Primirea documentelor de intrare, organizarea de livrare a documentelor. Organizațiile care primesc și prelucrarea inițială a documentelor de intrare se pot efectua:
· Serviciul unitate de POC speciale - expediere (cu o cantitate semnificativă de documente);
· Lucrătorii preșcolari, cum ar fi inspector pentru primirea și trimiterea documentelor (în cazul în care în structura serviciului preșcolar nu expediție);
· Secretar al capului (în organizațiile mai mici, firme).
Centralizarea primirea și procesarea tuturor documentelor de intrare într-un singur loc, indiferent de modul în care documentul a intrat în organizație (prin poștă, curier, fax, de către angajații organizației, care au fost în întâlniri, călătorii de afaceri), - o condiție indispensabilă pentru un flux de lucru rațional. Centralizarea prelucrării documentelor în expediție vă permite să:
· Organizarea lucrărilor cu utilizarea diferitelor mijloace de tehnologie de organizare, ceea ce crește productivitatea;
· Furnizarea în timp util, în ziua sosirii (în conformitate cu cerințele GDLN), procesarea documentelor de intrare și de a le transfera în conformitate cu schemele de rutare de trecere;
• Realizarea unei înregistrări de zi cu zi a numărului de documente procesate;
· Aranjați livrare prin curier documente.
Expediția ar trebui să fie o indicație clară a activității de zi cu zi, cu run-time și lucrătorii care sunt responsabili de acest lucru sau că locul de muncă. Activitățile desfășurate de expediție, sunt în principal de natură tehnică și se pretează bine la mecanizare și automatizare. La procesarea corespondenței de intrare efectuează operația următoare.
Restul corespondenței este supusă autopsie. Atunci când volume mari de management al documentelor la deschiderea plicurilor utilizate mașină konvertovskryvayuschie.
Acesta este determinat de necesitatea de a conserva de ambalare (plicuri). Plicurile sunt stocate și atașate la documentul în următoarele cazuri:
· Dacă mesajul scurt plătit primit;
· În cazul în care documentele nu sunt datate și poate fi stabilită numai prin timbru poștal;
· Dacă data documentului diferă în mod semnificativ de la data primirii sau trimite ștampilele;
· În cazul în care numai data poștei este posibil să se stabilească dacă termenii sunt îndeplinite pentru a trimite documente (documente care sunt trimise la concursuri, citațiilor) și altele.
Când documentele de obligațiuni cu plicuri utilizate diferite tipuri de documente (manual, agenți de reticulare electrificate). Plicuri că nu este nevoie pentru a stoca, mai târziu pentru a fi distruse cu ajutorul tocătoare.