Dacă angajatul își desfășoară lucrările obișnuite pe șosea, compania trebuie să-i ramburseze cheltuielile legate de călătorie. Acest lucru este menționat la articolul 168.1 din LC RF. În plus, călătoriile de afaceri nu sunt astfel de excursii (articolul 166 din LC RF). Aceasta înseamnă că aici vor fi aplicate reguli speciale. Să ne dăm seama ce documente aveți nevoie pentru a justifica o astfel de compensare și cum să o luați în considerare în mod corespunzător în cheltuieli.
Ce fel de slujbă este o slujbă care călătorește și cum o depun?
Ei bine, și costurile pe care compania le rambursează pentru călătoriile angajaților, enumerate la articolul 168.1 din LC RF. Acesta este costul călătoriilor, al locuințelor și al subzistenței. Precum și alte compensații convenite cu angajatorul. Deci lista plăților pentru călătorie este deschisă. Iar compania poate să-i extindă pe deplin modul în care va avea nevoie. Desigur, în cadrul unor motive justificate.
Numai în orice caz, natura călătoriei muncii angajatului trebuie să fie confirmată prin documente. În primul rând, asigurați-vă, în contractul de muncă cu angajatul, condiția lucrărilor de călătorie (Partea 2, articolul 57 din LC RF). Ei bine, și în al doilea rând, valoarea compensațiilor și procedura de plată a acestora reflectă documentele interne ale companiei. Nu uitați de lista locurilor de muncă, a profesiilor și a posturilor angajaților care lucrează pe șosea. Toate acestea pot fi prescrise direct într-un contract colectiv sau într-o ordine executivă separată. Sau să proiecteze și să aprobe o dispoziție separată. Acest lucru este convenabil pentru companiile în care există mulți angajați cu o natură de călătorie.
Cum să luați în considerare compensarea cheltuielilor
De ce este important să nu faci o greșeală și să iei costuri exact ca ceilalți? Adevărul este că unele cheltuieli ale companiei pot fi scoase doar de standard, care se calculează la fel ca și costul forței de muncă. De exemplu, costurile pentru asigurarea personală voluntară a salariaților vor fi luate în considerare numai într-o anumită sumă - 6% din costul forței de muncă (paragraful 9, clauza 16, articolul 255 din Codul fiscal al RF). Același lucru este valabil și pentru ospitalitate. Pentru ei, limita este de 4% (alineatul 3 al clauzei 2 din articolul 264 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Astfel, prin includerea compensațiilor în costurile forței de muncă, compania poate elimina costurile normalizate într-o sumă mai mare decât ar fi trebuit. Astfel, organizația va subestima impozitul pe profit cu toate consecințele care decurg din aceasta.
Și, bineînțeles, să nu uitați că, în orice caz, societatea trebuie să respecte regula din paragraful 1 al articolului 252 din Codul Fiscal. Adică, orice costuri trebuie să fie justificate și documentate. Pentru a face acest lucru, angajatul va avea nevoie de cecuri în numerar, BSO, documente de călătorie și alte documente care să confirme că a cheltuit cu adevărat bani în călătorii de afaceri.
Trebuie să plătesc impozitul pe venitul personal și primele de asigurare
Cheltuielile asociate călătoriei apar de la angajat în timpul muncii sale. Astfel, banii pe care societatea la compensat pentru cheltuielile angajatului nu pot fi considerați venituri. Această concluzie rezultă din partea 2 a articolului 164 și din articolul 168.1 din LC RF.
A. Amidon,
auditor al grupului de audit și consultanță "Ural Union"