Permiteți-mi să încep cu un citat dintr-o scrisoare de la unul dintre cititorii noștri, având următorul conținut: „Dragi angajați ai„B K »! La fel ca majoritatea colegilor mei, folosesc programul MS Excel. Recent, crearea de copii de rezervă ale documentelor, am observat că unele fișiere au ajuns să ocupe o mulțime de spațiu. Asta este, inițial, volumul lor a fost mic, dar în timp, pentru un motiv oarecare, a crescut de mai multe ori! Spune-mi, ce a cauzat o astfel de creștere și cum să se întoarcă dimensiunea foii de calcul MS Excel la normal? Ce se poate spune despre acest lucru? computer modern, desigur, nu la fel ca acum zece ani. Cantitatea de memorie, capacitatea hard disk, viteza - progresele înregistrate în acest sens, nu poate să nu impresioneze. Dar, fie ca aceasta poate, toate aceste resurse trebuie să fie folosite cu înțelepciune. Și în primul rând - pentru a vedea să-l că reprezintă datele, și dacă există ceva în ele prea mult. Acest lucru este deosebit de important pentru un contabil, care stochează o mulțime de documente în format MS Excel. Cum de a lucra cu astfel de documente, pentru a preveni creșterea excesivă a volumului - vor fi discutate în acest articol.
Motivele pentru creșterea în fișierele sunt încorporate într-o reprezentare internă a format de document MS Excel. Prin ea însăși, această formă misterioasă. Detalii să-l ia în considerare, noi, desigur, nu va - nu este sarcina de contabilitate. Dar, pe metodele practice de reducere a fișierelor MS Excel, propun să mă opresc. În cele mai multe cazuri, aceste tehnici nu se poate reduce numai cantitatea de spațiu ocupat documente Excel, dar, de asemenea, pentru a accelera procesarea lor. Și - un factor important atunci când se lucrează cu baze de date mari, care sunt în practica contabilă acolo la fiecare pas. Să începem direct cu o foaie de calcul.
Optimizarea foaie de lucru
1. Devenind la sfârșitul tabelului. Push combinație «Ctrl + ↓» (mutare la sfârșitul foii de lucru). Formatul standard MS Excel este un șir de caractere, cu numărul 65536.
2. În oricare dintre liniile de celule se schimba formatul. De exemplu, selectați fundalul galben de celule.
3. Salvați documentul și uita-te la conținutul discului. dimensiunea fișierului a crescut, acum este 445 KB. S-ar părea că un pic. Cu toate acestea, creșterea a fost de aproximativ 21%.
4. Scoateți formatare și apoi salvați fișierul. Volumul documentului nu sa schimbat - este încă mai mare decât originalul.
Important! Când salvați Excel stochează fișiere nu numai celulele cu adevărat pline, dar, de asemenea, gama utilizată anterior. Când curățarea celulele Excel nu le exclude din această gamă și stochează într-un fișier de mai multe date decât există în documentul este într-adevăr.
Pentru a rezolva această problemă este foarte simplu.
Sfat Eliminați toate inutile (inclusiv - goale) rânduri și coloane la dreapta și sub masă, și resalvați documentul. Tabelul va fi mai mică.
1. Selectați un bloc de celule.
2. În filmul "Home" (fig. 2), faceți clic pe "Clear".
pune valori
în loc de formulele
Al doilea factor important în reducerea documentul este de a înlocui formulele cu valorile lor. Desigur, aceasta tehnica nu este întotdeauna posibil. Cu toate acestea, în viața reală sunt de multe ori o situație în care, la un moment dat, nu mai este necesară formula în tabel. Dar ele sunt stocate cu documentul. Și nu iau pur și simplu prea mult spațiu, dar, de asemenea, încetini procesarea tabelului. Pentru a scapa de formule inutile, face acest lucru:
1. Selectați porțiunea mesei unde este posibil să se îndepărteze de formula.
2. Copiați clipboard (combinația «Ctrl + C»).
3. încă selectat, faceți clic pe pictograma meniu drop-down „Paste“ meniul principal. Apare meniul, așa cum se arată în Fig. 3.
