În procesul de producție, la toate întreprinderile, se creează multe documente, care trebuie păstrate de ceva timp și, uneori, de mai mulți ani. De aceea, întrebarea devine urgentă - cum să vă organizați arhiva?
Cum să organizați o arhivă într-o întreprindere
Primul pas este crearea tuturor condițiilor necesare pentru stocarea documentelor în arhivă. Camera selectată de dvs. trebuie protejată de lumina soarelui, iar nivelul de umiditate din cameră nu trebuie să depășească nivelul permis. Intrarea în toate arhivele ar trebui să fie închisă în camera de arhivă.
Rețineți că, în conformitate cu cerințele existente la arhiva premise, acesta nu poate fi plasat în clădiri din lemn, clădire cu teren umed, camera dărăpănată. În acest caz, camera de depozitare a documentelor trebuie izolată în mod necesar de alte spații situate în această clădire. De asemenea, nu este permisă plasarea arhivei în incinte cu alimentare publică, în organizații care stochează substanțe chimice periculoase sau chimice, în apropierea magazinelor de alimente.
este necesar să se plaseze arhiva într-o clădire special adaptată sau care a fost construită special pentru a răni documentația de arhivă. Camera trebuie localizată la distanță de alte obiecte periculoase. Acestea includ locuri de parcare, garaje, benzinării. În plus, lângă camera de arhivă nu ar trebui să fie obiecte care poluează aerul.
Atunci când alegeți o cameră în care doriți să organizați o arhivă, arhiva de a lucra în mod normal, au nevoie de mai multe clădiri separate: o arhivă, spațiu pentru documente, o cameră pentru utilizarea documentelor care sunt în depozit, camera de lucru pentru toți angajații arhivei.
Sala de arhivă trebuie să fie separată de camerele de producție, de uz casnic, de arhive. Este important ca încăperea să nu aibă conducte de aerisire comune. În plus, într-o astfel de încăpere, este exclusă instalarea țevilor de alimentare cu apă și de canalizare.
Este necesar să se facă un document "Reglementări pentru păstrarea documentelor" pentru organizarea stocării documentelor și după aceea pentru aprobarea șefului întreprinderii. De asemenea, este necesar să se creeze o comisie specială de experți, care, din când în când, va efectua o examinare a documentelor pentru respectarea generală a condițiilor de depozitare. Pentru a organiza corect arhiva, ar trebui să studiezi cu atenție întrebarea - cum să organizați arhiva în întreprindere. deoarece documentația întreprinderii trebuie păstrată intactă timp de mai mulți ani intactă.
Cu acest articol citiți: