Acceptarea mărfurilor într-un depozit sau într-un magazin poate fi reglementată prin instrucțiuni care determină ordinea de acceptare a mărfurilor după calitate și cantitate. Regulile de acceptare a mărfurilor reduc riscul de penurie în timpul acceptării și inventarului suplimentar. Organizarea acceptării mărfurilor va simplifica acest material.
Reguli de acceptare a mărfurilor în ceea ce privește cantitatea și calitatea
Regulile de acceptare a bunurilor de consum (produse fabricate), a produselor, a mașinilor și a altor produse pe care le stocați și le vindeți sunt mari și pot părea complicate. Cu toate acestea, o bună organizare de acceptare a bunurilor vă economisește banii. Prin urmare, acceptarea mărfurilor în magazin și în depozit necesită o atenție deosebită.
Între încheierea contractului cu furnizorul și acceptarea mărfurilor în depozit sau în depozit există un alt set de operațiuni suplimentare, fără de care nu va avea loc acceptarea mărfurilor. În primul rând, este necesar să convenim cu furnizorii reguli de clasificare a mărfurilor și marcarea pachetelor de mărfuri, împărțirea sarcinilor între acesta și angajații dvs., condițiile de acceptare a mărfurilor, căile de soluționare a creanțelor.
Ultimul punct este important - documentele de reglementare care reglementează acceptarea mărfurilor nu sunt obligatorii. Două documente de bază în acest domeniu nu sunt considerate obligatorii: instrucțiunea pentru acceptarea mărfurilor în termeni de număr de P-6 și instrucțiunea de acceptare a mărfurilor pentru calitatea P-7. Prin urmare, condițiile de acceptare-transfer de bunuri, care nu sunt incluse în contract și nu au fost clarificate în prealabil, pot deveni pentru dumneavoastră subiect de litigiu lung, nervos și costisitor. Chiar dacă dvs. și contrapartida ați fost de acord să urmați instrucțiunile din P-6 și P-7, verificați dacă trebuie să specificați în mod separat. Nu toate situațiile posibile sunt luate în considerare prin instrucțiuni privind ordinea de acceptare a mărfurilor.
Pregătirea pentru acceptarea-transferul de bunuri
Planificați livrarea astfel încât să nu provoace neplăceri. De exemplu, este mai bine să nu se planifice transferul bunurilor de către furnizor pentru perioada de inventar, deoarece posibilitățile de acceptare a bunurilor în timpul inventarului sunt limitate.
În continuare, trebuie să vă asigurați că angajații dvs. responsabili de acceptare cunosc contractul și principalele sale caracteristici:
- parametrii achiziției - ce produse au fost achiziționate, ce tip, volum, greutate, în ce ambalaj sau container;
- numărul loturilor de mărfuri și termenele de livrare;
- parametrii de control pentru verificarea acceptării;
- un set de documente necesare pentru acceptarea mărfurilor;
- stipulate reguli de interacțiune cu angajații contrapărții.
Pur și simplu, dacă aveți nevoie de o acceptare normală a mărfurilor comandate, asigurați-vă disponibilitatea depozitului. Acest lucru va ajuta programul de automatizare. Dvs. sau serviciul dvs. de achiziții în timp util, introduceți informații despre contractul de furnizare contractat. Angajații depozitului, la rândul său, efectuează acceptarea conform unui algoritm clar, având toate datele necesare pentru control. Potrivit rezultatelor acceptării, statutul bunurilor din program se schimbă - dacă totul este în ordine, poate fi vândut în funcție de plan, iar dacă sunt necesare corecții, ele pot fi planificate și urmărite.
De asemenea, trebuie să decideți cine organizează livrarea - dvs. sau furnizorul. În cazul în care livrarea se încadrează asupra dvs., aceasta trebuie organizată și monitorizată.
Normele de acceptare a mărfurilor într-un depozit de la transportatori
Cu operatorii de transport, precum și cu furnizorii, este necesar să se convină asupra locului, timpului și modalității de transfer a bunurilor responsabile de ambele părți, a setului de documente necesare și a procedurii de soluționare a litigiilor. Escortarea mărfurilor pe drum va fi superfluă. Este necesar să verificați termenii efectivi ai expedierii și trecerea acesteia prin punctele cunoscute, inclusiv transbordarea, precum și peste graniță și vamă.
La sosirea mărfurilor, este necesar să se verifice siguranța încărcăturii chiar înainte de acceptarea efectivă a acesteia. Procedura începe cu verificarea vehiculului. Dacă vagonul, vagonul, containerele etc. trebuie sigilat - verificați prezența și siguranța sigiliilor. De asemenea, uitați-vă la starea vehiculului, indiferent dacă acesta este deteriorat. Apoi asigurați-vă că nici marcarea încărcăturii, nici ambalajul nu sunt deteriorate. După aceea, verificați numele mărfurilor și alte informații din marcajul de transport cu documentația pentru încărcătură.
