Boris Chizhov, șef adjunct al departamentului de gestionare a documentelor al Departamentului Afacerilor al Serviciului Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă, Consilier de Stat al Federației Ruse, 2 clase.
Documentele primare pentru contabilitate pot fi colectate de la angajații responsabili la timp, prin elaborarea unui act de reglementare local, precum și a termenilor contractului de muncă, a descrierilor postului și a elementelor bonus.
Măsuri pentru a asigura primirea în timp util a documentelor primare
Pentru a asigura primirea documentelor primare într-un timp strict definit, este necesar să efectuați o serie de acțiuni simple.
În primul rând, ordinul de transfer al documentației la departamentul contabil trebuie stabilit în actul normativ local relevant al organizației.
Un astfel de act ar trebui să reglementeze strict fluxul de documente în cadrul organizației. Este necesar să se prescrie mecanismul circulației interne a documentelor primare, termenii de livrare a acestora, precum și numele. și pozițiile lucrătorilor responsabili de livrarea și controlul acestui proces.
Actul normativ local ar trebui să fie suficient de detaliat și accesibil pentru înțelegerea fiecărui angajat. Ar trebui să fie stabilite în mod clar instrumentele nu numai comanda si livrare a drepturilor, dar, de asemenea, consecințele care pot fi așteptate atât angajatului care a încălcat ordinea stabilită, și organizația ca un întreg (sub formă de amenzi, penalități, audituri suplimentare de către organismele de supraveghere și control).
În al doilea rând, în contractele de muncă cu angajații care sunt obligați prin natura activității lor să preia documentele primare către departamentul de conturi, este necesar să se stabilească necesitatea proiectării și livrării acestora din urmă. În acest caz, procedura specifică pentru lucrul cu documentația trebuie indicată în fișa postului angajatului.
În al treilea rând, pentru a evita cazurile de „pierderi“ ale documentelor (angajatului insistă asupra faptului că documentele predate, iar contabilul lor nu a mai văzut) transferul lor de la o unitate la alta, de la lucrător către lucrător și departamentul de contabilitate ar trebui să fie controlate de intrări în registrul corespunzător de livrare și primirea documentelor pentru semnare cu data. În plus, este posibil să se facă copii ale documentelor pe care destinatarul marchează ora primirii originalului, și, de asemenea, îi pune numele. și poziția.
Sancțiuni pentru livrarea prematură a documentelor primare
În cazul în care procedura și regulile pentru lucrul cu documentele primare sunt înregistrate în actul normativ local al organizației, contractul de muncă cu un angajat în descrierea de locuri de muncă, nerespectarea ordinului și condițiile de livrare a documentelor stabilite poate fi considerată o abatere disciplinară. Iar pentru o abatere disciplinară, adică, neexecutarea sau executarea necorespunzătoare a unui angajat din vina lui care îi sunt atribuite obligații de muncă angajatorul are dreptul de a aplica următoarele sancțiuni disciplinare (articolul 192 din RF LC.):
- demitere pe motive relevante.
În același timp, pedepsele disciplinare care nu sunt prevăzute de legile federale, charte și regulamentele de disciplină nu sunt permise. De asemenea, trebuie avută în vedere gravitatea delictului comis și circumstanțele în care a fost comisă.
Trebuie remarcat faptul că este inacceptabil să se aplice sancțiuni angajatului (pedepsirea lui cu o ruble). Sistemul de amendă sub forma deducerilor din salariile lucrătorilor reprezintă o încălcare a legislației muncii și este strict sancționat prin inspecția muncii.
Cu toate acestea, dacă organizația are un sistem de atribuire pentru anumite rezultate ale muncii, atunci cu ajutorul ei puteți obișnui cu angajații neglijenți în timp util să depuneți la departamentul contabil documentele primare.
Posibilitatea de acordare a primelor este prevăzută în Codul muncii. sistem de remunerare, inclusiv mărimea ratelor tarifare, salarii (salarii), prime și natura compensatorie a cotelor, inclusiv pentru munca în condiții care se abat de la normal, sistemele de bonusuri și sistemul de beneficii de stimulare și de prime sunt stabilite prin contracte colective, contracte, reglementările locale acționează în conformitate cu legislația muncii și cu alte acte legislative de reglementare care conțin normele dreptului muncii (articolul 135 din LC RF).
Sistemul de bonus acceptat în cadrul organizației poate să plătească o primă unui anumit cerc de persoane pe baza unor indicatori și condiții specifice prestabilite. Cercul de persoane care urmează a fi promovat, indicatorii, condițiile, sumele și termenii de atribuire pot fi stabiliți în contractul colectiv ca parte integrantă a prevederii privind bonusul. Acesta din urmă, de regulă, conține:
- dispoziții generale, care definesc gama de premiruemyh a principalelor rezultate ale activității economice pentru diferite grupuri de personal (muncitori, ingineri, tehnologi, manageri, profesioniști, angajați, etc.), cu obiective specifice, care au ca scop recompensarea;
În dispoziția adoptată privind primele și ar trebui să conțină condițiile de acordare a primelor angajaților și unităților asociate cu furnizarea documentației primare în departamentul contabil.
Amintiți-vă că legea muncii nu prevede termenii "privarea primei" și "de-lauda" pentru anumiți indicatori de performanță. Prin urmare, prezența la întreprindere a unor indicatori și condiții clare de acordare oferă oportunitatea de a recompensa merituos angajații. Neîndeplinirea de către angajatul pur și simplu nu vine dreptul de a primi premiul, și este unitatea colectivă la atribuirea sau nu, în funcție de performanța altor indicatori par să atribuie o scară mai mică.