Secțiunea 2. Teoria formării fondului bibliotecii.
Înțelegerea esenței și a regularităților existenței unui fond documentar ca fenomen social este necesară, în primul rând, pentru a-l forma în mod conștient și în mod intenționat.
Formarea fondului de documente este activitatea de creare, dezvoltare constantă și întreținere a fondului de documente într-un stat eficient.
Termenul "formarea fondului de bibliotecă", care combina toate activitățile asociate cu fondul într-o singură activitate, a fost introdus la sfârșitul anilor 1960. Yu V. Grigoriev. Apariția acestui termen a avut o semnificație revoluționară pentru teoria și practica științei stocurilor. Anterior, a dezvoltat o teorie și metode ale proceselor individuale asociate cu fondoobrazovaniem, achiziționarea, depozitarea, ținând cont de fond, și așa mai departe. D. unirea tuturor acestor procese în cadrul unui singur termen „formarea fondului“ a ajutat la trecerea de la înțelegerea privat pentru a generaliza, revizui integritatea procesului de fond creare si dezvoltare care a pregătit terenul pentru o vizualizare sistematică a fondului de documente. Odată cu apariția unui termen generalizat, a devenit clar faptul că fiecare dintre procesele de formare a fondului nu se dezvoltă prin sine, în conformitate cu scopurile și obiectivele proprii, ci în direcția generală a funcționării fondului de documente, în scopul scopului său sistemic. De exemplu, procesul de stocare a unui fond este menit să păstreze integritatea documentelor, prin urmare, pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să se dea documente cât mai rar posibil, deoarece se uzează mai repede și sunt mai des pierdute atunci când sunt utilizate. Dacă înțelegerea procesului de stocare este abordată din punctul de vedere al unui obiectiv la nivel de sistem și văzută ca parte a activității de formare a unui fond de documente, acesta dobândește un nou înțeles. Într-o nouă înțelegere, este necesar să se salveze documentele pentru a fi emise la cerere de către utilizatori, deoarece satisfacerea completă și promptă a cererilor de informații este imposibilă dacă documentele nu sunt sigure.
Astfel, odată cu introducerea termenului "formarea unui fond de documente", sa schimbat ideologia, paradigma tuturor proceselor de formare a fondurilor.
Când începem să studiem activitățile privind constituirea unui fond de documente, trebuie să ne cunoaștem principiile. Prin "principiu" se înțelege poziția inițială de bază a doctrinei sau teoriei, ideea călăuzitoare, regula principală de acțiune. Cu alte cuvinte, principiile reflectă cauzele principale, principiile pe care se construiesc activitățile de formare a unui fond de documente.
Cea mai consistentă abordare a identificării principiilor formării unui fond de documente, bazată pe viziunea modernă a unui fond documentar ca sistem, este folosită de Yu N. Stolyarov. El individualizează patru principii pentru formarea unui fond de documente:
Principiul selectivității (selecția latină - alegere, selecție) este în prezent începutul, principiul esențial pe care se bazează toate celelalte. Selecția este identificarea documentelor dintr-un flux de documente sau dintr-o matrice după un anumit criteriu de valoare. Ideea de "selecție" în știința fondurilor apare abia în secolul XX. Din punctul de vedere al bibliotecarilor, arhiviștilor și păzitorilor muzeelor din secolele trecute, un fond documentar are valoare numai atunci când colectează toate posibilele publicații tipărite, manuscrise și artefacte. Cu toate acestea, la mijlocul secolului XX. producția de documente a început să crească exponențial, astfel încât aduna toate publicațiile într-un singur fond a devenit practic imposibilă din cauza limitărilor obiective. - lipsa de spațiu, fonduri, etc. În același timp, problema a fost ridicată cu privire la fezabilitatea colectării în fiecare fond a tuturor documentelor. Esența principiului selectivității este că atunci când se formează un fond de documente, nu trebuie incluse toate documentele disponibile în societate, ci doar cele mai bune dintre ele.
Principiul congruenței (din congruențele latine - corespondența corespondentă) specifică direcția selecției documentelor: fondul trebuie să selecteze numai acele documente care corespund sarcinilor rezolvate de societate la un moment dat. Dacă fundația nu răspunde la cererile moderne, își pierde valoarea, își pierde sensul, devine inutilă. De exemplu, cu câteva decenii în urmă în țara noastră, scopul principal al societății, un fel de idee națională, a fost construirea comunismului, respectiv toate fondurile documentare reflectă aceste probleme. Odată cu începutul erei "perestroika", au fost necesare alte idei și alte informații. Odată cu formarea economiei de piață, au început să apară cereri de utilizator foarte diferite, urmate de actualizarea fondurilor documentare de alte documente, iar documentele care conțineau idei "depășite" au fost excluse din majoritatea fondurilor pentru documente.
Pe de altă parte, este evident că anchetele locuitorilor unui mic sat și ale locuitorilor metropolei vor diferi una de cealaltă. În consecință, nevoile de informare ale angajaților bancari și a specialiștilor din cadrul uzinelor metalurgice diferă, precum și nevoile educaționale ale elevilor și studenților din diferite universități. Principiul congruenței direcționează componența fondului de documente pentru a satisface acele solicitări care vor veni de la consumatori, excluzând din acesta toate documentele care nu vor fi revendicate în acest fond.
