Distrugerea documentelor cu perioade de depozitare expirate este complicată de obligația organizațiilor de a respecta o serie de cerințe și recomandări stabilite prin lege. Având în vedere numărul mare de titluri cu perioade diferite de securitate, este extrem de important să se respecte toate regulile stabilite pentru stocarea și retragerea acestora.
Ce să faci cu un număr excesiv de documente contabile în arhivă
Ce documente trebuie să fie formalizate la lichidarea documentelor din arhivă
Regulamente pentru întocmirea unui act de retragere
Cum să plasați corect ziua înregistrării unui act
Posibilitățile de a scăpa de documentele cu perioade de securitate incerte
Dificultăți în distrugerea valorilor mobiliare care au expirat
Ce trebuie să faceți după întocmirea actului
Dovada de a scoate o parte din spațiul de stocare arhivă
Posibile consecințe ale distrugerii documentelor
Caracteristici de eliminare a documentelor electronice de stocare
Ce să faci cu un număr excesiv de documente contabile în arhivă
Fixarea oricărui eveniment economic, economic, personal cu ajutorul documentelor a devenit o practică comună. Firește, arhivele rezultate trebuie să fie stocate undeva, luând în considerare strict numărul și locația acestora. Acest lucru este relevant atât pentru organizații, cât și pentru persoane fizice.
Cu toate acestea, spre deosebire de persoanele particulare, companiile nu pot pur și simplu să scrie documente care au expirat. Este suficient ca un cetățean să rezolve baloturile existente la domiciliu, să ia toate cele inutile și să le ducă la gunoi sau să le ducă la hârtie de reciclare. Firmele nu pot să scape doar de documente fără a respecta o serie de proceduri legislative. În caz contrar, vor trebui să primească pedeapsa.
Pentru persoanele juridice în această privință, este furnizată o anumită secvență de acțiuni, pe care trebuie să le respecte în mod obligatoriu. Disponibile în comenzile companiei, ordinele, registrele de contabilitate pot fi retrase numai cu aplicarea tuturor formalităților legale. În plus, una dintre cele mai importante condiții este încheierea perioadei fixe de securitate.
IMPORTANT! Pentru ignorarea prevederilor acestui act normativ, firmele nu pot scăpa de pedeapsă.
Ce documente trebuie să fie formalizate atunci când documentele sunt șterse în arhivă?
Secvența acțiunilor de distrugere a documentelor cu perioade de depozitare expirate. care trebuie făcută:
- Analizați timpul în care valorile mobiliare sunt stocate pentru expirarea perioadei legale stabilite pentru aceasta. În plus, o serie de documente legate de modificările normelor juridice pot pierde puterea și relevanța probatorie.
- Crearea unui grup de lucru ad-hoc prin emiterea unui ordin executiv adecvat, care va trebui să examineze arhiva disponibilă în cadrul companiei.
- După ce documentele "inutile" sunt șterse, se întocmește un act de distrugere a documentelor cu termeni de păstrare a formularului stabilit, care se face în mod necesar de către conducătorul firmei.
- Întreaga listă a valorilor mobiliare, denumită în act, este distrusă prin întocmirea simultană a unui document separat care confirmă acest fapt.
Neglijați crearea unei comisii care să efectueze examinarea documentelor, nu ar trebui, deoarece o persoană este destul de dificilă pentru a efectua întregul complex de măsuri. În special, comisia ar trebui să dezvăluie prezența într-un dosar a lucrărilor cu o perioadă de depozitare limitată și nelimitată. În astfel de circumstanțe, volumul este dezmembrat și fiecare tip de documente este descompus în diferite grămezi. Ca rezultat, o parte a arhivei, care este prea devreme pentru a se scrie, trebuie să fie cusută separat.
De asemenea, este posibil ca într-un dosar să existe nu numai originale, ci și copii, duplicate de documente. În acest caz, toate informațiile repetate (purtătoarele sale) sunt distruse, rămân doar exemplare originale care sunt îmbinate împreună. O astfel de activitate este efectuată și de comisie.
Se întâmplă că, în timpul retragerii documentelor cu perioade de depozitare expirate, vor fi identificate copii deteriorate, ale căror texte nu pot fi identificate. În astfel de circumstanțe, comisia ar trebui să depună toate eforturile pentru a restabili conținutul și, dacă este imposibil, să includă documentul în listă pentru distrugere.
