Un număr tot mai mare de manageri de întreprinderi aleg software-ul legal. Cum să minimalizați costul licențelor de cumpărare? În acest articol, veți găsi câteva recomandări utile pentru întreprinderile mici și mijlocii.
De unde să încep?
- Formați o comisie de inventar. Principalii dvs. asistenți sunt administratorul de sistem (sau directorul IT) și contabilul-șef (sau CFO).
- Estimați mărimea parcului computerului. Câte calculatoare, scopul și utilizarea lor. Documentele sunt păstrate de la furnizori? Sunt computerele înregistrate în departamentul contabil?
- Licențele pentru care software-ul sunt deja achiziționate? Poate că calculatoarele au fost cumpărate cu software-ul preinstalat. În special, prezența unui sistem de operare Windows legal este indicată de autocolante pe carcasa computerului.
- Aflați dacă computerele și licențele aparțin persoanelor juridice (acest lucru este relevant dacă întreprinderea este un grup de societăți sau o societate holding).
EVALUAȚI NEVOILE ÎN SOFTWARE
La o întreprindere mică, nu este necesară efectuarea unui audit complet al software-ului folosit. Este suficient să se determine nevoile de software, să se coreleze cu licențele existente și să se achiziționeze suma necesară.
După cum arată practica, majoritatea companiilor au nevoie de un set standard de programe standard:
Pe lângă setul standard, este posibil să aveți nevoie de software mai specific pentru compania dvs.
SELECTAREA FURNIZORULUI DE SOFTWARE
Care este caracteristica licențelor corporative?
- Versiunile corporative ale software-ului sunt concepute pentru utilizarea în întreprinderi, într-o rețea de calculatoare, cu un număr mare de utilizatori.
- Licențele corporative permit utilizarea software-ului în scopuri comerciale.
- Costul licențelor corporative, de regulă, este mult mai mic decât costul versiunilor în box pe loc de muncă și scade odată cu creșterea numărului de locuri de muncă.
Furnizorii de software iau în considerare interesele clienților atunci când elaborează programe de acordare a licențelor de volum. Practic, fiecare furnizor are oferte speciale pentru întreprinderi mici și mijlocii (SMB), întreprinderi mari, instituții de învățământ, organizații guvernamentale. De exemplu, Microsoft numai pentru SMB oferă mai multe programe de licențiere (OLP .OV .OVS., SPLA). Pentru a înțelege aceste programe, ar trebui să ajuți un consultant - un membru al personalului companiei furnizoare, un specialist în licențiere. Descrieți situația, cerințele software, capacitățile bugetului dvs. și obțineți de la consultant opțiuni posibile de licențiere software.
Alegeți cea mai economică opțiune de legalizare (licențiere) a SOFTWARE-ului
Decideți ceea ce este mai important pentru dvs. acum - de a economisi la suma totală de cumpărare sau de a câștiga prin economisirea de capital de lucru.
- Modul tradițional de licențiere - plătiți imediat costul integral al licențelor. De exemplu, în licența Microsoft Open License.
- Modul alternativ de licențiere - plătiți costul licențelor în părți egale pentru mai mulți ani. Această opțiune este posibilă în programele Microsoft Open Value (cumpărarea de licențe în rate de 3 ani) și Abonarea la valoarea deschisă (software de leasing pentru 3 ani cu dreptul ulterior de a cumpăra licențe).
Analizați-vă planurile pentru viitorul întreprinderii ca un grup de persoane juridice. Este posibil ca în viitor să le închideți / să le îmbinați / reorganizați?
Toate licențele sunt împărțite în înregistrări și fără nume. Detaliile de licență personale detaliază software-ul organizației-utilizator și orice altă organizație nu se aplică licenței. În cazul încetării activităților organizației, licența încetează să mai fie eficientă.
Licențele fără licență sunt cumpărate "purtător", ceea ce implică o posibilitate teoretică de a transfera o licență. Unele dintre aceste licențe sunt "atașate" la "hardware-ul" computerului. În acest caz, transferul lor în alt jur. O persoană este posibilă numai cu computerul (de exemplu, Get Genuine Kit for Windows).
În orice caz, toți producătorii au termeni de licențiere diferiți. Dacă este posibil să transferați licența unei alte organizații, se recomandă să înveți în avans, chiar înainte de a cumpăra software-ul.
