Principiile de bază ale biroului
Birotică este direct legată de înțelegerea funcțiilor sale de bază.
În primul rând, de birou responsabil pentru întreținerea documentelor de gestionare a întreprinderii sau a organizației. Pe cât de bine dezvoltat algoritmul de mișcare și de control al fluxului de lucru depinde întregul sistem.
Esența organizării documentelor se reduce la controlul traficului, de căutare, stocarea și utilizarea documentelor.
Un rol important este jucat în arhiva relații, organizarea și fiind responsabil pentru sistematizarea documentelor de stocare.
Astfel, de automatizare de birou ar trebui să includă toate aspectele și funcțiile unei documentare a întreprinderii sau organizației.
La crearea conceptului de mișcare și de control al documentelor, trebuie să controleze cu strictețe toate procesele de redactare. Prin urmare, sistemul ar trebui să aibă o funcție care va asigura organizarea și planificarea activității cu documente, ambele sisteme de pre-proiectate rută tehnologice, precum și posibilele modificări intermediare realizate la nivelul fiecărui artist.
automatizare de birou: o abordare de echipă
automatizare de birou necesită o acțiune integrată și implicarea specialiștilor în diferite domenii.
În primul rând, dezvoltarea conceptului de program este o parte-grefieri necesare profesioniști. Rolul principal jucat de definirea algoritmului pe care documentul se întâmplă în companie și organizația. În acest sistem, de regulă, o parte a procesului de creare a documentului, mișcare treptată sale, rezoluții interimare, modificări și adaptări, monitorizarea performanței, manipulare și depozitare.
Pentru obiectivitatea proiectului de automatizare, ar trebui să ia în considerare și prescrie situațiile tipice de management, crearea unor șabloane de documente care descriu situația și să întocmească un set de formulări standard.
Avantajele de automatizare de birou
birotice permite documentelor rapidă și obiectivă de control. Sistemul automatizat de înregistrare a documentelor vă permite să găsiți rapid în ce stadiu de procesare este un document anume, un interpret, ce rezoluții intermediare au fost depuse. Astfel, activitatea de informare și de referință să devină complet transparent.
Cel mai important aspect de automatizare este stocarea ordonată a documentelor în formă electronică. Când creați o paralelă cu sistemul automatizat trebuie să fie abordate probleme de conservare a documentelor.
Automatizarea face posibilă configurarea sistemului, ținând cont de cerințele unui anumit client, include capacitatea de a controla circulația documentelor intermediare, precum și modalitățile de notificare a încălcărilor în procesul de trecere a documentelor.
Acest sistem complex de control a documentelor și de urmărire a permite potrivirea pentru a asigura structurarea strictă și buna funcționare a tuturor proceselor clericale.