Regulamente pentru întocmirea unui act de retragere
Înainte de distrugerea documentelor care au expirat termenul de depozitare al comisiei, va fi necesar să faci o muncă destul de grea. Membrii grupului caută prin toate fișierele din arhivă, subliniind lista pentru retragerea ulterioară, care este fixată în actul "Cu privire la alocarea documentelor care nu sunt supuse depozitării la distrugere".
Nu face un recensământ detaliat al cazurilor, dar specifică numele și numărul dosarelor de documente împreună cu termenele limită pentru a le asigura siguranța. De exemplu, în partea de comenzi pentru activități curente, acestea sunt indicate:
- numele;
ultimii ani de depozitare; - indexul cazului;
- numărul de dosare;
- ultimul an de publicare.
În plus, actul înregistrează câte elemente de depozitare trebuie lichidate și ce perioadă de timp acoperă documentele care urmează să fie lichidate.
În plus, trebuie să existe o viză pentru membrii comisiei că lista este aprobată de toți membrii grupului, data înregistrării și numărul de ordine al protocolului. Apoi actul este semnat de director.
Cât de corect trebuie să puneți ziua înregistrării actului?
Pentru distrugerea corectă a documentelor cu perioade de depozitare expirate, este necesar să se stabilească ultima zi cu cea mai mare precizie, când acestea trebuie să fie neapărat în arhivă. Pentru aceasta trebuie să țineți cont de următoarele puncte importante:
Posibilitățile de a scăpa de documentele cu perioade de securitate incerte
Destul de des există documente, a căror termen de valabilitate nu este determinat de ordinele lui Rosarkiv și de Ministerul Culturii din Federația Rusă. În consecință, astfel de lucrări nu au termeni oficial de a fi în arhivă. Cum se determină data la care pot fi eliminate și eliminate?
Înainte de a lua o decizie de a elimina pachetele de documente similare, trebuie să stabiliți termenul limită pentru posibila lor păstrare în stoc. În acest scop, o comisie de experți înființată în baza unui ordin al șefului comisiei are dreptul de a trimite o cerere la orice instituție a arhivei. Numai după primirea unui răspuns oficial care specifică perioada în care este necesară păstrarea acestor documente, se poate lua o decizie privind distrugerea și pot începe procedurile tehnice adecvate. Înainte de a primi un răspuns, este mai bine să nu aplicați nici un pas cu documentația "restante".
Dificultăți în distrugerea valorilor mobiliare care au expirat
Pentru a distruge documentele contabile cu perioada de depozitare expirate, trebuie luate în considerare și condițiile indicate în ordinele de mai sus. În plus, pe lângă acestea și Legea nr. 125-FZ, există și alte documente ale căror dispoziții se aplică registrelor contabile.
Chiar mai interesant va fi situația dacă rezultatul financiar al activității companiei ar fi o pierdere. Rețineți că o pierdere în conformitate cu cerințele legii poate fi transferată în perioade ulterioare. Prin urmare, toată documentația asociată pierderii primite trebuie să fie păstrată pentru întreaga perioadă a transferului său către perioadele curente plus pentru o perioadă de timp după ce pierderea a fost transferată integral. După terminarea tuturor termenilor conveniți, documentația contabilă poate fi retrasă în mod obișnuit.
Ce trebuie să faceți după întocmirea actului?
Metodologia specifică pentru distrugerea documentației prin legi nu este definită. După înregistrarea actelor, documentele încetează să fie obligatorii pentru depozitare și pot fi lichidate în orice mod convenabil pentru companie. Exemple de implementare practică a acestei posibilități pot fi:
- Transferul valorilor mobiliare pentru procesare către o firmă de profil care desfășoară activități conexe. Această metodă este destul de costisitoare, deoarece aceste companii efectuează lucrări pe bază de rambursare. În plus, pentru toate părțile este necesar să se întocmească certificate de transfer, facturi care să indice numărul de cazuri transferate și ponderea lor. Ar fi inutil să trimiteți un reprezentant care să supravegheze procedura.
- Concasarea hârtiei prin intermediul unor mașini automate specializate.
