Organizarea recepției de către șeful vizitatorilor
Rolul foarte important în activitatea secretarului este jucat de formarea relațiilor cu vizitatorii. Un vizitator de orice grad, fără excepție, poate intra în biroul directorului numai după raportul secretarului. Vizitatorii pot fi clasificați, în general, de următoarele grupuri:
- angajați ai organizațiilor externe;
- Angajați în probleme actuale;
- angajații implicați în probleme personale;
În cazul reprezentanților mai înalt, secretarul ar trebui să fie raportat personal. În acest caz, desigur, este de dorit să menționăm numele, prenumele, patronimul, poziția vizitatorului și întrebarea pe care a ajuns el. Secretarul poate raporta șeful despre vizitator prin intermediul sistemului de interfonie și, după primirea consimțământului pentru primire, sugerează vizitatorului să treacă în cabinet. Este inacceptabil să invitați șeful vizitatorului în hainele exterioare la birou.
Este important să rețineți că recepția vizitatorilor de la organizații externe trebuie în mod necesar pregătită în prealabil de către secretar:
- primește un timp de recepție, coordonat cu managerul și convenabil și pentru vizitator;
- la recepția vizitatorilor (scris de mână sau computerizat) se face o intrare corespunzătoare;
- capul este informat despre problema, care va fi decisă în timpul întâlnirii cu vizitatorul.
În caz de sosire a vizitatorului fără acordul prealabil, secretarul are dreptul să decidă în mod independent: să raporteze imediat capului sau să scrie la recepție. În cazul în care, după raportul șefului de vizitatori au primit o negare receptării sale, secretarul are de oferit vizitatorului să vorbească cu capul corespunzător zamestitelemi (pe probleme de competență și probleme care trebuie rezolvate), sau o altă firmă persoană competentă. Dacă vizitatorul nu-i place o astfel de ofertă, secretarul îl informează despre data exactă și momentul în care capul îl primește. În cazul în care vizitatorul insistă pe o altă versiune care este convenabil pentru el, timpul, secretarul determină dacă un manager poate trece la vizitator de timp de recepție dorită, iar ultima dată și oră de recepție raportate.
În cazul în care capul de la care întâmpină vizitatorii, este absent din motive de boală, cum ar fi, călătorie de afaceri urgente și așa mai departe. N. Secretarul ar trebui să își ceară scuze, să explice motivul absenței sale și să cadă de acord asupra timpului pentru care recepția transferată. Secretarul poate invita, de asemenea, vizitatorul la alt membru al biroului său competent a adoptat.
Organizarea lucrătorilor detașați de primire, secretarul trebuie să determine pe ce problemă au venit pentru a afla dacă acestea sunt prevăzute cu hotel, și dacă este necesar, a le ajuta să rezolve problemele cu cazare, precum și observând certificatul de călătorie.
În cazul sosirii delegației, secretarul ar trebui să aibă grijă de alocarea salariatului, care trebuie să o însoțească.
La cererea șefului, secretarul ar trebui să poată pregăti ceaiul și cafeaua pentru cap și vizitator (sau membri ai delegației). Trebuie respectate următoarele reguli elementare:
- feluri de mâncare (cești de cafea cu farfurioare, plăci de desert, lingurițe, castron de zahăr) trebuie să fie perfect curat;
- cafeaua și ceaiul ar trebui să fie pregătite în sala de așteptare, apoi turnate în cupe și puse în biroul managerului pe o tavă;
- în astfel de cazuri, sunt necesare servetele - mai multe bucăți într-un suport special bazându-se pe toți cei prezenți cu o marjă mică, dar suficientă.
Puteți invita vizitatori sau vizitatori să-și ia propriile cupe din tavă. Cu toate acestea, în cazul în care secretarul a luat o decizie sau este obligat să-și aranjeze pahare de unul singur, atunci ar trebui să înceapă cu femei și cu vârsta cea mai veche. Puteți plasa cupa pe numărul de vizitatori de pe masa înainte de sosirea lor - în acest caz procesul de luare, cafea și ceai în birou în oală după sosirea de vizitatori și completat în prezența lor. Cafeaua și ceaiul pot fi servite cu prăjituri, biscuiți, dulciuri. În plus față de cafea și ceai (sau în loc de ei), puteți pune pe masă sticle de apă minerală și ochelari și, de asemenea, puneți o cheie pe masă pentru a deschide sticlele.
Ceaiul sau cafeaua nu pot fi turnate în cupe până la capăt - umpleți-le în așa fel încât să puteți pune întotdeauna o felie de lămâie sau să adăugați puțin zahăr.
De obicei, managerii primesc vizitatori pe probleme personale în anumite zile. În plus, secretarul ar trebui să avertizeze toți angajații pe care managerul le poate avea nevoie în timpul recepției, astfel încât aceștia să se afle la locul de muncă și, dacă este necesar, să-l ajute. În cazul unei absențe lungi a capului, recepția pe probleme personale ar trebui să fie condusă de un angajat care acționează ca șef. Apropo, secretarul ar trebui să aducă la cunoștința tuturor angajaților orelor de recepție ale companiei în probleme actuale.
Organizarea recepției angajaților firmei sale pe probleme actuale, secretarul trebuie:
- să aducă în atenția întregului personal al orelor de recepție a companiei în problemele actuale;
- să cunoască în orice moment cercul persoanelor care au acces la manager și să le transmită nestingherit;
- În funcție de specificul problemelor specifice, stabiliți o limită de timp aproximativă pentru vizite și avertizați vizitatorul în legătură cu acesta;
Adesea, vizitatorii, inclusiv cei din personalul firmei, tind să ajungă la recepție către manager, cu o întrebare care poate fi rezolvată de adjunctul sau de un alt angajat al firmei. Secretarul trebuie, prin urmare, cunosc în mod clar împărțirea responsabilităților între angajații de conducere ale societății, în scopul de a direcționa vizitatorul la soluția de o chestiune de competența directorului adjunct sau a altui ofițer al companiei.
Organizarea primire a salariaților expediați și a reprezentanților diferitelor întreprinderi, secretarul este obligat:
- aflați întrebarea în legătură cu care vizitatorul a sosit;
- să permită permisul de călătorie;
- să asiste la selectarea materialelor necesare;
- pentru a afla dacă călătorului i se oferă un hotel; dacă nu, atunci ajutați la rezolvarea acestei probleme, explicați ruta cea mai convenabilă de la hotel la instituție.
Secretarul ar trebui să acorde o atenție deosebită organizării recepției de către șeful vizitatorilor asupra unor întrebări personale. Pentru acest tip de recepție, managerul de obicei anulează anumite zile.
După ce a luat o decizie bazată pe rezultatele conversației, șeful poate instrui secretarul să înregistreze acest lucru în formele contabile corespunzătoare. Controlul asupra punerii în aplicare a deciziilor luate de către șef este efectuat de secretar.