Autoritățile locale și suportul de informare și documentare
Mark „pentru a nu mai este necesară“ înseamnă că documentația are o semnificație practică. Longevitatea este determinată de către organizația în sine, dar nu poate fi mai mică de 1 an.
Reducerea timpului de depozitare, determinarea listei este interzisă. Creșterea perioadei de valabilitate poate să apară în cazul în care acest lucru se datorează caracteristicilor specifice ale organizației.
Notă „Verificarea de finalizare a furnizat (de control). În cazul unor dispute, diferențe, de investigare și litigii - sunt stocate până la o decizie finală „, precizează condițiile de depozitare a documentației contabile.
Note „După expirarea contractului“, „După înlocuirea cu noi“ indică faptul că calculul perioadei indicate în coloana 3 a listei, care operează de la un anumit punct.
nomenclatura consolidată a afacerilor Comitetului Executiv a convenit o dată la 5 ani cu Arhiva Centrală de Stat al Republicii Tatarstan (RT CSA) a aprobat anual de către șeful Statului Major al Comitetului Executiv.
În unitățile structurale ale Comitetului executiv al documentelor generate în cazul în conformitate cu nomenclatura aprobată.
La înregistrarea cazurilor:
- înregistrări permanente sunt grupate într-un caz separat de stocarea temporară a documentelor;
- Verificați clasificarea corectă a documentului într-un anumit caz, precum și de disponibilitatea camerelor în documentele, semnăturile, vize, datele, certificatele de performanță, etc. copii suplimentare ale copiilor, proiectele de documente sunt confiscate și distruse;
- setați secvența de aranjare a documentelor în cazul asupra subiectului, cronologia, reporterul nu este permisă fragmentarea documentelor în cazul în aceeași problemă;
- pe coperta cazului prevede: „Comitetul Executiv al orașului Kazan“, numele conducerii, comisia, departamentul, caz indicele, titlul său, data începerii cazului și finalizarea acestuia, numărul de foi. În cazul în care cazul este compus din mai multe volume, toate volumele care oferă un antet comun, și fiecare este atribuit un număr de serie. Cilindree caz formate nu trebuie să depășească 250 de coli. Secțiile Comitetului executiv al lucrurilor depozitate în dulapuri. Fiecare dulap trebuie să fie stocate în lista de afaceri acolo, și pe spinarea a capacelor de simboluri ar trebui să fie enumerate (cod și numărul de serie) de cazuri. (Anexa №2)
Încheiat afaceri clericale de stocare permanentă și temporară la sfârșitul anului calendaristic, sub rezerva înregistrării lor pentru transferul la gestionarea arhivelor municipale ale Comitetului executiv (denumit în continuare - Management de fișiere).
Biroul documentelor de arhivă sunt stocate în format electronic sau pe suport de hârtie.
Eliberarea documentelor din această arhivă pe o necesitate la declarațiile făcute de șefii de departamente ale Comitetului Executiv. Aplicațiile sunt scanate și aplicate la cardurile de control în formă electronică. Documentele emise la primire și trebuie să fie returnate în arhiva posibil. Profite documentele de stocare permanentă a fișierelor arhivă este interzisă.
Recepția documentelor din arhiva departamentului de management al documentelor, Departamentul de protocol, de management organizațional, comitetului sindical, departamentul de contabilitate și raportare a Comitetului Executiv al aparatului este realizat din acte. Fiecare caz este verificat o singură foaie, pagină cu pagină numerotată, perepodshivaetsya, dacă este necesar, cazul este atribuit un număr de stocare permanentă. În colțul din dreapta jos și stânga sus a capacului fiecărui caz de cazuri pentru depozitare permanenta marcate „OC“ (de mare valoare) trebuie să fie ștampilate cu un număr de stoc, de inventar și numărul de serie. Inventarul preparat în 4 exemplare. Fiecare instanță a inventarului este reticulat într-un caz separat, două copii sunt în arhiva Departamentului Principal în cadrul Cabinetului de Miniștri al Republicii Tatarstan, 2 exemplare sunt stocate permanent în arhiva Comitetului Executiv.
Recepția documentelor în gestionarea arhivei pentru depozitarea temporară (3 ani, 5 ani) de la Departamentul de document elaborat de actul. Deciziile și ordine ale organizațiilor-mamă, depuse și volume numerotate, se adaugă de-a lungul anilor cu cartea de înregistrare, și păstrate scanate în mod constant. (Anexa №3)
Pe baza listei selectate pentru distrugerea ca având o valoare științifică și istorică și valoarea practică a fondului pierdut numărul (numele fondului).
Titlul caz sau grup de cazuri la poziția
_ _ Total de cazuri de ani
(cifre și litere)
Numele persoanei care a efectuat examinarea valorii documentelor
semnătură semnătură transcriere
Managementul fisierelor preia documentele de personal ale întreprinderilor municipale de posedare lichidate, restructurate, organizații și alte structuri comerciale. La fiecare companie a pregătit un inventar al documentelor cu privire la personal. Inventarul preparat în 3 exemplare. Primul exemplar este dat întreprinderii lichidate (persoana responsabilă pentru livrarea documentelor personalului în arhivă), două exemplare sunt stocate în gestiunea arhivelor. La sfârșitul anului calendaristic, toate inventarul depus într-un caz separat.
După adoptarea documentelor privind personalul întreprinderilor lichidate, restructurate, organizații, și altele. Structuri comerciale se face actul de primire și transmitere a documentelor în format electronic și hârtie. Certificatul se face în 2 exemplare. Primul exemplar este dat persoanei responsabile pentru livrarea documentelor în arhivă, al 2-lea exemplar este păstrat în gestiunea arhivelor. La sfârșitul anului calendaristic, toate actele sunt depuse într-un caz separat, și a intrat în catalogul electronic.