automatizare de birou 2

automatizare de birou

În primul rând, unele dintre termenii care nu vor mai fi confuzi cu privire la ceea ce se întâmplă.

Informații documentata (Document) - este fixat pe un purtător de material rechizitele care să permită identificarea acestuia. [1]

Hârtiile - acest curs special de acțiune, care este angajată în desen, documente de proiectare, prelucrare și depozitare. [2]

Documente de transport din organizație din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau administrarea denumit document. [3]

Toată documentația organizației este împărțit în trei fluxul de informații:

intrare (primit) documente;

Documente de ieșire (trimise);

inclus, cu care artistul nu a avut timp să citească;

în pa6ote care așteaptă acțiunile sale;

sub control, care se așteaptă o acțiune din ceilalți interpreți.

În procesul de prelucrare a documentelor și de circulație a lanțului, puteți identifica pașii:

primirea și prelucrarea primară a documentelor;

Examinarea preliminară și distribuirea documentelor;

controlul executării;

executarea documentelor și trimiterea.

principii de automatizare de birou

În ceea ce privește sistemul de automatizare de birou, documente, de obicei descompune în corpul documentului - fișierul (fișierele), toate lucrările de fond care se realizează de obicei cadrul sistemului de management al documentelor, precum și un card de înregistrare care conține toate detaliile documentului, care de fapt este de lucru. Fișierele nu pot exista, documentul poate rămâne sub formă de hârtie.

Un sistem automat de gestionare a cazurilor sunt împărțite în două clase. Primele sunt de gestionare a arhivelor electronice. Principalele lor funcții: înregistrarea de noi documente, stocare, căutare și regăsire, în scopul de a transfera cererea, capabil de a lucra cu ei. A doua clasă include sistem electronic de management al documentelor (SGDE, DMS (Document Management System)). Acestea sunt încărcate cu caracteristici de management al documentelor în calea unui utilizator - funcționar la altul, cu capacitatea de a controla mișcările lor cu fixarea tuturor modificărilor și rezoluțiile însoțitoare. Finisată de o clasă de sisteme pot îndeplini o altă funcție de clasă.

În prezent, conceptul de bază a fluxului de lucru se bazează pe principii de management al proceselor de afaceri (flux de lucru, a fluxului de lucru), în cursul cărora documentele sunt create și pentru a muta. Cu alte cuvinte, organizarea și gestionarea proceselor de creare a documentelor pe baza de tratament secvențial cu diferiți utilizatori ai altor documente pre-existente. Dar pentru funcționarea sistemelor clasa proceselor fluxului de lucru ale organizației clericale trebuie să fie strict structurat și formalizat care nu are loc întotdeauna. Prin urmare, sistemul ar trebui să aibă o funcție care vă permite să organizeze și să planifice executarea lucrărilor cu documente, ambele scheme tehnologice de traseu prestabilit și furnizarea de punere în aplicare a anumitor libertate în luarea deciziilor la nivelul lor.

Specialiștii disting, de obicei, cele mai importante caracteristici SGDE următoarele:

platformă software (. sistem care oferă spațiu de stocare și regăsire a documentelor, precum și sistemul de mesagerie este utilizat în prezent arhitectura „client / server“);

sprijină procesarea distribuită;

scalabilitate (setul de platforme suportate, iar numărul maxim de utilizatori, numărul de nivele de cuibărit ale structurii);

arhitectură deschisă și capacitatea de a se integra cu alte aplicații;

tipurile de documente care funcționează sistemul (formate de documente; suport pentru lucrul cu documente compuse, precum și mai multe versiuni ale unui document, documente de comunicare (un document poate fi răspunsul la o alta, sau pot fi generate în executarea documentului precedent), utilizarea în comun a electronice și tradiționale (hârtie) documente );

interpreți în echipă de grup peste unul (sau mai multe) documente;

capacitatea de a lucra la un sistem de „liber“ (fără fixare rigidă a rutelor);

mijloace pentru determinarea circuitelor de rutare a documentelor care trec;

capacitatea de a controla trecerea documentelor;

mod de a alerta funcționarii;

caracteristici de produs setări pentru nevoile clientului (de exemplu, card de înregistrare trebuie să conțină toate rechizitele necesare); Prezența Localizate (rusificată) interfață;

mijloacele de acces și reglementarea criptare;

înseamnă notificarea încălcărilor normelor în circulație a documentelor;

se concentreze pe tradiționale documente conceptul românesc.

sistem electronic de management al arhivei caracterizate prin următoarele caracteristici:

Sistemul trebuie să ofere informații, prelucrarea, stocarea, înregistrarea documentelor care provin din mai multe surse de pe rețea, cu discuri, modemuri și scanere.

stocarea centralizată face posibilă pentru a rezolva o serie de probleme:

posibilitatea de a obține o informație completă și coerentă;

organizarea colectării, stocarea și actualizarea informațiilor disparate;

fiabilitate ridicată și flexibilitate, acces rapid si controlat de utilizator la informație;

reducerea costurilor prin concentrarea personalului într-un singur loc;

dezvoltarea centralizată a instrumentelor de calcul.

Atributivă și contextuală de căutare.

Funcțiile de sisteme de automatizare de birou.

muncă prin internet

Sistemul este implementat serverul de birou Web- care oferă acces la date cu privire la documente și de documente de la orice computer local sau la distanță prin Internet (Intranet). Utilizatorul este dat posibilitatea de a face o cerere pentru a căuta un document sau un grup de documente înregistrate în sistem.

Căutați documentul pentru detalii

respectarea standardelor de evidență a datelor aplicabile.

Sistemul trebuie să respecte practicile de evidență existente, pentru a sprijini întregul ciclu de viață al documentelor în cadrul organizației, de la înregistrarea inițială la anularea în afaceri. Sistemul trebuie să treacă certificarea de stat pentru respectarea standardelor de stat pentru gestionarea înregistrărilor.

Crearea unui sistem de flux de lucru pentru companii cu cerințe speciale pentru protecția datelor, se ține seama de cerințele Comisiei tehnice și FAGCI. Este necesar să se asigure compatibilitatea sistemului cu orice mijloace speciale de protecție a informației, inclusiv certificate, care vor fi de acord utilizarea acestuia cu standardele de siguranță existente.

codificare incorectă a textului?
Hârtia nu se obține nici imagini?
Documentul nu este formatat corect?
Puteți descărca un loc de muncă formatat corect
descarca abstract

articole similare

Pagina anterioară

Pagina următoare