În cazul în care nu se găsește nici o deteriorare în acest stadiu, treceți la următoarea etapă a verificării preliminare. Asigurați-vă că sunt respectate termenele de livrare convenite. Verificați condițiile în care a fost transportată încărcătura - dacă a fost ambalat corect, dacă regimul de temperatură nu a fost încălcat, dacă mărfurile dvs. au fost prevăzute cu gheață, dacă este necesar și așa mai departe. Apoi inspectați încărcătura. În cazul în care transportatorul vă refuză să renumărați sau să verificați greutatea mărfurilor, aveți grijă să notați acest lucru în documentele de acceptare a mărfurilor.
Acceptarea mărfurilor în depozit
Înainte de acceptarea mărfurilor, trebuie mai întâi să eliberați locul pentru organizarea acceptării, să programați și să rezervați locuri în depozit pentru mărfurile sosite. În plus, este necesar să se aloce mijloace tehnice pentru încărcare și descărcare, să se pregătească scanerele de coduri de bare, să se compună documentele necesare și să se planifice lucrările angajaților.
Mașina cu bunurile intră în depozit, merge într-un loc predeterminat de descărcare și trece printr-o verificare vizuală, așa cum este descris mai sus. După ce mașina este deschisă și echipamentul de manipulare este livrat, descărcarea începe cu control vizual al fiecărei unități de încărcare. Bunurile sunt pre-aprobate pentru numărul de colete (pachete). În continuare, se întocmesc documentele necesare, angajații dvs. dau pachetul de documente reprezentanților furnizorului sau operatorului de transport. Apoi, starea mărfurilor se modifică în baza de date a programului de automatizare - bunurile sunt considerate primite. După aceasta, are loc acceptarea finală, iar mărfurile sunt pregătite pentru depozitare.
La acceptarea preliminară, mărfurile recalculează și verifică ambalajul pe un fel. La recepția finală, ambalajele sunt deschise și mărfurile sunt acceptate în funcție de cantitate și calitate.
Acceptarea mărfurilor în funcție de cantitate
Atunci când se acceptă mărfurile în funcție de cantitate, "puterea" reală a mărfurilor este verificată față de numărul indicat în buletinele de ambalare, facturile, facturile. Este permisă o inspecție continuă și selectivă, în care se deschid ambalajele de marfă - ambalajele sau ambalajele fabricate de către furnizor sau transportator cu bunurile. Acceptarea continuă prin cantitate este deschiderea tuturor pachetelor dintr-un rând pentru recalcularea sau depășirea mărfurilor. La acceptarea selectivă a cantității dintr-un pachet care sunt deschise de angajații dvs., sunt definite aleatoriu. Câte pachete trebuie să verificați - depinde de dvs. Aceasta depinde de obicei de fiabilitatea furnizorului. Uneori condițiile pentru o astfel de inspecție aleatorie sunt incluse în contractul de furnizare.
Acceptarea bunurilor pentru calitate
Atunci când se acceptă mărfuri pentru calitate, se verifică caracterul complet al mărfurilor, starea lor și marcarea acestora. Ambalarea mărfurilor este deschisă, iar angajații dvs. determină cât de bine au ajuns mărfurile la depozit. Pentru verificarea calității, termenele limită sunt setate în mod prestabilit:
- 24 de ore de la livrare - pentru produsele perisabile;
- 10 zile după livrare - pentru alte bunuri livrate în același oraș;
- 20 de zile după livrare - pentru produsele care nu aparțin bunurilor perisabile și sunt aduse din alt oraș;
- Termeni specifici pentru regiunile din nordul îndepărtat și asimilați acestora;
- perioada stabilită de GOST sau condițiile tehnice, pentru bunurile pentru care se aplică acești termeni și standarde.
În contractul de furnizare pot fi prevăzute, de asemenea, condiții speciale pentru acceptarea mărfurilor pentru calitate.
Certificat de livrare a mărfurilor după acceptare
În cazul deteriorării vagonului, vagonului, containerului, în care a ajuns marfa și, de asemenea, în cazul absenței sau încălcării sigiliului, va trebui să efectuați o inspecție continuă a mărfurilor în ceea ce privește cantitatea și calitatea. Apoi se întocmește un act, pe baza căruia puteți depune cereri către transportator sau furnizor. Este de asemenea utilizat pentru:
- orice deteriorare sau deteriorare a bunurilor;
- inconsistența numelor pe mărfuri și documente;
- nepotrivire a cantității sau greutății mărfurilor cu cea declarată în documente.
În cazul în care mărfurile au sosit cu mașina (inclusiv vagoanele), este permis să se facă note în scrisoarea de trăsură, mai degrabă decât să se întocmească un act.
Dacă determinați că deficitul la momentul primirii a fost datorat unor acte rău-intenționate de cineva, asigurați-vă că raportați acest lucru autorităților de aplicare a legii. Ordinul de aici este același ca atunci când este detectat un deficit în urma inventarului. În caz contrar, cel puțin nu veți putea recunoaște daunele în contul fiscal.
Program pentru magazine cu amanuntul, en-gros, magazine online si servicii.
