Imprimarea datelor variabile necesită crearea unui șablon și existența unei baze de date a clienților. Șablonul este, de obicei, creat în aplicația software sub forma unui aspect al paginii, iar datele clientului sunt luate în cea mai mare parte din bazele de date obișnuite. Informațiile bazei de date pot fi gestionate și modificate în formatul cel mai potrivit pentru imprimarea datelor variabile.
Cel mai important lucru la imprimarea documentelor personalizate este o bază de date care conține informații personale. Și atunci când se lucrează cu bazele de date, cele mai multe greșeli sunt cele mai des întâlnite.
În cele mai multe cazuri, acestea sunt utilizate pentru fabricarea programului Misrosoft Excel, care este capabil să facă multe lucruri în mod automat: de exemplu, pentru a converti data la numere și vice-versa, schimba numerele introduse pe unitate și introduceți numărul rezultat în linia următoare, „interveni“ în ortografia. Uneori, acest lucru duce la rezultate dezastruoase. Mai ales în combinație cu utilizarea Cuvântului.
Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că aceste programe sunt rele. Ei au o mulțime de oportunități unice. Dar aici este important să înțelegeți că trebuie să știți foarte bine toate subtilitățile și să verificați cu atenție datele înainte de a trimite documentul pentru imprimare. Sunt de acord, va fi foarte insultă să aruncați circulația numai din cauza faptului că vor exista erori în date.
Programele de tipărire cu date variabile pot exista ca programe independente, pot fi integrate în RIP sau pot exista ca opțiuni pentru aplicațiile grafice convenționale.
Programele de fiecare tip au propriile capacități și proprietăți specifice. Unele pot fi foarte ușor de utilizat, dar nu au capacitățile necesare. Altele pot fi puternice, dar greu de manevrat și au nevoie de specialiști calificați pentru a lucra cu ei.
Toți vânzătorii de echipamente digitale de tipărire oferă posibilitatea imprimării datelor variabile, dar nu toate imprimantele digitale funcționează cu succes pe această piață.
Dacă vă decideți să tipăriți produse personalizate pe cont propriu, aceste informații vă vor ajuta fie vă vor convinge să faceți comanda specialiștilor.
După foaia de calcul Excel este gata, puteți începe programul Word și de a folosi funcția sa specială pentru un document bazat pe o foaie de calcul Excel, în cazul în care fiecare pagină este o informație constantă (a Cuvântului) cu o variabilă inserată în ea (din Excel). Va rămâne doar să imprimați acest document cu mai multe pagini pe o imprimantă sau o presă digitală. Toate acestea sunt destul de viabil, dar există un avertisment: în cazul în care partea constantă a informațiilor „grele“ (conține o cantitate mare de material ilustrativ), apoi imprimă va fi foarte mult timp, și chiar dacă o diferență de o singură literă, fiecare pagină nouă va fi trimisă separat la imprimantă și recalculați.
În cazul în care, cu toate acestea, este nevoie de o personalizare complexă, cu ilustrații de diferite tipuri, diferite domenii de text domenii care deja nu se poate face fără instrumente specializate pentru lucrul cu date variabile generate dinamic. Acestea sunt furnizate de multe companii, iar acestea sunt, de obicei legate de o presă de tipar digital, și a fost inițial destinat pentru utilizarea funcțiilor sale. Aparatul primește o copie a informațiilor permanente și apoi se adaugă doar diferența următoarei benzi față de cea precedentă. Ca urmare, cantitatea de date este redusă de mai multe ori și timpul de funcționare, de asemenea. O mașină digitală bună tipărește paginile cu informații variabile cu aceeași viteză pe măsură ce replică același lucru.
Există, de asemenea, produse software independente, de exemplu, popularul Mail PrintShop. Cu acest program puteți crea documente personalizate foarte complexe care conțin diferite tipuri de combinații de informații atât ilustrative, cât și textuale. Programul creează un document cu mai multe pagini tipărit pentru o perioadă lungă de timp.
Cu toate acestea, unele dintre funcțiile sale vă permit să obțineți comenzi speciale pentru gestionarea procesoarelor raster, care vă permit să ocoliți această problemă, iar imprimarea va fi mult mai rapidă. Dar nu toate procesoarele raster au funcții similare (cele mai multe dispozitive de birou nu le au), așa că trebuie să imprimați pagina cu pagină.
Deci, dacă documentele personalizate sunt complexe, atunci este mai bine să le dați să imprime pe mașini speciale profesioniștilor. Acest lucru va fi mult mai ușor în cele din urmă. Singurul lucru pe care totuși trebuie să-l faceți este să debugați și să verificați cu atenție baza de date cu informațiile. Chiar și cei mai experimentați "imprimante digitale" nu pot face asta pentru tine. Și dacă există erori în baza de date, atunci toate acestea vor apărea într-o manieră magică într-o copie tipărită. Și pentru a face o cerere în acest caz, va fi posibilă numai pentru ea însăși.
Ce pot fi folosite ca date variabile?
Aproape tot ceea ce se află în baza dvs. de date:
- coduri unice și coduri de bare;
- orice elemente grafice;
Prima linie nu conține variabilele în sine, ci numele câmpurilor lor. Datele variabile în sine sunt situate în coloane sub numele câmpurilor.
După aceea, fiecare câmp variabil poate fi localizat oriunde în structura părții constante pentru acesta, poate fi selectat fontul, culoarea etc.
Charmul îmbinării datelor este că datele variabile pot fi orice - numere, litere, nume, nume de familie etc.
Mă voi uita la exemplul de trecere. Trebuie indicat numărul și numele-prenume-patronimic.
1. Creați un fișier în Excel, unde vom ciocni toate datele care ar trebui indicate în document (Figura 01). Prima linie este antetul coloanei, apoi datele în sine. Salvați ca Text Unicode (* .txt).
Facem clic pe "nume" - se introduce o coloană cu nume de familie, etc.
Ar trebui să fie ca în figura 02.
Dacă bifați caseta de previzualizare - desigur, acestea vor afișa datele care vor fi inserate.
3. Faceți clic pe butonul din colț, numit Creare document mixt. Există diferite setări pe care le puteți configura așa cum doriți. Și așa mai departe o singură foaie a fost o invitație (atunci când este creat un document, numărul de pagini, care este numărul de elemente din baza de date), și că, pe de o foaie a avut o grămadă de invitații, în general, în mod diferit.