Morey Stettner
Exemple de megalomanie se găsesc foarte des. Majoritatea managerilor novici sunt încrezători că pot să-și facă treaba mai bine decât angajații lor. Recent, secretara care a început să avanseze prin rândurile scării, va avea mai multă încredere în abilitățile de stocare a documentelor decât în acuratețea muncii subordonaților ei. Un manager de resurse umane la recrutarea angajaților va avea mai multă încredere în intuiția lor decât în cazul judecătorilor care au intervievat candidatul pentru această funcție. Contabilul își va petrece o jumătate de oră din timpul său mai mult pe baza cifrelor totale trimise de subordonați, deoarece îi încredințează munca, și nu pe ei.
Aceasta explică motivele pentru transferul de autoritate devine o provocare serioasă pentru mulți manageri, în special pe începători, care sunt utilizate pentru a efectua munca pe cont propriu, mai degrabă decât pentru a permite altora să se exprime. Dacă credeți că există o legătură între gradul de control al muncii și calitatea rezultatelor, atunci doriți să controlați toată lumea și totul.
Nu exagerați cerințele
În calitate de manager de novice, trebuie să vă întâlniți cu un singur fapt: nu puteți face totul singur. Succesul dvs. depinde de contribuția la munca angajaților dvs. Dacă își îmbunătățește în mod constant abilitățile, ei nu numai că devin lucrători mai valoroși, ci și lucrează cu mare entuziasm, interes și încredere.
Sună grozav, nu-i așa? Tot ce trebuie să faceți este să respirați puțin suspinul și să îi alegeți cele mai bune căi pentru ele însele. Rezistați nevoii de a interveni și de a finaliza ceea ce încep. Înțelegeți că, chiar dacă trebuie să așteptați 10 minute în timp ce cineva finalizează misiunea, aceste 10 minute vor fi mai mult decât compensate în viitor. Veți salva zeci de ore, oferind angajaților suficient timp pentru a putea face față sarcinilor și pentru a obține experiența necesară în acest domeniu.
Dacă vă este greu să vă relaxați puțin, imaginați-vă cel mai rău scenariu: le veți da sarcini și nu vor putea să le facă față. Pot apărea erori și le puteți capta. Va exista o parte pozitivă: angajații care fac greșeli și le corectează devin mai valoroși pentru dvs., deoarece știu să nu facă acest lucru. Experiența lor devine cel mai bun profesor.
Un alt obstacol în munca este timpul. Unii manageri novici preferă să facă singuri lucrarea, pentru că vor ieși mai repede. Răspunsul meu preferat este următorul: "Ați luat în considerare cât timp veți economisi în această perioadă în următoarele șase luni? Și pentru un an?
Desigur, puteți economisi timp făcând munca singură și nu ați instruit angajatul. O dată. Dar, în a doua, a treia, a patra oară, veți începe să înțelegeți că pierdeți timpul inutil.
Să presupunem că insistă să verificați echipamentul în fiecare săptămână. Chiar dacă asistenții sunt capabili să învețe rapid cum să o fac bine, nu doriți să le explice toate etapele acestui proces, astfel încât să faci check-te. Dar să numărăm. Conform calculelor dvs., veți pierde aproximativ o oră, explicând angajaților dvs. ce trebuie să acorde atenție în timpul cecului. Calculele dvs. arată, de asemenea, că va trebui să părăsiți alte două ore pe săptămână în primele patru săptămâni pentru a le urmări munca și pentru a vă reaminti cum să le executați în mod corespunzător. Dar, după o lună, le poți da libertate completă, pentru că vei fi mulțumit de pregătirea lor. Ca urmare, vă veți elibera o oră pe săptămână.
În cursul anului veți elibera, prin urmare, aproximativ 48 de ore din timpul dvs., ceea ce corespunde a șase zile lucrătoare cu normă întreagă, petrecând în total 9 ore în prima lună pentru a arăta subordonaților dvs. cum să inspecteze echipamentele.
Dacă vă uitați într-un viitor și mai îndepărtat, devine clar cât timp veți economisi prin schimbarea îndeplinirii acestei sarcini pe umerii angajaților.
Spuneți angajatului dvs. unul dintre lucrurile pe care trebuie să le faceți astăzi. De exemplu, poate fi o comandă pentru a apela cinci clienți în numele dvs. Atunci când delegați autoritatea, setați timpul când controlați rezultatele. Și acum cel mai dificil lucru: uitați de el înainte de a vă întâlni cu interpretul. Nu vă amestecați, nu căutați o scuză pentru a observa cum îndeplinește sarcina.
Abilitatea de a da instrucțiuni
Având în vedere avantajele transferului de autoritate, învățați cum să oferiți direcțiile corecte. Din modul în care stăpâniți această abilitate, aceasta va depinde de cât de bine și rapid angajatul va îndeplini sarcina.
Începutul managerilor aproape nu poate da indicații. Ele pot fi repetate sau explicate în tonuri arogante. Astfel de erori pot duce la un rezultat negativ.
