A venit toamna și multe companii se confruntă cu un sezon dificil de războaie bugetare. Aprobarea bugetului necesită acțiuni coordonate și înțelegere reciprocă de la conducătorii tuturor rangurilor. Din păcate, procesul bugetar, de regulă, este construit în jurul indicatorilor financiari (acestea includ în primul rând, costurile de capital și costurile de întreținere a operațiunilor curente) și, rareori, să ia în considerare situația în serviciul IT. Pentru a prezenta nevoile organizației în IT cea mai convingătoare, trebuie să încercăm să uităm despre costurile de capital și de exploatare și să ia în considerare bugetul în ceea ce privește cheltuielile discreționare și non-discreționar (de discreționară engleză - «acționând la propria discreție“, «discreționar». - Notă de traducere).
Buget nediscreționar. Finanțează sprijinul și suportul tehnic al sistemelor și infrastructurii. Acesta include costul operării și suportului tehnic al aplicațiilor software și al serviciilor de producție (de exemplu, suportul sistemului de e-mail pe computerele desktop ale angajaților companiei). Acest lucru este în multe privințe similar cu procesul de întreținere a mașinii după cumpărare. Pe lângă achiziționarea regulată de benzină, este necesară umplerea uleiului, schimbarea anvelopei, actualizarea plăcuțelor de frână etc.
Un buget nediscreționar este mai mult decât o estimare operațională. Acesta include atât cheltuielile de capital, cât și cheltuielile curente. În special, costurile de capital pentru echipamente și taxele de licențiere necesare pentru susținerea infrastructurii sunt doar partea nediscreționară a bugetului.
Directorul serviciului IT este pe deplin responsabil pentru bugetul nediscreționar. El este încredințat sarcina de a justifica bugetul și de a minimiza costurile. Pentru a justifica cheltuiala, trebuie să compare mai întâi costurile departamentului IT al companiei cu standardele adoptate în industrie: cu costul susținerii la locul de muncă, instalarea unui PC și pentru a contacta asistența tehnică. Înainte de a începe justificarea, este necesar să se studieze structura costurilor. Este util să le comparați cu normele specifice industriei dvs. - desigur, dacă astfel de informații sunt disponibile pentru dvs. Dacă costurile sunt mai mari decât indicatorii din industrie, trebuie să le reduceți într-unul din următoarele moduri.
- Simplificați arhitectura pentru a reduce costurile de susținere a infrastructurii IT. Ori de câte ori este posibil, utilizați soluții și produse standard. Menținerea unui sistem omogen este întotdeauna mai ușoară și mai ieftină.
- Efectuați o evaluare comparativă a furnizorilor pentru toate acordurile încheiate pentru anul în curs. Acest lucru se aplică în special aplicațiilor software și sistemelor de telecomunicații.
- Asigurați administrarea cea mai eficientă a furnizorilor și costurile pentru produsele și serviciile lor.
- Luați în considerare externalizarea în cazul în care calitatea este menținută la un nivel acceptabil.
Bugetul discreționar. Această componentă a bugetului este utilizată pentru a dezvolta noi funcționalități și pentru a înlocui sistemele sau componentele infrastructurii. Proiectele discreționare promite, de obicei, companiei cel puțin unul dintre mai multe avantaje.
- Obținerea de beneficii financiare prin creșterea vânzărilor sau a cheltuielilor. Profitul din proiect, de regulă, este determinat de nivelul rentabilității investiției. Astăzi, în majoritatea companiilor, banii sunt investiți numai în acele proiecte care aduc beneficii financiare semnificative.
- Respectarea reglementărilor guvernamentale.
- Obținerea de beneficii indirecte semnificative. De exemplu, o instituție medicală poate finanța pe deplin crearea unui sistem care va îmbunătăți calitatea îngrijirii pacienților.
Bugetul discreționar nu este același cu cel al cheltuielilor de capital. Bugetul discreționar ia în considerare toate costurile asociate proiectelor specifice.
Bugetul proiectelor discreționare este determinat de eficacitatea lor în ceea ce privește afacerile. Anterior, proiectele discreționare au fost aproape întotdeauna justificate de directorul IT, dar în timp rolul său a devenit mai puțin evident. În primul rând pentru elaborarea proceselor de afaceri și cuantificarea exactă a beneficiilor proiectului din punct de vedere comercial ar trebui să îndeplinească directori de afaceri care au nevoie de o nouă aplicație. (Pentru o vizualizare mai realistă, în termeni generali, creșterea eficienței, și trebuie să ia în considerare beneficiul indirect.) Unitatea de cap mai bine decât alții să înțeleagă importanța proiectului și trebuie să-și apere poziția în lupta pentru finanțare.
Cu serviciul IT, responsabilitatea pentru determinarea exactă a costului proiectului nu este eliminată. Pentru a asigura viabilitatea proiectului în ceea ce privește războaiele bugetare CIO și șef de unitate de afaceri trebuie să lucreze împreună pentru a prezenta o specificație clară și cuprinzătoare a proceselor de afaceri.
Pentru a câștiga bătălia pentru buget, cererile ar trebui revizuite din punctul de vedere al alocării unei componente discreționare și nediscreționare în buget. În plus, în conformitate cu cerințele serviciului financiar, este necesar să se desemneze cheltuieli curente și cheltuieli de capital în buget. Dar principalul lucru este să vă pregătiți bine pentru a discuta nevoile IT ale organizației. În acest caz, proiectele vor fi mult mai susceptibile de a supraviețui în condițiile războaielor bugetare, iar în prim-planul luptei, șeful serviciului IT nu se va simți singur.
Distribuiți materialul împreună cu colegii și prietenii