5. Selectați butonul radio „Inserare“ din această fereastră pentru „valori“.
6. Faceți clic pe "OK".
În tabele complexe pot deveni chiar încurcate contabil moale. Ca să nu mai vorbim de situațiile în care documentul dezvoltă o persoană și să o folosească pentru a fi mai mult. Prin urmare, un bun stil de lucru în Excel este de a adăuga note la părțile ne-evidente ale documentului. Aici, după cum se spune, toate bune cu moderație. Notele suplimentare, de asemenea, să ia loc fără masă va fi mai mică. Pentru a șterge o notă, face acest lucru:
1. Deschideți documentul conține celule cu o notă.
2. Acum, faceți clic pe celulă, faceți clic dreapta pentru a deschide meniul contextual, așa cum este prezentat în Fig. 5.
3. Din acest meniu, selectați „Ștergeți nota.“
reduce dimensiunea elementului
PivotTable
Tabele recapitulative - una dintre cele mai frecvente motive pentru creșterea dimensiunii fișierului în MS Excel. Aici situația este. Când creați un tabel pivot Excel creează o bază de date specială (așa-numitul „cache intern“ sau „cache PivotTable“) și îl stochează cu documentul. De fapt, cache-ul intern - un semifabricat pentru formarea rapoartelor finale ale structurii diverse. Se stochează informații despre câmpurile disponibile în baza de date sursă, posibile legături între acestea, rezultatele intermediare și a altor membri calculate. Principalul avantaj de a lucra cu un cache - o performanță ridicată. Atunci când ajustarea structurii de raport de sinteză Excel nu toate lucrările de la zero - cele mai multe dintre informațiile pe care le ia din cache-ul ca produs finit. Dar asta nu e tot. Practica de contabilitate adesea formate de mai multe tabele de sinteză cu aceleași date sursă. Într-o astfel de situație oferă posibilitatea de a utiliza același cache pentru fiecare tabel nou. Este foarte convenabil. De exemplu, în Excel actualizare tabel pivot se va actualiza automat toate rapoartele sunt construite pe un singur cache. În plus, utilizarea unei baze de lucru comune poate reduce semnificativ cantitatea de hârtie.
Cu toate acestea, lucrul cu cache-ul are dezavantajele sale. Faptul că dimensiunea memoriei cache poate depăși volumul raportului, și în câteva ori! Și acest lucru duce la o creștere bruscă a documentului. În același timp, puterea de PC-uri moderne vă permite să contorizați raportul consolidat de mai multe zeci de mii de înregistrări într-o chestiune de secunde. Așa că câștigul din utilizarea cache-ului în termeni de performanță este relativ mică. Prin urmare, în multe cazuri, este logic să renunțați la lucrul cu cache-ul, și, astfel, reduce dimensiunea documentului. Să vedem ce se poate face pentru a nu salva cache-ul într-un tabel de sinteză. Face acest lucru:
1. Deschideți documentul pentru a deveni orice celula din raportul de sinteză.
2. Faceți clic pe butonul din dreapta al mouse-ului pentru a deschide meniul contextual, așa cum este prezentat în Fig. 6.
3. În acest meniu, selectați elementul „Opțiuni tabel ...“. Se deschide fereastra, așa cum se arată în Fig. 7.
4. La rândul său tab-ul „date“ și marcajul disable „Păstrați datele originale cu fișierul.“
5. Faceți clic pe "OK".
Totul este acum în documentul va fi stocat doar un raport de sinteză. Câteva cuvinte despre eficiența acestei metode. Pentru baza de date prezentată în Fig. 1, am construit un raport consolidat privind punerea în aplicare a volumului de mărfuri la date. Aceasta este, într-un raport prezentat trei domenii: data punerii în aplicare, denumirea produsului și cantitatea. Un document cu un tabel de sinteză a luat 1489 KB. După ce am reconstruit raportul și scoateți-l din cache, documentul este redus la 982 KB. În acest caz, doar un singur tabel putem economisi aproximativ 35% din totalul documentului. Un rezultat bun.
