1.1. Acest manual (denumit în continuare „Regulamentul“) este proiectat pentru a stabili o procedură uniformă pentru elaborarea și organizarea muncii cu ei în „_____________________“ și filialele sale (denumit în continuare „Organizația“) și sunt obligatorii pentru toți membrii personalului.
1.2. Ramurile hârtiile Organizației se face în mod independent, în conformitate cu cerințele prezentei instrucțiuni.
În elaborarea instrucțiunilor utilizate de reglementările în vigoare din România, care includ pregătirea documentelor în conformitate cu anumite reguli, păstrând nomenclatura (lista) de cazuri, crearea de fișiere în organizație pentru a asigura siguranța celor mai valoroase documente practicile actuale, precum și documente interne ale organizației.
1.3. Prevederile Regulamentului se aplică organizării de lucru cu documente, indiferent de tipul de mass-media, inclusiv pregătirea acestora, înregistrarea, evidența și controlul execuției efectuate prin utilizarea de tehnologii automatizate (computer).
Tehnologia de prelucrare a informațiilor automat de documente utilizate în Organizația trebuie să respecte instrucțiunile.
1.4. Responsabilitatea pentru organizarea fluxului de lucru, respectarea orientărilor stabilite și reguli privind lucrul cu documentele în departamentele și birourile Organizației revine cu șefii diviziunilor structurale „______________“.
1.5. evidență directă în diviziunea structurală realizată de către secretarul sau un angajat desemnat de șeful unității structurale respective.
Utilizarea mass-media, vorbitul in public, etc. informațiile conținute în documentele oficiale, este permisă numai cu permisiunea de administrare „______________“.
2. Admiterea, înregistrarea, corespondența de transmisie și trimiterea
2.1. Recepția documentelor.
2.1.1. Toate mesajele primite către Organizația primite și înregistrate în birou.
2.1.2. La primirea corespondenței este necesară pentru a verifica corectitudinea livrării sale. e-mail livrat este trimis în mod eronat PROPER. Adoptat prin corespondență este deschis (cu excepția corespondenței cu semnul de pe plic „Personal“).
2.2. Procedura de înregistrare a documentelor de intrare.
2.2.2. La primirea documentelor de înregistrare ștampilate ștampila, care menționează data primirii, numărul de serie inclus. În cazul în care documentul are o aplicație, apoi aproape de numărul de intrare este această marcă. Ștampila este aplicată pe partea frontală a primei foi a documentului, în colțul din dreapta jos.
Numerele de secvență sunt înregistrate în numerele de secvență de înregistrare în jurnalul de bord (Anexa 2 N).
Documentele nu fac obiectul înregistrării, ștampila și indică numai data primirii documentului.
2.2.3. Când de înregistrare trebuie să respecte principiul multiplicitatea unul: fiecare document este înregistrat numai o dată în Biroul Organizației.
2.3. Procedura de documente.
2.3.3. Când trimiteți un document la mai multe interpreți responsabili pentru prepararea materialului trebuie să fie Contractantul specificat în rezoluția prima. Restul interpreților sunt obligați să prezinte materialele necesare pentru executorul responsabil cu termenii de acord cu el.
Răspunsul ar trebui să fie aprobat de către toți interpreții, enumerate în rezoluție.
2.3.4. Documentele primite de la Oficiul de la unitățile structurale, al doilea nu este înregistrată.
2.3.5. Documentele înregistrate în cadrul Oficiului, transmise de la o unitate structurală a organizației la alta numai prin intermediul Oficiului.
2.4. Înregistrarea și administrarea documentelor de ieșire.
2.4.1. Semnat de conducerea „______________“ documente în aceeași zi trebuie să dea la Oficiul de înregistrare și expediere.
2.4.2. Înainte de documente primite pentru a trimite înregistrarea, pentru a verifica corectitudinea design:
- prezența de formă, semnături, datele, vizele necesare și informații despre artist;
- prezența antetului textului, numărul și data documentului, care oferă un răspuns;