- Incinerarea (cu toate acestea, această metodă ar trebui considerată ca fiind una extremă, deoarece sunt posibile reclamații din partea departamentului de pompieri).
Dovada de a scoate o parte din spațiul de stocare arhivă
Așa cum ați putea ghici, actul de alocare a documentelor care nu sunt supuse depozitării în vederea distrugerii nu este ultima în procesul de eliminare a documentației nedorite. Faptul de lichidare trebuie să fie documentat, de asemenea, pentru a face acest lucru, se mai formalizează încă un act. Deși nu există o formă oficială pentru completarea acesteia, este necesar să rețineți că este necesară o anumită listă de rechizite.
Astfel, actul de distrugere ar trebui să conțină următoarele date:
- numele firmei care a ținut hârtia și a constituit actul desemnat;
- data documentului;
- informații cu privire la acest fapt, indicând unitățile de măsură și numărul total de documente retrase; în plus, va fi inutil să se indice metoda de eliminare;
- Semnături ale personalului participant cu o transcriere și indicarea posturilor.
Posibile consecințe ale distrugerii documentelor
Existența unui act formal de interzicere a documentelor create de o comisie special constituită în acest scop după un studiu cuprinzător al conținutului arhivelor nu garantează o lipsă ulterioară de plângeri din partea inspectorilor. Faptul este că, în lista indicată în act, nu ar trebui să fie listate documente care nu au expirat. Dacă sa întâmplat acest lucru, după distrugerea valorilor mobiliare, capul cu un grad ridicat de probabilitate poate fi tras la răspundere. Pedeapsa, în conformitate cu art. 15.11 din Codul administrativ al Federației Ruse, se poate aplica o amendă administrativă.
Este posibil ca firmele mici să nu aibă mijloacele necesare pentru a păstra arhivele complete, însă acest lucru nu poate fi o scuză pentru faptul că nu au condiții de securitate adecvate. În acest scop, aceștia pot aloca o cameră separată și pot numi un angajat care să înregistreze înregistrările, să urmărească timpul de depozitare și să efectueze procedura de eliminare.
Caracteristici de eliminare a documentelor electronice de stocare
Legislația nu oferă nicio diferență în ceea ce privește furnizarea de termeni și metode de stocare, în funcție de tipul de suport care conține informații. În același timp, alineatul 2 al art. 29 din Legea nr. 402-FZ prescrie păstrarea tuturor mijloacelor electronice, a mijloacelor de identificare a semnăturilor digitale, a dispozitivelor de citire timp de cel puțin 5 ani, începând cu anul în care au fost utilizate ultima dată informațiile conținute în acestea.
Nivelul actual de dezvoltare tehnologică permite stocarea unor cantități semnificative de date despre companii pe suporturi electronice sau în baze de date. Dacă comisia de experți creată pentru inventarierea arhivelor ajunge la concluzia că perioada de stocare obligatorie a informațiilor a expirat, ea poate fi lichidată împreună cu transportatorul. Metodele de lichidare pot fi similare cu cele utilizate pentru titluri. În plus, puteți utiliza eliminarea simultană a vechilor și salvați date noi pe suport.
În ceea ce privește proiectarea documentației, nu există, de asemenea, cerințe sau formulare speciale. Cu toate acestea, datorită specificului metodei de asigurare a siguranței, este necesar să se ia în considerare un număr de puncte:
- Nu puteți să ștergeți fișierele și să nu aruncați materialele fără a fi necesar să depuneți un act corespunzător;
- Este interzisă eliminarea datelor necesare instanței;
- Este interzisă divulgarea informațiilor conținute în dosarele distruse, dacă constituie un secret comercial sau oficial;
- toate informațiile autorizate pentru lichidare sunt supuse distrugerii pe toate suporturile, inclusiv duplicarea sau copierea.
Lichidarea unei părți a arhivei cu perioada de depozitare expirată este permisă numai cu hotărârea unei comisii de experți formate special pe baza certificatului executat. Din cauza distrugerii fizice, este de asemenea necesar să se întocmească un document cu o listă, numărul de lucrări și o descriere a metodei utilizate. Tehnologia practică folosită pentru distrugere nu este stabilită legal, compania o alege. Pentru aceasta, pot fi implicate companii terțe care furnizează servicii similare.