În prezent, toate procedurile de completare și prelucrare a cărților de muncă se desfășoară în conformitate cu regulile descrise în Codul Muncii al Federației Ruse. Cu toate acestea, în unele cazuri, personalul HR are dificultăți în a face înscrieri în acest document. Pentru a evita situațiile neplăcute, este necesar să se analizeze în detaliu toate nuanțele de care depinde corectitudinea umplerii cărților de muncă.
Cerințe unificate pentru completarea cărții de lucru
Toate intrările obligatorii din registrul de lucru sunt introduse în întregime, fără abrevieri, au propriul număr de serie în secțiunea corespunzătoare, iar datele sunt înregistrate numai în cifre arabe. În acest caz, ziua și luna sunt indicate cu două cifre, iar anul cu patru.
La momentul acceptării unui nou angajat, angajatorul trebuie să verifice dosarul de muncă pentru a-și dovedi autenticitatea. Pentru a face acest lucru, în primul rând, datele de pe prima pagină trebuie reconciliate (sunt verificate în baza datelor din pașaportul angajatului). În plus, pagina de titlu a documentului trebuie să aibă sigiliul întreprinderii, care este primul loc de muncă al subordonatului. Dacă sigiliul de pe pagina de titlu lipsește sau este ilizibil, atunci cartea de lucru este recunoscută ca nevalidă.
Cand vine vorba de lumina ca atunci cand aplici pentru un loc de munca, cartea de munca este invalida sau absenta, angajatorul ar trebui sa inceapa unul nou. Uneori se întâmplă ca noul angajat să nu închidă ultima înregistrare a locului de muncă (nu există date privind demiterea din ultimul loc de muncă). Într-o astfel de situație, este interzisă o nouă înregistrare de admitere până când, în registrul de lucru, nu există o confirmare legală a faptului de concediere.
În conformitate cu Codul Muncii al Rusiei, în cartea de muncă nu se poate face un semn cu privire la sancțiunile impuse angajatului (cu excepția unei înregistrări de concediere). Dar înregistrarea muncii continue sau neincluderea unui anumit moment într-o înregistrare continuă trebuie să fie înscrise în ordinea stabilită de Codul Muncii.
Secțiuni din registrul de lucru
În fiecare registru de lucru există trei secțiuni:
- datele salariaților>
- date privind ocuparea forței de muncă>
- date despre premii.
În prima secțiune, care se află pe pagina de titlu, sunt indicate datele despre angajat, respectiv numele complet, data nașterii, informațiile despre educație și specialități (profesii). Toate informațiile sunt introduse integral, fără inițiale și abrevieri, bazându-se pe informațiile din pașaport și diploma de educație a angajatului. După completarea paginii de titlu a fișei de lucru, angajatul este obligat să verifice cu atenție corectitudinea înregistrării și să-și pună semnătura. După aceea, pagina de titlu este semnată de angajatul departamentului de personal responsabil cu completarea cărților de muncă și, în final, ștampila întreprinderii este pusă în evidență.
Cea de-a doua secțiune a documentului conține informații despre activitatea de lucru a unei persoane. Ea notează despre admitere, transfer și concediere. Fiecare înregistrare trebuie întocmită corespunzător, indicând data, titlul și denumirea întreprinderii. Toate înregistrările sunt suportate de numărul de ordine și ștampila (ștampila) a organizației.
A treia secțiune este premiile. Acesta este destinat să înregistreze faptele premiului și premiile angajatului care indică realizările, data acordării și documentul care sta la baza înscrierii. Dacă o secțiune este plină (nu există spațiu liber pentru noi mărci), atunci responsabilul cu resursele umane trebuie să aranjeze o inserție specială suplimentară pentru carnetul de lucru.
Ghid pas cu pas pentru completarea cărții de lucru
Atunci când recrutează o persoană pentru muncă, specialistul departamentului de personal trebuie să verifice disponibilitatea forței de muncă și corectitudinea înregistrării / completării acesteia. În cazul în care angajatul nu are acest document, ofițerul de personal trebuie să îl înceapă și să completeze toate secțiunile necesare în conformitate cu cerințele Instrucțiunii, care a fost aprobat prin Decretul Guvernului Rusiei nr.69.
Umplerea forței de muncă constă în trei etape și este necesar să se ia în considerare fiecare detaliu.
Etapa întâi: verificați sau scrieți date pe pagina de titlu
Înregistrarea corectă a unei înregistrări în registrul de lucru va fi recunoscută ca atare numai după completarea următoarelor informații pe pagina de titlu:
- Numele angajatului (pe baza pașaportului)>
- data nașterii (în întregime, cifre arabe)>
- disponibilitatea educației>
- nume de specialitate de lucru (de exemplu, inginer)>
- data intrării intrărilor (nu mai mult de 5 zile de la data înregistrării primului loc de muncă)>
- Semnătura angajatului>
- inițialele ofițerului de personal>
- ștampila / ștampila firmei.
Pasul al doilea: efectuarea de intrări
- Prima secțiune cu numărul de ordine al înregistrării. Numărul de înregistrare este scris imediat sub ștampila, în dreptul informațiilor cu privire la admiterea la muncă a angajatului sau la demiterea (transferul) acestuia din funcția sa.
- A doua secțiune conține data umplerii. Data este scrisă numai în cifre arabe și trebuie să corespundă datei de angajare (concediere sau transfer), indiferent de momentul în care cartea de lucru a fost completată. În acest caz, data angajării corespunde datei din contractul de muncă, iar data concedierii este ultima zi a muncii angajatului la întreprindere.
