Datorită varietății de modalități de prezentare a textului și a informațiilor grafice text legate de utilizarea instrumentelor software eterogene, a tehnologiilor de formatare și de formatare a textului, a metodelor de codificare și de sprijin pentru limbile naționale, a apărut nevoia de a dezvolta soluții unificate.
O astfel de soluție este cuprinsă în standardul ISO 8879 (SGML, standard generalizat MarkUp Language), care definește "limbajul de markup standard generalizat" al textului.
Marcările procedurale utilizate, de exemplu, în programele Microsoft Word și Quark XPress sunt adesea codurile de formatare inserate în textul documentului.
Etichetele descriptive, cunoscute și ca "generalizate", nu determină modul în care textul apare pe pagină, ci scopul textului din document. Etichetele descriptive separă structura de documente de stilul ecranului, permițând unui document să aibă modalități diferite de a fi afișate pe un ecran sau pe hârtie.
Din punctul de vedere al standardului SGML, documentul este considerat o colecție:
- conținut (informațiile conținute în document în formă text, grafică și multimedia);
- date privind structura documentului (relația dintre capitole, secțiuni, paragrafe, link-uri, drepturi de acces la elementele documentului);
- date despre stilul documentului (fonturi utilizate, intervale, dimensiunea câmpurilor, metoda de numerotare etc.).
ISO 8879 SGML definește o modalitate de a descrie structura unui document, precum și formatul etichetelor descriptive inserate în document, dar nu specifică formatul datelor despre stilul documentului. Structura documentului este specificată folosind "definiția tipului de document" (în termeni standardi - Definiția tipului de document sau DTD abreviat). care descrie structura documentului, la fel cum schema bazei de date descrie tipurile de date acceptate și relația dintre câmpuri. Definiția tipului de document (DTD) specifică relația dintre capitole, titluri de capitole, secțiuni și alte fragmente de text care formează documentul. În plus, DTD specifică regulile pentru relațiile dintre elementele documentului, de exemplu: "titlul capitolului ar trebui să fie primul element după începutul capitolului" sau "fiecare listă trebuie să conțină cel puțin două elemente". Regulile conținute în DTD vă permit să controlați automat corectitudinea structurii logice a documentului. Astfel, diferitele DTD vă permit să obțineți diferite documente din același set de elemente (a se vedea Figura 12).
În secțiunea dedicată pregătirii manualelor electronice interactive electronice este luat în considerare un exemplu clar de utilizare a tehnologiei SGML.
Principalele avantaje ale tehnologiei SGML:
1) formalizarea structurii documentului, oferind posibilitatea:
- descrie regulile prin care se formează structura documentului,
- generarea automată și controlul structurii documentelor,
- încărcarea automată a documentelor;
2) posibilitatea pregătirii distribuite a diferitelor secțiuni conform unor reguli strict definite (o structură unică a documentului, un design unic de stil) și o compoziție centralizată a documentului final;