Iată cele cinci cele mai frecvente greșeli pe care le fac managerii, dând ordine:
1. O fac pe drum. Pentru a înțelege instrucțiunile, nu trebuie să spuneți în grabă. Vorbind repede și plecând imediat, aveți riscul de a vă lăsa pe angajați uimiți, nu sunteți siguri cum să ajungeți la afaceri. Amintiți-vă: mulți dintre ei au nevoie de timp suplimentar pentru a gândi prin direcții și pentru a vă asigura că înțeleg sarcina. Dacă nu le oferiți ocazia de a înțelege ceea ce ați spus și de a pune întrebări, creșteți probabilitatea de erori în ceea ce privește performanța muncii. Mai rău, ei pot simți că îi tratezi cu dispreț, în grabă, dând ordine, încercând să faci ceva mai important.
3. Ele dau prea multe indicii. O modalitate neobișnuită de a face angajații să se simtă ca niște pălmizi este să-i tratezi ca pe copii. Nu dați ordine cu convingerea că subordonații sunt prea înceți sau proști pentru a vă înțelege. Dacă repetăm în mod inutil pozițiile evidente sau vorbim într-un ton indulgent, poți să-ți înființezi întregul personal împotriva ta. Ei pot cheltui mai multă energie pe nemulțumire față de felul tău de conversație decât pe stăpânirea esenței cuvintelor tale.
4. Ei uită să se asigure că sunt înțeleși. Managerii experimentați știu că unii angajați pot să nu admită că nu au înțeles nimic. În loc să spui "nu înțeleg" sau "nu sunt sigur că ți-am prins gândul", ei pot să-și înțeapă capul, demonstrând că sunt cu toții limpezi. Nu vă permiteți un astfel de comportament. Lăsați angajatul să confirme verbal că a înțeles instrucțiunea. Reactați, dați sfaturi în deplasare și evaluați capacitatea lor de a finaliza cu succes sarcina.
Pentru a vă asigura că instrucțiunile dvs. sunt înțelese corect, trebuie să vă petreceți destul timp vorbind cu subordonații. Știu managerul care a dat ordinele, făcând niște note grabite și le lipi pe monitorul computerului angajatului. Angajatul a venit la lucru dimineața și a fost nedumerit când a văzut instrucțiuni vagi și de neînțeles. Și întrucât managerul era aproape întotdeauna la întâlniri sau în afara biroului, personalul său nu putea să-i pună întrebări pentru a clarifica sarcina.
Alegeți cu grijă cine să alocați sarcina
Majoritatea managerilor novici știu că sunt obligați să distribuie responsabilități. După ce au depășit tendința de a face totul pe cont propriu, încep să înțeleagă că distribuirea muncii între toți membrii echipei va servi intereselor comune, dar adesea ignoră aspectul important: alegerea interpretului potrivit.
Trebuie să alegeți cei mai buni performanți pentru fiecare activitate specifică. Pentru managerii începători, problema numărul 1 în alocarea sarcinilor este convingerea că munca încredințată este ușoară și oricine o poate face. Ca urmare, ei numesc un interpret aleatoriu. Această distribuție a muncii nu are succes.
Fiind în funcția de manager timp de câteva săptămâni, probabil că deja știți cine este în echipa dvs. este înclinat să se plângă și cine trebuie să reziste sau să se certe cu dvs. atunci când faceți ordine. Dacă decideți să nu vă deranjezi pe acești angajați vicioși, atunci va trebui să vă ocupați de mai mulți angajați obligați. În consecință, acesta din urmă va fi nefericit.
Alegeți și încercați diferite abordări la atribuirea artiștilor interpreți sau executanți. Lăsați în rezervă timpul să încredințeze cel puțin câteva sarcini angajaților încăpățânați sau independenți. Fiți pregătiți să discutați cu ei meritele diferitelor metode și abordări. Ascultați cu atenție sugestiile lor pentru performanța optimă a sarcinii. Bine ați venit la inițiativa lor și vă încurajați să oferiți alternative rezonabile alternative.
Încercați să contactați angajații motivați pentru a îndeplini cu succes misiuni. Vă rugăm să citiți în loc de dumneavoastră vorbire la conferință, adresată unui specialist timid, va fi imposibil pentru această persoană. Dar dacă îl rogi să-ți scrie un text de vorbire și apoi să-l transmită unui angajat mai puțin timid, folosești forțele fiecăruia.
O modalitate de a identifica dependențele în munca angajaților este de a oferi fiecăruia o listă a dorințelor lor, indicând cazurile în care ar dori mai mult. Acestea pot indica activități precum participarea la relațiile interdepartamentale, controlul asupra bugetului sau participarea la dezvoltarea celor mai moderne tehnologii.
Având o astfel de listă, puteți da ordine specifice acelor angajați care îi vor îndeplini cu entuziasm. Nu trebuie să ghiciți cine să vă dea această sarcină sau acea sarcină.
Gestionarea în perioade de criză
Principalul motiv pentru care managerii de multe ori nu îndrăznesc să dea ordine este teama că sarcina nu va fi finalizată. Ca urmare, ele încep să remedieze neajunsurile angajaților, care nu au înțeles sau au uitat să urmeze instrucțiunile.
