După ce lucrarea cu documentele este finalizată, ele se pun în cazuri (dosare, registre) și se descompun într-o anumită ordine.
Formarea cazurilor este gruparea documentelor executate în cazuri în conformitate cu nomenclatorul cazurilor.
În organizațiile mici, cazurile se formează centralizat în serviciul de suport pentru gestionarea documentelor sau secretarul. În cazul în care organizația este mare, documentele de orientare sunt generate și sunt stocate în gestionarea documentelor, precum și alte documente sunt grupate în cazul și sunt stocate în unitățile structurale în care să lucreze cu ei.
Reguli și proceduri pentru formarea cauzelor
Formarea cazurilor se efectuează în conformitate cu normele cuprinse în Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizației, Instrucțiunea standard pentru munca în birouri în organele executive federale.
Până la începutul anului calendaristic, toate fișierele enumerate în nomenclatorul de cazuri sunt pregătite foldere.
Pe coperți sunt indicate:
- numele organizației (integral și scurt);
- numele unității structurale;
- indexul de afaceri al nomenclatorului de cazuri;
- titlul cauzei în deplină conformitate cu nomenclatorul de cazuri;
- durata de valabilitate a cazului.
La formarea cauzelor trebuie să se respecte o serie de reguli. Implementarea lor va ajuta întotdeauna să determine în mod corect locația de stocare a oricărui document.
În cazul în care locul numai documentele executate și emise în mod corespunzător. care corespund tipului și conținutului titlului său. Este interzisă includerea de copii și documente dublate.
Este necesar să ne amintim că documentele privind perioadele de depozitare permanentă și temporară nu se grupează într-un singur lucru.
Există o regulă care, în cazul în care nu se pune mai mult de 250 de coli, atunci când grosimea nu mai mare de 4 cm. Această condiție asigură condiții optime pentru recuperarea de informații și cele mai mici costuri de muncă în pregătirea cazurilor pentru arhivare. Dacă se creează mai multe documente referitoare la acest caz, se creează un nou volum cu același titlu.
Comenzile pentru activități primare ar trebui grupate separat de comenzile de personal. Comenzile pentru personal sunt grupate în cazuri în conformitate cu condițiile stabilite de stocare.
În acest caz, documentele trebuie, de asemenea, să fie sistematizate. Documentele administrative împreună cu cererile sunt formate în dosar în funcție de tipurile de documente și de cronologie. Aceasta este, în primul rând, un document de o dată anterioară, apoi mai târziu. Protocoalele sunt cusute în ordine cronologică și prin numere.
Aplicațiile se înscriu, de obicei, în documentele la care se referă. Dacă aplicațiile sunt mari, acestea pot fi un caz separat cu titlul corespunzător.
La formarea corespondenței, trebuie avut în vedere faptul că răspunsul la litera este plasat în spatele solicitării scrisorii. Aceasta înseamnă că principiul cronologiei este respectat în ceea ce privește documentele de inițiativă.
Documentele planificate și de raportare sunt stocate în cazurile din anul la care se referă, indiferent de momentul creării lor. Planurile anuale, trimestriale și lunare sunt păstrate separat.
În cazuri diferite, sunt plasate apeluri cetățenești. plasându-le în ordine alfabetică. În același timp, propunerile, cererile și plângerile cetățenilor cu privire la activitatea organizației și toate documentele de revizuire și executare a acestora sunt grupate separat de cererile cetățenilor în probleme personale.
Documentele în treburile personale sunt aranjate în ordine cronologică în momentul în care sunt primite.
documente electronice și baze de date sunt formate în cazul (dosare, directoare), în conformitate cu nomenclatura organizării afacerilor, separat de documentele de hârtie de pe hard disk-ul unui calculator dedicat. Baza de date electronică se formează în cazuri separate.
Custodia cazurilor
Cazurile formate și completate sunt stocate în unități structurale înainte de a le transfera în arhiva organizației. Siguranța documentelor, protecția împotriva efectelor negative ale luminii și prafului este asigurată prin depozitarea în dulapuri, seifuri sau dulapuri de depozitare a ascensorului.
Cazurile sunt aranjate vertical pe rafturi. La rădăcina fiecărui caz este indicat indicele său pe nomenclatură. Nomenclatura de cazuri trebuie să fie aplicată în interiorul ușii dulapului. Pentru a găsi documentul necesar, în nomenclatură găsiți numărul cazului relevant și apoi dosarul cu același număr.
În conformitate cu Regulamentul de procedură în organele federale ale afacerilor executive (peste 10 ani), depozitarea permanentă și temporară sunt transferate în arhiva autorității federale executive nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la data începerii utilizării sau depozitării acestora în subdiviziunile . Transferul de cazuri la arhiva organismului federal al puterii executive se bazează pe stocurile de cazuri de stocare permanentă, (peste 10 ani) temporară de depozitare și de personal, întocmit în subdiviziuni ale corpului federal al puterii executive. Cazurile de temporare (până la 10 ani inclusiv) arhivarea organului executiv federal nu sunt transferate și trebuie să fie distruse în modul stabilit.
