Cum să creați o arhivă în organizația noastră mică, de unde provin cifrele fondului?
Răspunzând la întrebări, mă voi concentra asupra principalelor puncte referitoare la crearea arhivei organizației.
Informații importante despre fișierul de arhivă găsiți aici în material.
Astfel, în fiecare organizație se creează documente de arhivă și, în consecință, se creează un fond de arhivă, dar nu întotdeauna există unități structurale (sau responsabile) care efectuează prelucrarea lor. Iar faptul că organizația dvs. a luat decizia de a crea o arhivă este un fenomen binevenit, indicând un nivel ridicat al culturii și al afacerilor liderilor dvs.
Când organizați arhiva, trebuie să rezolvați trei grupuri de întrebări:
Informații importante privind gestionarea înregistrărilor de arhivă pot fi găsite în materialul de aici.
În cadrul problemelor organizaționale se înțelege definirea principalelor sarcini și funcții ale arhivei, statutul acesteia, precum și principalele direcții de realizare a obiectivelor:
1. Determinarea statutului arhivei, a personalului acesteia.
Arhiva poate fi alocată structural, sau angajatul responsabil pentru arhivare poate fi numit pur și simplu. Este necesar să se determine funcțiile și drepturile fundamentale ale arhivei sau ale persoanei responsabile de administrarea acesteia.
2. Definirea relațiilor cu arhiva statală sau municipală.
Relațiile dintre organizațiile neguvernamentale, cetățenii și arhivele de stat (municipale) sunt construite numai pe bază contractuală. Dacă luăm în considerare faptul că un contract - va fi cel puțin două părți, acesta va avea nevoie de organizația dumneavoastră să transfere documentele la custodia statului și pentru a le da un statut corespunzător, și contra - voința arhivelor de stat (municipale) să accepte aceste documente.
În conformitate cu Legea federală „Cu privire la Arhiva Federației Ruse“, includerea documentelor care sunt în proprietate privată în Federația Fondul Arhivistic Rusă, pe baza valorilor de examinare și formalizat contractul dintre proprietarul sau proprietarul documentelor de arhivă și de stat și arhivele municipale (Art. 6 p. 7).
Documentele selectate (fondul de arhivare al organizației dvs.), după o anumită perioadă de depozitare temporară, stabilită prin contract, vor fi arhivate pentru stocare suplimentară (clauza 4.4 a Regulilor de funcționare a arhivelor de stat).
La prima primire a documentelor din fondul de arhivă în arhiva statală (municipală) va fi alocat un număr pe lista fondurilor - număr de fond. Numărul atribuit fondului de arhivare prin lista fondurilor va fi numărul său de cont și va fi păstrat în spatele acestuia în toate înregistrările arhivei. Fondul de arhivă este introdus în lista fondurilor o singură dată: când intri pentru prima oară în arhivă.
Nu este permisă depunerea fondului de arhivă în lista de fonduri înainte de primirea documentelor sale de arhivare pentru stocare (clauza 3.5.3 din Regulile de funcționare a arhivelor de stat).
În plus față de număr, numele fondului de arhivă este inclus în lista de fonduri, care constă în numele abreviat acceptat oficial al agentului de colectare a fondurilor (organizația dvs.), indicând subordonarea, locația și datele extreme ale existenței sale.
3. Definirea ordinii arhivei.
De asemenea, trebuie să știți dacă este planificată întreținerea planurilor și rapoartelor privind funcționarea arhivei, elaborarea unui program de transfer al cazurilor în arhivă etc.
4. Determinarea compoziției documentelor de arhivă.
5. Determinarea ordinii de achiziție.
Ce unități structurale (sucursale etc.) și în ce ordine vor fi depuse documentele în arhivă.
6. Determinarea ordinii de utilizare a documentelor.
Ce unități structurale, funcționari și pe baza cărora se vor acorda documentele dreptul de a solicita informații (și documente) din arhivă.
7. Identificați nevoia de a transfera o parte a lucrării la externalizare (depozitare, legare, distrugere etc.).
8. Organizarea examinării valorii documentelor, crearea unei comisii de experți (CE).
9. Determinarea procedurii de transferare a cazurilor când persoana responsabilă de întreținerea arhivei este modificată.
În cadrul problemelor metodice se înțelege crearea unui anumit cadru de reglementare care reglementează activitățile arhivei:
Acest document are o anumită structură, care trebuie urmată la redactarea Regulamentului privind arhiva organizației.
- Stabilirea responsabilităților pentru organizarea și întreținerea arhivei în fișele de post relevante sau publicarea unui ordin de atribuire a responsabilităților arhivistului.
Societate cu Răspundere Limitată
Mare Ustyug
La impunerea taxelor la
organizarea și întreținerea arhivei Companiei
Pentru a asigura păstrarea documentelor de arhivă, SRL "Nord-Vest" (în continuare - Compania)
1.Ozozhtat responsabilități pentru organizarea și întreținerea arhivei Societății pentru șeful adjunct al Departamentului de Afaceri VN. Suvorov.
3. Controlul asupra executării ordinului de a încredința șefului departamentului de afaceri V.V. Romanov.
Director General Ya.V. Morozov
În ceea ce privește aspectele tehnice, înțelegem disponibilitatea sau perspectivele de a obține resurse materiale care să sprijine implementarea principalelor sarcini și funcții ale arhivei:
- Prezența arhivelor echipate, a dulapurilor de depozitare sau a transferului de lucrări pentru externalizare.
- Determinarea volumului de documente acceptate, precum și perspectivele circulației anuale a documentelor, creșterea și pensionarea acestora pe baza datelor din diviziuni structurale, nomenclatorul consolidat al cazului etc.
3. În prezența unei arhivări echipate - realizarea topografiei, adică numerotarea tuturor rafturi și grătare, pentru a facilita căutarea documentelor (în scopul de a consolida locul de depozitare a documentelor sunt stocate pentru postellazhnye și atunci când o cantitate mare de fonduri de markeri anchetă fond (v. 4.4.3 regulile de bază ale arhivelor).
4. Disponibilitatea și nevoia de calculatoare, fotocopiere și alte echipamente.
5. Organizarea legării documentelor.
Rezultat: astfel, fiecare organizație, în funcție de volumul documentelor, de direcția principală a activităților sale, de resursele materiale și de alți factori, determină pentru sine necesitatea creării și operării arhivei ca o unitate structurală independentă. Dacă este imposibilă stocarea documentelor în locul funcționării organizației însăși, ea are dreptul să ia în considerare transferul acestei funcționalități către externalizare. Dacă există documente în fondul de arhivă care sunt semnificative nu numai pentru organizația însăși, ci și pentru societate ca întreg, este recomandabil să se încheie un acord cu arhiva statală (municipală) privind cooperarea.
Încheierea unui astfel de acord, de regulă, nu poartă obligații financiare, ci determină ordinea, momentul și obiectul transferului către o arhivare suplimentară.
Anunțuri privind problemele viitoare