Vorbind de raport de sinteză de optimizare, vreau să atrag atenția asupra acestui punct. Un rol important în această problemă a jucat modul în care regiunea a fost listată datele inițiale pentru raport. De exemplu, la baza Fig. 1 Pot indica partea din foaia de lucru pe care se va forma un tabel de sinteză. De exemplu, acesta poate fi un bloc de «A1: G5001» (reamintim că în 5000 am părăsit baza înregistrărilor, plus o linie pe titlu). Dar, în acest caz, atunci când adăugați intrări la baza principală, ei nu vor cădea într-un raport consolidat. Și este - un minus evident. Pe de altă parte, în această abordare, există, de asemenea, un punct pozitiv: tabelul de sinteză va dura puțin spațiu. În practică, de cele mai multe ori acționează în mod diferit - ca punct de plecare în zona de date a difuzoarelor. De exemplu, pentru baza din fig. 1 poate fi coloana «A: G». Așa că, atunci când vin la adăugarea de noi rânduri în tabel în care sunt puse automat în raportul de sinteză. În acest caz, tabelul de sinteză va dura mult mai mult spațiu.
Și ultimul punct în ceea ce privește rapoartele de sinteză. Aș dori să se întoarcă la problema atunci când un registru de lucru are mai multe tabele de sinteză și toate acestea sunt construite pe același set de date de intrare. În acest caz, puteți specifica faptul că tabelele centralizatoare (cu excepția primei) se bazează pe memoria cache existente. Pentru a face acest lucru, prima etapă a expertului pentru a instala tabelele de comutare „Crearea unui tabel bazat pe datele pe care sunt:“ la „un alt tabel pivot sau pivot diagramă“ (Figura 7). Și apoi MS Excel va cache numai un singur tabel, precum și alte cazuri de rapoarte de sinteză vor folosi pur și simplu acest cache. Cu un număr mare de tabele de economii de spațiu poate fi cu adevărat enorm.
Important! Primirea cache partajat poate fi utilizat numai pentru un grup de tabele de sinteză construite pe baza datelor sursă comună.
Dezactivați cache-ul pentru orice raport al unui astfel de grup, Excel va dezactiva automat această opțiune pentru toate tabelele rămase.
1. Faceți clic pe bara de instrumente Acces Rapid, faceți clic-dreapta.
2. Din meniul contextual, selectați „Personalizați Bara de instrumente Acces rapid ...“ (fig. 8). «Apare fereastra Opțiuni Excel“, așa cum este prezentat în Fig. 9.
3. Comutator „Alegeți comenzi din:“ set „Toate echipele“.
4. evidențiați elementul de „Maestru de tabele de sinteză și diagrame“ din lista de comandă.
5. Faceți clic pe "Add >>" (fig. 9).
6. Faceți clic pe „OK“ din fereastra „Opțiuni Excel.“
pictogramă pentru a afișa Expertul PivotTable va apărea pe bara de instrumente Acces Rapid.
1. Deschideți documentul, du-te la lista, care au desene.
2. Faceți clic pe mouse-ul pentru a evidenția orice imagine. În meniul principal al programului va fi o opțiune suplimentară „Tools Picture“, iar banda va apărea ca în Fig. 10.
3. În „Change“ faceți clic pe „Comprimare imagini“. O fereastra se va deschide „Comprimare imagini“, așa cum este prezentat în Fig. 11.
5. Dacă un document conține mai multe imagini, eliminați caseta de selectare „Se aplică la această cifră.“
6. Porniți caseta „Șterge zona decupată din desene.“ În acest caz, toate componentele imaginii care nu sunt vizibile pe ecran, vor fi șterse.