- A treia secțiune este pentru intrarea a aplica pentru poziția (concediere, prin transfer), numele organizației, departamentul (abrevieri nu sunt permise), precum și semnătura proprietarului de înregistrare ocuparea forței de muncă.
- A patra secțiune este baza conform căreia a fost făcută intrarea. Unul dintre următoarele documente poate fi indicat aici:
- protocol>
- hotărârea adunării generale>
- comandă.
Etapa trei: despre premii
În secțiunea privind rewardings identifice toate cazurile de atribuire o onoare angajat, premiile de stat, premii, diplome și insigne, care sunt prevăzute de legea Federației Ruse, Carta întreprinderii sau contractul colectiv. În acest caz, înregistrarea corespunzătoare se face în același mod ca la completarea secțiunii privind informațiile privind ocuparea forței de muncă.
- Prima secțiune este numărul de înregistrare.
- A doua secțiune este data înregistrării.
- A treia secțiune este tipul de premiu, care a răsplătit și pentru ce merit a fost dat.
- A patra secțiune este un document pe baza căruia a fost înregistrată o înregistrare (ordin, decret sau decret).
Introducerea unei înregistrări cu jumătate de normă
Un astfel de document, ca un document de lucru, trebuie să fie ocupat de organizația în care angajatul își desfășoară activitatea de muncă ca principal angajat. Înregistrările despre care o persoană lucrează cu fracțiune de normă nu sunt date obligatorii pentru înscrierea în carnetul de lucru. Cu toate acestea, dacă angajatul insistă, aceste informații pot fi introduse și în secțiunea cu informații despre lucrare.
Corectarea informațiilor de pe pagina de titlu
Atunci când este necesar pentru corectarea informațiilor de bază privind carnetul de muncă angajat foaie de acoperire (de exemplu, familiile se schimbe după căsătorie / divorț), fostul nume frumos linie prin mâner, iar noile date sunt scrise următoare. Deoarece baza de schimbare a datelor personale ale angajatului poate fi utilizată:
- certificat de încheiere / divorț,
- pașaport
- document privind schimbarea datei nașterii, patronimiei, numelui și a altor lucruri.
Ce se întâmplă este că scrierea datelor personale ale salariatului făcut greșeli (de exemplu, Natalia Natalia în schimb, sau o eroare în scris numele de familie), iar eroarea este detectată la momentul schimbării locului de muncă în timpul carnetul de muncă de testare la respectarea unui pașaport. În acest caz, angajatul trebuie să meargă la fostul angajator și să-l roage să corecteze toate erorile sau inexactitățile descoperite.
Erori obișnuite în timpul umplerii
- înregistrarea incorectă a numelui, prenumelui sau patronimicului>
- greșeli în scris data nașterii (uneori această informație este scrisă în cuvinte, ceea ce este inadmisibil)>
- nici o informație despre educație>
- date educaționale reduse>
- nu există informații despre profesia sau specialitatea angajatului>
- nu există semnătura comandantului cărții de lucru>
- nici o companie de imprimare pe prima pagină>
- datele privind ocuparea forței de muncă sunt completate în șase sau mai multe zile de la data eliberării comenzii de muncă>
- informații despre premiu în secțiunea de lucru sau invers.
Corectarea înregistrărilor
În conformitate cu normele din Codul Muncii al Federației Ruse, este imposibil să se încadreze intrări incorecte în secțiunea "Informații despre muncă" sau greșeli corecte. Dacă este nevoie să modificați informațiile din registrul de lucru, ar trebui mai întâi să recunoașteți intrarea existentă ca nevalidă și numai apoi să o introduceți una nouă. Dacă există o violare a numerotării înregistrărilor de muncă / recompensă, intrarea cu numerotare incorectă este considerată nevalidă și aceleași informații sunt introduse mai jos, dar sub numărul de ordine necesar.
Distrugerea formelor recunoscute ca avariate
Formularele de evidență a muncii, care sunt răsfățate sau depășite, trebuie să fie distruse. Această procedură se realizează în conformitate cu regulile de lucru cu forme de responsabilitate strictă, cu colectarea unei comisii care să confirme distrugerea și să întocmească un document corespunzător. În acest document (certificat) sunt înregistrate numerele lor de ordine și motivul distrugerii formularelor. În act, toți membrii comisiei sunt semnat și este aprobat de șeful întreprinderii.
Situații speciale
De multe ori, un ofițer de resurse umane se confruntă cu problema modului de a raporta datele privind neincluderea oricărei perioade în experiența de muncă continuă. Acest lucru se întâmplă adesea atunci când un cetățean al Federației Ruse este condamnat la o muncă corectivă. În acest caz, o înregistrare a muncii corecționale este înscrisă în carnetul de muncă. Se face în același mod ca și înregistrarea activității obișnuite de lucru (indicând numărul de ordine al înregistrării, data și numele documentului care reprezintă baza pentru înregistrare).
Dacă în timpul activității de muncă a unui angajat întreprinderea este redenumită, informații despre acest fapt ar trebui să se reflecte și în cartea de lucru. Acest moment este considerat foarte important, deoarece după redenumirea organizației, schimbările sale de tipărire și atunci când angajatul este concediat, va fi livrat un ștampilă complet diferită. Dacă nu există nicio înregistrare privind schimbarea denumirii organizației, Fondul de pensii nu va lua în considerare timpul petrecut în muncă pentru această întreprindere în durata totală a serviciului. Același lucru este valabil și pentru redenumirea poziției ocupate de angajat și pentru modificarea tabelului de personal.