Avocat de Afaceri> Contabilitate> Documente primare> Imprimați la comenzi? La păstrarea sigiliilor în organizație, regulile de a pune
Aspectele referitoare la dispoziția privind stocarea și utilizarea sigiliilor pentru organizații sunt abordate în mod clar în sistemul unificat de gestionare a documentelor. Aceste standarde sunt recomandate pentru utilizarea de către toate instituțiile care o solicită. Rezoluția relevantă a fost adoptată cu mult timp în urmă, dar rămâne relevant până în prezent.
Imprimeuri și concepte de bază
O garnitură este numită o formă de cusătură tare, din cauciuc. Acest formular este utilizat pentru imprimarea pe documente. În caz contrar, nu este posibil să se verifice autenticitatea acestora. Unul dintre standardele seriei GOST R stabilește cerințele pe care trebuie să le îndeplinească fotografiile.
Dar regulile practice, care folosesc tiparul, nu se spune nici măcar în textele standardelor de nivel de stat. Multe întrebări sunt cauzate de suma în care întreprinderile trebuie să-și păstreze sigiliile. Și în ce cazuri utilizarea lor este obligatorie. Sau despre numirea persoanei responsabile pentru procesul de stocare. Toate aceste probleme ar trebui decise personal de către conducere.
Există trei tipuri principale de sigilii:
- simplu
- având același înțeles ca și
- soiuri cu stema
Dezvoltarea sigiliilor de timbru de la începuturi a fost realizată numai pentru instituțiile statului. Ele sunt, de asemenea, folosite de instituții care au autoritatea corespunzătoare. Aceasta se aplică, de exemplu, birourilor notariale private.
În ceea ce privește organizațiile comerciale, acestea se caracterizează prin utilizarea de sigilii echivalente cu cele ștampilate. De obicei, astfel de instrumente reprezintă un logo sau logo-uri ale companiei. Sau sunt etichetate cu nume. Instrucțiunile pentru numărul certificatului de înregistrare de stat împreună cu TIN sunt obligatorii pentru orice organizație.
De asemenea, antreprenorii privați nu lucrează fără ștampile proprii. Ele sunt asimilate cu brațele în funcție de statutul lor. Dar ștampilele nu reprezintă embleme cu embleme, ci numele cu numele de familie și patronimic al antreprenorului, locația, TIN cu numărul de înregistrare.
Despre localizarea sigiliului
Regulile spun că impresiile sunt doar în partea de jos. De obicei - în același loc, unde semnătura lor este pusă de director. Sigiliul poate acoperi parțial denumirea postului. Principalul lucru este că nu semnează împreună cu transcrierea.
Pe documente, puneți uneori o marcă, care descrie locul unde ar trebui să fie sigiliul. Acest lucru economisește specialiștii dintr-o mulțime de hassle. Scrisori pentru a desemna un astfel de loc de obicei au loc pe paginile de titlu din registrele de lucru, documentele contabile și certificatele.
Pentru ce sunt sigilii?
Achiziționarea documentelor prin forță juridică este imposibilă fără sigilii. Este un instrument pentru determinarea autenticității semnăturilor oficialilor, lipsa falsului. Dar aceste recuzită nu sunt necesare pentru fiecare document de personal. În legislația actuală nu există definiții clare cu privire la momentul în care este pus sigiliul și când nu este.
Uneori, sigiliile sunt certificate certificate emise de departamentul contabil. Același lucru se referă la diverse acorduri, la un contract colectiv de muncă, la documente constitutive în cadrul companiei.
Există următoarea listă de valori mobiliare pentru care prezența sigiliilor a devenit o cerință obligatorie:
Care sunt ștampilele
- Cărți de muncă
- Reguli cu instrucțiuni, o descriere a regulamentelor și programul statului. Și orice alte acte normative locale
- Scrisori privind garanția după bunurile livrate, lucrările executate
- Procurile asociate cu punerea în aplicare a anumitor acțiuni
- Ajutor și copii preluate din arhivă
- Certificatele de tip serviciu
- Certificate și certificate care sunt create special pentru angajați
- Reprezentări și petiții care sunt legate de premii
- Obligatoriu pentru caracteristicile și recomandările din locurile de muncă
- Pentru codurile de călătorie
- Pentru acte
- La întocmirea contractelor de muncă împreună cu acorduri suplimentare, acte juridice civile, contracte de răspundere materială completă
Reguli de verificare a documentelor în activitatea de birou
Dacă sigiliul este plasat pe o comandă sau o scrisoare de personal, nu se va întâmpla nimic groaznic. Consecințele foarte deplorabile sunt posibile numai în situația în care presa nu certifică documentul care are nevoie cu adevărat. De exemplu, un fel de contract. Fără o presă, pur și simplu nu are forță juridică. Și în cazul audierilor în instanță, autoritățile statului nu vor accepta documentul ca probă.
Prin urmare, este recomandat să pre-ordoneze ordinea în care sigiliul este utilizat în cadrul unei organizații.
