Utilizarea Excel în afaceri reale
Scopul lucrării: să învețe cum să lucreze cu bazele de date, folosind în acest scop operațiile pentru a obține date sumare, pentru a filtra datele și, de asemenea, pentru a combina datele.
4.1. Obținerea totalurilor
Tabelul sumar este un instrument puternic pentru obținerea datelor sumare, dar oferă adesea mult mai multe informații decât este necesar.
Funcțiile pentru lucrul cu bazele de date vă permit să obțineți cu ușurință răspunsuri la orice întrebări legate de "raportare", fără a construi un tabel rezumativ.
În cazul în care o sumă funcție, AVERAGE, COUNT, MAX și MIN și la alte adăuga prefixele D, DB și B (care sunt derivate din termenul Database), obținem funcțiile de lucru cu baze de date.
De exemplu, în timp ce funcția SUM însumează toate celula interval predeterminat, funcția DSUM poate stabili (de criteriu) subset al gamei set de celule pentru a adăuga rânduri.
Să presupunem că avem o bază de date de vânzări pentru o companie mică care produce cosmetice decorative, care conține următoarele informații despre fiecare tranzacție de vânzare:
denumirea produselor vândute;
numărul de produse vândute;
venituri din fiecare tranzacție;
regiunea țării în care au fost vândute produsele.
Aceste date se găsesc în fișierul makeupdb.xls, fragmentul căruia este prezentat în Fig. 4-1.
Fig. 4-1 Date utilizate pentru lucrul cu funcțiile bazei de date
Folosind funcția DSUM cu criteriul corespunzător, putem selecta rândurile pe care dorim să le includem în suma totală. Cu aceste șiruri, funcția BDUUMM funcționează ca o funcție normală SUM.
Sintaxa funcției BDUUMM este:
BDUUMM (baza de date, câmp, criteriu).
Database_Data este gama de celule care alcătuiesc baza de date. Primul rând din intervalul conține titlurile fiecărei coloane.
Un câmp este o coloană a cărei valori este funcția sumă. Puteți specifica un câmp introducând antetul coloanei în ghilimele. (De exemplu, am putea specifica coloana Suma introducând "Sumă"). Câmpul poate fi specificat și ca număr de coloană din baza de date, numărat în partea dreaptă. De exemplu, dacă baza noastră de date conține coloane de la H la M, putem specifica coloana H ca câmp 1, iar coloana M ca câmpul 6.
Criteriu - indică o gamă de celule în care liniile pe care funcția ar trebui să le manipuleze trebuie definite. Prima linie a gamei de criterii trebuie să conțină una sau mai multe antete de coloană. (Există o excepție de la această regulă - criteriul calculat, care va fi descris în exemplele 7 și 8)
Amintiți-vă. Cheia pentru a crea o serie de criterii este că mai multe criterii într-un singur rând, combinate folosind un logic, în timp ce criteriile în rânduri diferite sunt combinate folosind un SAU logic.
Să analizăm câteva exemple care demonstrează puterea și flexibilitatea funcțiilor bazei de date.
EXEMPLUL 1. Cât de mult Jen a vândut luciu de buze?
Definiți preliminar baza de date
selectați intervalul H4: M4, apoi apăsați simultan Ctrl Shift to pentru a selecta toate datele;
definiți anteturile câmpurilor bazei de date (executați Insert → Nume → New în linia de mai sus);
asociați numele bazei de date "date" (Insert → Name → Assign data)
Aplicăm funcția BDUUMM în coloana 5 a bazei noastre de date. Coloana 5 conține veniturile din fiecare tranzacție.
Criteriul nostru, situat în intervalul O4: P5, marchează toate rândurile bazei de date pentru care Denumirea este Jen și Produsul este luciu de buze.
Astfel, introducerea în celula N5 (Figura 4-2) a formulei