Dacă ați ales licențe personale, stabiliți la care entități juridice vor fi înregistrate. În cele mai multe cazuri, principiul este simplu: cine deține computerul, atunci toate licențele software pentru acest computer îi vor aparține. Proprietarul de server cumpără licențe CAL pentru toate stațiile de lucru conectate la acesta. Desigur, există câteva nuanțe pe care consultantul dvs. de licențiere le va da clar. Rețineți că cu cât sunt mai mici pachetele de licențe pentru fiecare organizație, cu atât va fi mai scump costul global.
După cum arată practica, într-o întreprindere mică lista programelor necesare pentru muncă este standard pentru majoritatea locurilor de muncă. Poate că aveți nevoie de câteva configurații avansate - pentru un contabil, un designer etc.
Minimizați configurația la funcționalitatea necesară. Software-ul este lansat în diferite ediții ("Basic", "Standard", "Professional"), prețurile pentru care uneori diferă uneori. Luați în considerare oferte alternative de la alți producători. În special, există o selecție destul de mare de antivirus pentru diferiți furnizori.
Preferați să utilizați versiuni vechi dovedite (de exemplu, dacă utilizați în continuare Windows XP) sau încercați să faceți upgrade la noua versiune când acestea sunt lansate? Dacă sunteți un susținător al unor versiuni noi, programele speciale de furnizori (cum ar fi Software Assurance) vor economisi la achiziționarea de actualizări.
Există mai multe tipuri de oferte speciale:
ÎNTREBĂRI CARE SE ÎNDEPLINDE ÎN TIMPUL ACHIZIȚIEI DE LICENȚE
- Cum se verifică autenticitatea licențelor?
Certificatele de licență de hârtie, de regulă, sunt tipărite pe hârtie specială. Versiunile cutie au un pachet de proprietate. Cheile electronice și numerele de serie la programe sunt înregistrate pe site-uri speciale ale producătorilor. În cazul în care există îndoieli, puteți întotdeauna să adresați întrebări producătorului de software sau reprezentantului acestuia pe teritoriul Federației Ruse.
Un contract de licență este un acord între proprietarul drepturilor de autor (dezvoltatorul de software) și utilizatorul final, adică organizația dvs. Specifică toate condițiile pentru utilizarea software-ului - timpul, numărul de instalări, capacitatea de a transfera la alte computere, dreptul de a transfera licențe. Familiarizarea cu acordul de licență înainte de adoptarea acestuia este la fel de importantă ca și studierea contractului cu orice altă contrapartidă.
Da, pentru a standardiza software-ul la locul de muncă și pentru a vă asigura de curățenia acestuia. De asemenea, luați măsuri tehnice și administrative pentru a preveni instalarea neautorizată a software-ului de către angajați: restricționați utilizatorii obișnuiți la drepturi de administrare a computerului, emiteți o comandă adecvată, introduceți acest articol în contractele de muncă.
Compania ErnstYoung a elaborat un document care conține posibile metode de instalare a software-ului pentru înregistrare. Ea enumeră scheme care respectă legea rusă, cu trimiteri la acte legislative, instrucțiuni și explicații ale organelor de stat. O versiune electronică a acestui document este disponibilă pentru examinare pe site-ul Parteneriatului nonprofit al furnizorilor de software (NP PPP), sub această legătură.
Pentru a confirma în continuare drepturile de licență și scopuri contabile, se recomandă păstrarea ambalajului, media de informare (discuri cu o hologramă, în cazul în care acestea există în produs) și dovada achiziționării.
Dacă achiziția include certificatele de autenticitate Windows (COA), atunci ele trebuie lipite pe casetele computerului.
Ce urmează?
Achiziționarea de licențe software pentru întregul parc de computere pentru întreprinderi nu înseamnă că problema legalizării software-ului este închisă o dată pentru totdeauna. Viața nu se oprește, se lansează noi sarcini, se creează noi locuri de muncă, pentru care este necesar și software, termenii pentru abonamente antivirus expiră.
Astfel, termenii de economisire la cumpărarea de software sunt:
- Abordare complexă a licențierii.
- Minimizarea cerințelor software.
- Standardizarea locurilor de muncă.
- Alegerea programului de licențiere a volumului potrivit.
- Utilizarea ofertelor speciale ale furnizorilor și furnizorilor de software.
- Implementarea procedurilor de gestionare a licențelor la întreprindere.