Managerii începători trebuie să accepte inevitabilitatea ca anumite comenzi să nu fie îndeplinite. Probabil greșeli din cauza neînțelegerilor. Managerii sau angajații acestora pot pierde detaliile lucrării. Angajații vor epuiza toate resursele. Eșecurile pot face imposibilă desfășurarea activității la timp sau în modul potrivit.
Dar acesta nu este motivul pentru a face totul singur.
Când locul de muncă nu reușește, cauza lui este, de obicei, o explicație neatentă sau o coordonare slabă. Managerul a explicat că sarcina nu este suficient de clară sau că muncitorii nu au cunoștințele sau abilitățile necesare pentru ao îndeplini cu succes.
Cum puteți face față acestor dificultăți va determina atitudinea în continuare a subordonaților față de ordinele voastre. Dacă sunteți iritat, ei nu vor îndrăzni să aplice noi abordări pentru sarcină sau să-și asume riscuri pentru a-și îmbunătăți rezultatele. În plus, ele pot începe să vă ascundă de fapte negative și să vă prefaceți că totul este în ordine, iar acest lucru va complica doar situația.
Reacționând calm, veți convinge angajații că nici cele mai greșite greșeli nu vă vor submina relația. Reacția ta rezonabilă și rezonabilă va arăta că preferați să cunoașteți totul, chiar dacă este chiar o veste proastă.
Distribuția responsabilităților ascendente
Mulți cred că distribuția sarcinilor merge întotdeauna de sus în jos, de la seful la subordonat. De fapt, cel mai bun rezultat este obținut dacă o astfel de distribuție rezultă dintr-o conversație între un lider și un subordonat (sau întreaga echipă) când elaborează împreună un plan de acțiune pentru rezolvarea unei anumite probleme.
Majoritatea angajaților preferă să participe la căutarea comună de soluții, mai degrabă decât să se supună ordinelor orbe și să acționeze sub control continuu.
Pentru a vă asigura că utilizați metoda de alocare a sarcinilor cu implicarea lucrătorilor, să ia o regulă să le spun: „Aceasta este ceea ce trebuie să fac“, și de a pune două întrebări: „Cum o faci“ și „Care sunt avantajele și dezavantajele vezi în acest abordare? ". Acest lucru îi va încuraja să caute cele mai eficiente metode de lucru, și nu doar să urmezi orbește ordinele.
Atunci când angajații participă la repartizarea sarcinilor, în rezolvarea unei anumite sarcini, ei devin mai activi și, de asemenea, își asumă responsabilitatea pentru rezultatul final. Când angajații știu de ce fac ceva și ajută să decidă cum să facă acest lucru, atunci probabilitatea unei sarcini de succes crește semnificativ. Aceștia sunt pe deplin implicați în proces, ceea ce le mărește dramatic motivația.
Iată cum puteți testa acest lucru. Organizați un experiment bidirecțional. În primul rând, cereți angajatului să facă ceva fără întrebări și discuții suplimentare. Doar dați ordinul și asigurați-vă că este înțeles. Apoi dați aceeași sarcină unui alt angajat cu același nivel de cunoștințe și experiență. Dar de această dată îl implică în discuție. În plus față de cele două întrebări care au fost deja menționate mai sus, puteți să-l întrebați: "Ce credeți despre asta?" Și "Ce idei aveți despre cum să faceți acest lucru?".
Comparați rezultatele. Cu siguranta veti gasi ca cel de-al doilea interpret al sarcinii se desfasoara mult mai bine. Mai mult, acest interpret poate aduce beneficii suplimentare: în loc să calculeze pur și simplu modalitatea de atingere a obiectivului dvs., el poate oferi metode noi pentru îndeplinirea sarcinilor anterioare.
Când permiteți muncitorilor să determine natura și amploarea muncii lor, o fac mai atent și cu atenție. Și acest lucru nu duce numai la rezultate mai bune, ci vă ajută foarte mult la munca dvs. ca manager.
- Puteți să vă îndepliniți mai bine funcțiile de manager, distribuind sarcini între angajați. Faceți întotdeauna totul cel mai ineficient.
- După ce ai terminat munca, dar astăzi repede, vei pierde mult timp în viitor.
- Când acordați ordine, lăsați timp să răspundă la întrebările interpreților și să le ascultați ideile.
- Când dați sarcina, spuneți angajaților informații cheie, cum ar fi scopul lucrării și termenul limită pentru executarea acesteia, dar nu repetați și nu treceți în prea multe detalii.
- Acest lucru poate fi perceput de către personal ca o estimare scăzută a potențialului lor.
- Nu selectați animalele de companie din echipă. Distribuiți sarcini astfel încât fiecare angajat să fie implicat în abilitățile lor.
- Dacă munca pe care ați făcut-o nu este făcută în mod corespunzător, concentrați-vă asupra rezolvării acestei probleme. Nu reacționa prea mult la eșec, aducând toată mânia la angajat, vinovat de asta.