Importanța gestionării informațiilor și a documentației. Tendințe în dezvoltarea activității de birou în aparatul administrativ din perioada modernă.
O creștere uriașă a volumului de informații și schimbări mari în cererea de informații au început să creeze noi cerințe privind organizarea serviciilor de informare și documentare în cadrul organizației.
Cerințele pentru serviciile de informare și documentare au început să se schimbe. În străinătate, au fost numite serviciul de management (sau management) prin resurse de informații și documentație, în țara noastră - de către serviciul de asistență pentru managementul documentelor (DOW).
Direcția principală de îmbunătățire a DOW, adaptându-l la condițiile moderne, a fost utilizarea celor mai recente echipamente informatice și de telecomunicații, formarea pe baza tehnologiilor de informare și management foarte eficiente în lucrul cu documentele.
Termeni și definiții în domeniul documentației de management.
„Enciclopedia de birou“ - este o ediție electronică a documentelor de management, concepute pentru a răspunde la întrebările care pot apărea în orice etapă de lucru cu documentele administrative, din documentul și terminând cu transferul de cazuri la arhiva organizației.
În conformitate cu GOST R. 51141-98 "Lucrări de birou și afaceri de arhivă: Termeni și definiții", gestionarea înregistrărilor sau gestionarea documentelor este un domeniu de activitate care asigură documentarea și organizarea lucrărilor cu documente oficiale.
„Clerical“ și termenii „software-ul de management al documentelor“ (DOW) sunt sinonime, cu toate acestea, primul dintre ele - „hârtiile“ - originea în Rusia, în conformitate cu dicționarele limbii ruse, în a doua jumătate a secolului al XVIII-lea. și formată din combinația cuvintelor "producerea cauzei", iar "caz" la acel moment denota problema juridică sau administrativă rezolvată de organul de conducere. Definițiile termenilor schimbare: după „caz“, a început să fie folosit în sensul de „o colecție de documente“ cu privire la orice aspect, iar acum valoarea ambelor termeni - „clerical“ și „afaceri“ - consacrat GOST R 51141-98 .
3. Conceptul de "Informații". Conceptul de "document".
Informații (din informatio Latină -. Formarea atât identificarea esenței, conștientizarea expunere explicația ..) - informații importante despre orice, atunci când forma de prezentare este, de asemenea, informații care are o funcție de formatare, în conformitate cu propria sa natură.
În știința modernă sunt luate în considerare două tipuri de informații:
Informația obiectivă (primară) - proprietatea obiectelor materiale și a fenomenelor (proceselor) generează o varietate de stări, care prin interacțiuni (interacțiuni fundamentale) sunt transferate către alte obiecte și imprimate în structura lor [1].
Document - suport fizic cu înregistrat pe ea, în orice formă de informații sub formă de text, sunet, imagini, și (sau), o combinație a acestora, care are detalii care îi permit să fie identificate, și este destinat pentru transmiterea în timp și spațiu pentru utilizare și stocare publică.
Funcțiile documentului. Modalități de documentare.
Documentele pot efectua următoarele funcții. care sunt împărțite în mod convențional în trei blocuri:
§ Funcția de informare - fiecare document are o anumită "capacitate" de informație - cantitatea și calitatea informației, precum și completitudinea, optimitatea și relevanța informațiilor prezentate în ea.
§ Funcții care susțin procesul de gestionare
§ Funcții de natură culturală și istorică.
Funcțiile generale ale documentului:
§ Informații - este determinată de necesitatea documentării, stocării și furnizării de informații,
§ Comunicarea - documentele reprezintă un mijloc de schimb de informații,
Funcții speciale ale documentului:
§ Management - în acesta documentul acționează ca un mijloc de gestionare a activităților,
§ Organizational - documentul stabileste sau reglementeaza actiunile participantilor la relatii juridice,
§ Juridic - un document poate fi o dovadă scrisă și o sursă de lege,
§ All-cultural - capacitatea documentului de a păstra și de a transmite tradițiile culturale, normele estetice, ritualurile adoptate în societate,
§ Istoric - documentul este o sursă istorică.
§ Informațiile înregistrate pe un suport fizic sub forma unui set de simboluri, înregistrări sonore sau imagini și destinate transmisiei în timp și spațiu cu utilizarea facilităților informatice și a telecomunicațiilor în scopul stocării și utilizării în scopuri publice.
§ Un formular pentru prezentarea informațiilor în scopul pregătirii, trimiterii, primirea sau stocarea lor prin mijloace electronice, fixate pe un disc magnetic, bandă magnetică, disc laser și alt suport de materiale electronice. [1]
§ Un document în care informațiile sunt prezentate într-o formă electronică-digitală. [2]
§ informații documentate prezentate în formă electronică, adică într-o formă potrivită percepției umane cu ajutorul computerelor electronice, precum și pentru transmiterea prin rețele de informare și telecomunicații sau prelucrare în sisteme informatice. [3]