Profilarea fondurilor documentare înseamnă specializarea acestora, restricționarea conștientă a subiecților și a altor parametri ai fondului, în funcție de sarcinile atribuite. Profilarea este o încercare de a restrânge limitele de selecție, astfel încât fondul de documente să maximizeze satisfacerea cererilor de o anumită orientare. În centrul profilului fondului de documente sunt de obicei nevoile de informare ale unui anumit grup de persoane care rezultă din oricare dintre activitățile lor. De exemplu, biblioteca medicală științifică regională și biblioteca academiei medicale au un profil similar, dar diferit în scopul lor. În primul caz, fondul documentar este conceput astfel încât să răspundă nevoilor de informare a producției ale specialiștilor din domeniul medical, precum și șefilor instituțiilor medicale. Fondul documentar al bibliotecii universității medicale este orientat, în primul rând, către nevoile educaționale de informare ale studenților, precum și la necesitățile de producție și cercetare pentru informarea profesorilor universitari. Astfel, fiecare fond este specializat în îndeplinirea doar a unor nevoi de informare, care trebuie definite clar. Acestea se numesc "nevoi de informare a profilului".
Dar, prin limitarea profilului fondului de documente, este necesar să se ia în considerare în ce alte fonduri consumatorul de informații să poată satisface celelalte nevoi de informare, care nu sunt profil pentru acest fond. Prin urmare, profilarea trebuie neapărat să fie completată de coordonare. Coordonarea înseamnă reconcilierea profilurilor diferitelor fonduri documentare, în scopul creșterii potențialului lor de informare agregat.
Astfel, esența principiului profilaxiei-coordonării este că un fond de documente distinct, specializat în satisfacerea oricărei nevoi de informare, trebuie să-și coordoneze profilul cu alte fonduri documentare. Datorită acestui fapt, diversitatea nevoilor de informare ale rezidenților unui anumit teritoriu poate fi satisfăcută de întregul sistem de fonduri documentare.
Principiul sistematic necesită activități sistematice, sistematice, continue, sistematice și sistematice pentru a forma un fond pentru a se asigura că fondul are toate documentele de bază și accesibilitatea acestora pentru consumator. Întrucât toate fondurile de documente sunt specializate pe nevoile de informare ale unui anumit profil, acestea sunt responsabile pentru satisfacerea fără probleme a cererilor de informații din profilul lor. Orice încălcare a regulilor și continuității acestei activități va afecta în mod inevitabil calitatea acestui fond de documente. De exemplu, dacă ediția necesară nu a fost achiziționată la timp din cauza lipsei de resurse financiare, atunci mai târziu, când circulația se va vinde integral, va fi imposibil să o cumpărați chiar dacă există bani. Dacă, din cauza unei boli sau a unei vacanțe de specialitate, a fost încălcată regularitatea intrării datelor în catalog, consumatorul va primi cu întârziere informații despre prezența documentului, când nevoia acestuia a dispărut deja. Dacă nu desfășurați activități de păstrare consecventă și sistematică a documentelor, aceasta va duce la pierderea ireversibilă a documentelor. Astfel, principiul sistematicității asigură calitatea fondului documentar format ca o componentă semnificativă a întregului sistem de documente al fondurilor.
Prin urmare, toate principiile de formare a fondurilor documentare sunt interconectate unul cu altul și curg unul de celălalt. Ele se bazează pe ideea că este imposibil să satisfacem toate nevoile de informare ale oamenilor cu resursele unui fond documentar separat. Cu toate acestea, acest lucru se poate face cu întreaga colecție de fonduri pentru documente, cu condiția ca fiecare dintre ele să fie formată calitativ și sistematic, colectând cele mai bune documente care conțin informații relevante pentru consumatorii moderni. În acest sens, formarea unui fond de documente ar trebui să decurgă din înțelegerea sarcinilor cu care se confruntă întreaga colecție de documente ale fondurilor unei anumite regiuni sau țări.
Astfel, teoria formării unui fond documentar este concepută pentru a explica cum, pe baza ce idei, este necesar să se formeze un fond de documente și ce tipare și relațiile sale cu mediul extern vor determina această activitate. De-a lungul secolelor, fondologii au schimbat ideile teoretice cu privire la semnificația și scopul fondului de documente, ca urmare a schimbării opiniilor asupra principiilor și parametrilor rezultatului final al activității asupra formării sale. Teoria științei moderne evaluează pragmatic posibilitățile reale de creare a unui fond de documente, care, datorită diferitelor limitări, nu poate satisface toate nevoile de informare ale oamenilor. Prin urmare, ideea de a satisface întregul complex al nevoilor de informare ale comunităților umane cu întregul set de fonduri documentare devine fundamentală. Un fond separat, ca parte a sistemului de fonduri documentare, ar trebui să îndeplinească, cu responsabilitate maximă, funcția atribuită acestuia pentru a satisface cererile de informații ale unui anumit profil. În același timp, soluția acestei sarcini la nivel de sistem devine mai multă prioritate în formarea fondului decât punctul de referință pentru satisfacerea tuturor cererilor primite de utilizatori, deoarece utilizarea resurselor informaționale ale întregului sistem de fonduri face serviciul de informare a consumatorilor mai eficient. Astfel, teoria formării unui fond de documente extinde ideea de rezolvare a problemelor tehnologice în crearea și dezvoltarea unui fond documentar separat.