TEXT PROCESSOR WORD. TEHNOLOGIE PENTRU CREAREA FORMELOR ȘI DOCUMENTELE DE FUNCȚIONARE
Formularele sunt concepute pentru a reduce costurile forței de muncă pentru procesarea documentelor de aplicare în masă prin pre-crearea de șabloane. Formularul constă dintr-o parte constantă (neschimbată) și variabilă (variabilă la introducerea datelor) a documentelor.
Formularul poate include:
- text arbitrar;
- grafică (desene, diagrame);
- câmpuri de text (text, date, valori calculate);
- câmpuri cu liste (pentru selectarea alternativelor propuse în prealabil);
- comutatoare (câmpuri cu steaguri pentru marcarea valorilor dorite ale liniilor de text sau a macrocomenzilor care rulează).
Pentru toate aceste elemente, puteți utiliza formatul normal.
Câmpurile variabile (text, listă, casete de selectare) pot fi personalizate făcând clic pe butonul Opțiuni din câmpul formular din bara de instrumente Forme. Pentru un câmp, pot fi specificate tipul, formatul și textul afișat în câmpul implicit. Câmpurile pot fi asociate cu orice text de ajutor afișat în bara de stare sau prin apăsarea tastei F1 sau, în ambele cazuri, a diferitelor texte.
După crearea formularului, trebuie să setați protecția pentru a preveni modificarea părții constante (puteți introduce numai informații în câmpurile variabile). Puteți seta o parolă pentru a dezinstala.
Sunt evidențiate câmpurile pentru șabloanele de formate de pe ecranul monitorului. Când tipăriți un șablon de formă, acestea nu sunt vizibile.
Uneori este necesar să creați un document compozit care să conțină textul principal, fără modificări sau cu mici modificări destinate unui anumit număr de clienți, și o sursă care să conțină textul mutabil, individual pentru fiecare client. Procesul de creare automată a acestor documente se numește fuziune de documente.
Tehnologia informației de îmbinare a documentului principal care conține informația permanentă și a sursei - baza de date cu informații variabile - este convenabilă atunci când se pregătește pentru imprimarea sau trimiterea prin e-mail sau fax a unei matrice de același tip de documente.
- Document de bază (formular, formular, scrisoare, instrucțiune), în textul căruia sunt incluse domeniile speciale de substituire sau de fuziune;
- o sursă de date, adică un fișier care conține informații personalizate pentru fiecare client. Sursa poate fi o bază de date relațională (listă) sub controlul diferitelor instrumente software.
Îmbinați documente utilizând comanda Merge din meniul Instrumente.
Procesul de îmbinare se realizează în trei etape:
1. Pregătirea documentului principal. Documentul principal poate fi pregătit ca:
Documentul principal pentru îmbinare poate fi creat într-o fereastră nouă sau poate folosi un document Word existent.
După executarea comenzii de fuziune, pe ecran apare aceeași casetă de dialog. Aceeași fereastră poate fi afișată prin rularea comenzii Creare meniu fișier și pe fila E-mail și Faxuri prin selectarea e-mailului Expert. În fereastra care apare, selectați Letters to merge. Când selectați ultima, apare fereastra Merge.
În fereastra Merger, faceți clic pe butonul Nou și selectați tipul documentului principal din meniul pop-up. Acum, documentul principal poate fi creat, dar fără câmpuri de îmbinare, care vor deveni disponibile după crearea sursei de date.
2. Pregătirea sursei de date.
Sursa de date conține valorile valorilor de îmbinare pentru documentul principal. Cele mai frecvent utilizate surse sunt foi de calcul Word, foi de calcul Excel, baze de date de acces etc. Puteți crea rapid surse noi sub forma unui document text al unei structuri tabulare sau cu o interogare în Microsoft Query.
După ce faceți clic pe butonul Obțineți date din meniul pop-up, selectați sursa de date. Acesta prevede:
- Creați o sursă de date - dacă este pregătită o nouă sursă de date pentru îmbinare;
- Date despre surse deschise - dacă utilizați o sursă de date existentă.
O nouă sursă de date este creată numai în forma unui document text Word.
Dacă utilizați un fișier existent ca sursă de date, specificați numele fișierului, formatul de date, metoda de conversie a fișierelor.
Dacă prima etapă a fost omisă în timpul pregătirii fuzionării, puteți face clic pe butonul Editați, mergeți la documentul principal de îmbinare și plasați atât câmpurile de informații permanente, cât și câmpurile de îmbinare. Când comanda este executată, bara de instrumente Mergare este afișată. Utilizând butoanele acestui panou, puteți ajusta documentul principal și sursa de date, precum și să gestionați procesul de îmbinare.
Pentru a îmbina documentul principal cu sursa de date, faceți clic pe butonul Merge din bara de instrumente Merge. Pentru a controla procesul de îmbinare, faceți clic pe butonul Căutare erori și specificați metoda de verificare:
- creați doar un raport de eroare;
- să creeze un document compozit, să semnaleze erori în momentul în care sunt detectate;
- creați un document compozit și raportați erori.
Rezultatul fuzionării este tipul documentului principal: documentul sau fișierul tipărit, mesajul e-mail, faxul este selectat în fuzionare din caseta listă în fereastra Destinație.
Dacă ieșirea documentelor compozite se efectuează prin e-mail sau prin fax, se efectuează o configurație suplimentară. Documentul de îmbinare poate fi trimis ca un document Word separat încorporat într-un mesaj de poștă electronică sau ca mesaj text.
Pentru a crea un document principal, puteți utiliza toate înregistrările sau un subset al înregistrărilor sursă într-un anumit interval de numere. Puteți selecta înregistrările sursă în funcție de condițiile - butonul Selectare înregistrare deschide fereastra de condiții. Condițiile individuale pot fi interconectate de operatorii logici și / sau.
Pentru a comanda documentele compozite de ieșire din fila Sortare înregistrări, specificați câmpurile și direcționați direcția - în ordinea ascendentă / descendentă a câmpurilor specificate.
Documentul principal pregătit pentru fuziune permite, de asemenea, transformarea inversă - într-un document Word obișnuit. Pentru a face acest lucru, în caseta de dialog Fuziune, selectați Document principal și selectați Conversie în document simplu din lista derulantă.
Sarcini și teste pe tema "Procesor de text: tehnologia de creare a formularelor și a documentelor care fuzionează"
Lecții: 2 Atribuții: 9 Teste: 1