7. Faceți clic pe „OK“ în caseta „Comprimare imagini“.
Eliminați intervalele numite
1. Deschideți documentul, apăsați combinația de taste Ctrl + «F3». O fereastra se va deschide „Numele managerului“.
2. În această fereastră, selectați elementele de șters și faceți clic pe „Delete“.
revista disable
schimbare
Prin ea însăși, această caracteristică este foarte utilă, deoarece în acest caz, pentru a regla și a vizualiza documentul poate fi câțiva oameni la un moment dat. În același timp schimbul poate provoca o creștere substanțială în foaia de calcul. Faptul este că pentru fișierele cu acces general, Excel aduce aminte întreaga istorie a modificărilor documentului: cine, când și cum să se adapteze celulele din registrul de lucru. În mod implicit, aceste informații sunt stocate timp de 30 de zile. Prin urmare, atunci când se lucrează cu volumul său de masă poate crește rapid. In practica mea, de exemplu, a fost o masă de aproximativ 8 MB, care este de câteva săptămâni a crescut la aproximativ 240 MB dimensiune!
Sfat Nu utilizați un acces comun la documentul fără a fi nevoie explicită pentru ea.
În cazul în care este încă nevoie de partajare, și nu se poate anula, reduce numărul de zile de păstrare a datelor în jurnal cu istoricul modificărilor. Pentru a face față cu setările de partajare, face acest lucru:
2. În „control al accesului la dosar“ dezactiva caseta de selectare „Permiteți schimba fișierul pentru mai mulți utilizatori în același timp ...“ (fig. 12). Astfel, dezactivați accesul publicului la document. Schimbări Revista Excel nu va conduce. Volumul documentului va fi mai puțin.
Pentru a limita numărul de intrări în jurnalul de schimbare, face acest lucru:
2. Du-te la tab-ul „Detalii“ și de a reduce numărul de zile pentru a păstra istoricul modificărilor (fig. 12).
Scoateți macro și formulare
Un alt mod de a reduce dimensiunea registrului de lucru - scoateți-l din macro-uri și forme inutile (!). Se pune întrebarea: de unde vin? Motivele sunt multe. Cele mai frecvente - crearea unui registru de lucru dintr-un șablon existent sau un document în cazul în care au fost aceleași macro-uri, și forme. Din cauza muncii tale, ei complet inutil, vă sugerez să se despartă de acest „dar“ fără regret cu. Cu cât este mai că orice macro - este o sursă suplimentară de atacuri de viruși. Pentru a elimina macro-uri și forme care nu sunt necesare, utilizați:
2. selectați «View → Project Explorer» din meniul principal. Deschideți «Project Explorer» fereastră cu o listă a tuturor modulelor și forme care există în registrul de lucru.
3. Faceți clic pe modulul sau forma pe care doriți să dezinstalați.
selectați «Eliminare» 4. Din meniul contextual.
5. La propunerea de a exporta modulul text într-un fișier separat, pentru a alege «Nu».
1. Deschideți documentul.
2. În meniul "File", selectați "Save as ...". Aceasta va deschide o fereastră de Explorer.
3. În această fereastră, faceți clic pe opțiunea „tip de fișier“ opțiune și selectați „Excel Book (* xlsx)» (document fără sprijinul macro-uri).
4. Salvați documentul. Totul! Macrocomenzi și formulare un registru de lucru „mor“ în mod automat.
Alternativ, puteți dezactiva macro-urile atunci când se încarcă fișierul, și re-salvați documentul.
- «* .xlsm» - o versiune extinsă a formatul «* .xlsx» pentru a stoca macro;
- «* .xlsb» - un mod binar de prezentare a documentului. Acest format oferă o dimensiune minimă a unui fișier la o viteză maximă de acces la date. Singurul dezavantaj «* .xlsb» format - incompatibilitatea acestuia cu alte aplicatii. Deși, dacă te gândești, și are nevoie întotdeauna de compatibilitate? Deci, nu ezitați să utilizați un format de tabel enumerate în activitatea lor, precum și volumul de documente de pe computer va fi redus în mod semnificativ.
ZBEREGTI SOBI PE STORINKU