necesar să conțină o listă de acte legislative și normative și documente de reglementare și de procedură, pe care Comisia este ghidat în activitatea sa. Reguli de bază ale arhivelor, precum și alte documente de orientare de reglementare elaborate de autoritățile de arhivă, liste standard și departamentale ale documentelor cu datele lor de conservare.
Expertiza de valoare Documente furnizate de un număr de comisii de experți:
· Instituții, organizații, întreprinderi - comisiei de experți;
· În ministere și departamente - Comitetul de experți central;
· În arhivele de stat - expert și Comisia de verificare;
· În Rosarkhiv - Expert central și a Comisiei de verificare.
comisie de experți principal este CE instituțiile, organizațiile, întreprinderile. Poziția ei Rosarkhiv 19.01.95 aprobat. În conformitate cu această dispoziție, CE a creat pentru organizarea și desfășurarea activității metodologice și practice privind examinarea valorii documentelor.
Comisia este un organism consultativ al șefului instituției, condusă de adjunctul său și un membru al responsabil de ținerea și arhivele departamentale, angajații, departamente, reprezentant al Arhivelor Statului. Dacă este necesar, Comisia poate fi implicată în calitate de experți reprezentanți ai altor organizații. Comisia va la ședințele sale, dacă este necesar, dar cel puțin de două ori pe an.
Sarcinile comisiei de experți:
· Organizarea și valoarea expertizei documentelor în etapa de gestionare a înregistrărilor în pregătirea nomenclaturii afacerilor și formarea afacerilor;
· Organizarea și valoarea expertizei documentelor în etapa de pregătire a acestora pentru arhivare;
· Organizarea și desfășurarea selecției și pregătirea documentelor pentru stocare de stat.
Funcțiile comisiei de experți:
În conformitate cu regulile de bază ale activității arhivelor organizațiilor principalelor funcții ale comitetelor de experți sunt:
· Organizarea selecției anuale a cazurilor de depozitare și distrugere;
· Examinarea și adoptarea unei decizii cu privire la aprobarea (aprobare):
· Proiecte Nomenclator al afacerilor organizației (consolidate și unități structurale);
· Stocuri de cazuri de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani), inclusiv personalul care urmează să fie transferate în arhiva organizației;
· Reglementări privind atribuirea cauzelor distrugerii, care nu sunt supuse în continuare de stocare;
· Participarea la pregătirea și luarea în considerare a proiectelor de acte normative și documentele de orientare cu privire la activitatea documentației în organizație.
Restul comisiei de experți, pe baza acelorași sarcini și funcțiile de bază, extinderea atribuțiilor sale, în funcție de importanța lor, în principal datorită funcțiilor de control și de orientare. Rosarchiv ca autoritate supremă de arhivă, organizează examinarea valorii științifice și practice a documentelor în țara România și selecția în vederea păstrării permanente ca parte din arhivele țării Arhivele fondaRumyniyav.
Ca urmare a comisiei de experți face următoarele documente:
· Procesele-verbale ale reuniunilor lor;
· Inventarul cazurilor de stocare permanentă;
· Inventarul de depozitare temporară a cazurilor;
· Fapte privind atribuirea cauzelor distrugerii, să nu fie stocate.