Sigiliile pentru diverse documente
În primul rând, acestea sunt identificate cu o listă de documente. care necesită imprimare în orice caz. Apoi continuă să compileze o instrucțiune specială de utilizare. De asemenea, scrie despre unde și când se pun ștampile și ștampile, cum să le folosiți corect. Considerația separată merită întrebarea persoanei responsabile de depozitarea sigiliilor, însăși procesul de depozitare.
Soluția optimă este de a face o astfel de instrucțiune o anexă la regulile generale care se referă la activitatea de birou a companiei. Dacă nu există reguli generale, instrucțiunea poate fi făcută un document independent sau o completare la statut. Capul va trebui apoi să emită o comandă specială dacă sigiliul trebuie să fie certificat cu un document care lipsește în actul de reglementare locală. În timp, este permisă modificarea listei cu documente care necesită certificare.
În mod separat, este necesar să se prescrie un ordin în care sunt distruse sigiliile depășite.
Puțin despre utilizarea și stocarea
Șeful departamentului organizațional are de obicei sigiliul principal, care are o formă rotundă. Se utilizează un seif special pentru stocarea acestuia. În cazul în care șeful departamentului de organizare nu este disponibil pentru o perioadă lungă de timp, presa poate emite angajatul cu o chitanță. Sau dacă dispozitivul trebuie folosit la sfârșit de săptămână, sărbători.
În ceea ce privește soiurile auxiliare, acestea se acordă personal angajaților organizației, care au competențele corespunzătoare.
Se desfășoară un jurnal special pentru organizarea înregistrării dispozitivelor. Acest document este menținut în conformitate cu normele generale, care se referă la raportarea strictă. Păstrați un astfel de jurnal în dulap, protejat de foc în cea mai mare măsură.
Setarea sigiliilor la comandă
Imprimare la comandă
Mulți sunt interesați de această problemă. Comenzile sunt documente administrative interne ale unei organizații. De obicei, acestea nu necesită asigurare specială și autentificare. Prin urmare, în legislație nu există cerințe clare sau interdicții privind tipărirea acestor valori mobiliare.
Certificarea prin sigiliu este obligatorie numai pentru acele ordine. care se adresează organizațiilor externe. De exemplu, unele bănci pot solicita acest lucru. În general, fiecare organizație are dreptul de a stabili cu privire la documentele interne specifice pe care trebuie să fie plasate sigiliul.
Mai multe despre sigiliile din munca de birou
Șeful trebuie să emită o comandă separată pentru a pune în practică o listă de documente care necesită tipărire. O ordine sau un ordin separat necesită o listă a funcționarilor care au dreptul de a semna documente.
Pentru persoanele juridice, sigiliul devine obligatoriu. Acte de accidente la locul de muncă, reviste și cărți, împuternicire - este doar o mică listă de lucrări care necesită utilizarea acestui material. Utilizarea sigiliilor în activitatea de birou simplifică desfășurarea activității. Mai mult, lipsa imprimării complică rezolvarea multor probleme.
Unele persoane juridice trebuie să aibă acest instrument prin lege, indiferent dacă este planificat să-l folosească în practică. Pentru organizațiile publice și cooperativele, de exemplu, aceasta nu este o cerință obligatorie. În cărțile de muncă, amprentele sunt plasate numai în trei situații:
- Când documentul este întocmit pentru prima dată.
- Dacă se schimbă datele personale ale angajatului.
- Dacă există o concediere.
Singura problemă serioasă în prezent este lipsa unor reguli pentru anularea ștampilelor eronate.
Pe sigilii, este permisă utilizarea mărcilor comerciale și a denumirilor comerciale, în cazul în care acest lucru nu încalcă drepturile altora. Datorită acestui fapt, managementul are un instrument suplimentar pentru individualizare. Acest lucru vă ajută să ieșiți din competiție. Dreptul de utilizare a mărcii comerciale apare imediat după finalizarea înregistrării sale. Puteți face un sigiliu pentru organizație în orice companie care reprezintă serviciile relevante. Este acceptabil să folosiți o protecție suplimentară pentru a crea falsuri. În acest scop, se fac desene care rămân vizibile sau invizibile.
Fiecare manager însuși decide dacă să folosească sigiliul sau să-l refuze. Unele acte normative de utilizare obligatorie a presei nu prevăd.
Scrieți întrebarea în formularul de mai jos
Încerc să pun un sigiliu asupra tuturor ordinelor, nici măcar semnificative, astfel încât mai târziu să nu existe plângeri. Mai ales când trebuie să-i arăți angajaților, pentru că o bucată de hârtie fără sigiliu nu inspiră încredere.
În ceea ce privește depozitarea sigiliilor, totul este frumos numai pe hârtie. Câți nu au trebuit să lucreze, astfel încât imprimarea să fie undeva oribilă și nimeni nu a închis-o, ați putea șterge curățarea cu foi de hârtie cât de mult doriți.
