Formularea scalei proiectului este primul document pe care trebuie să-l creăm în procesul de planificare. În Fig. 1 prezintă fragmentul general al proceselor proiectului, care se numește planificare. O prezentare generală a proceselor proiectului a fost prezentată în secțiunea "Initializarea proiectului".
Fig. 1. Sarcinile de planificare
Scopul declarației de acoperire a proiectului este de a documenta obiectivele și rezultatele proiectului, precum și constrângerile, ipotezele, criteriile de eligibilitate și alte elemente cheie. Formularea aprobată ar trebui să constituie punctul de plecare pentru implementarea proiectului și să ofere răspunsuri exhaustive la toate întrebările pe care proiectul trebuie să le soluționeze. În formularea scalei, obiectivul proiectului corespunzător este detaliat la nivelul rezultatelor finale individuale, după care va fi posibilă continuarea planificării mai detaliate a proiectului.
Formularea scării proiectului este baza pentru restul documentelor de planificare și devine un fel de foaie de parcurs pentru succesul dvs. Ea constituie o înțelegere comună între părțile interesate și executorii direcți ai proiectului cu privire la scopul proiectului executat. Acesta detaliază criteriile pe care dvs. (precum și toate părțile interesate) le veți utiliza pentru a stabili dacă proiectul și-a atins scopul și dacă poate fi considerat un succes. Este foarte important să nu regretați timpul necesar identificării și documentării tuturor rezultatelor finale ale proiectului. Ulterior, în procesul de planificare, acestea vă vor ajuta să obțineți estimări ale resurselor, timpului și costurilor necesare, să determinați acțiunile necesare și să elaborați un calendar al programului.
Formularea scării proiectului, a planului calendaristic și a bugetului sunt cele mai importante trei documente pe care trebuie să le creați pentru proiectul dvs. Aveți timp pentru a face aceste documente cât mai complete și mai exacte. Întrebările legate de programul calendaristic al proiectului și de bugetul acestuia vor fi discutate în secțiunea "Bugetarea și programul calendaristic al proiectului".
După ce amploarea proiectului a fost stabilită și în final convenită, toate persoanele-cheie interesate în implementarea acestui proiect ar trebui să semneze documentul relevant. Și când vine momentul pentru a face anumite modificări (cum ar fi timpul mai devreme sau mai târziu), aprobat prin amploarea formulării proiectului poate fi utilizat ca punct de plecare pentru luarea deciziilor.
Desigur, este puțin probabil să vă placă dacă una sau alta dintre părțile interesate începe să facă schimbări la discreția proiectului în timpul implementării acestuia. Dacă acest lucru se întâmplă cu adevărat, amploarea proiectului se va schimba într-un mod imprevizibil și va ieși rapid din control. În consecință, toată munca dvs. de a organiza implementarea proiectului (și mai întâi de toate - crearea unui document care să reflecte amploarea proiectului dvs.) va fi în zadar. După aprobarea scalei proiectului, nu trebuie să se facă nici o schimbare fără a trece prin procesul de control al schimbării. Vom revizui procedurile adecvate pentru controlul modificărilor în secțiunea "Dezvoltarea proceselor de control al schimbărilor".
Formularea scopului proiectului devine și o modalitate de a gestiona așteptările părților interesate de implementarea proiectului. Pentru că în acest document sunt definite în mod clar obiectivele finale ale proiectului, niciuna dintre părțile interesate este practic nici o șansă de eșec sau să conteste rezultatul acesteia. Aceasta, desigur, nu înseamnă că așa ceva se poate întâmpla, dar, referindu-se la progresul proiectului la modul de redactare a dimensiunii sale, vă poate ajuta toate părțile interesate și executorii directe se concentreze asupra scopului proiectului și a rezultatelor acestuia.
În ceea ce privește proiectul nostru, cu crearea de documente cu privire la planificarea acesteia, vom din timp în timp pentru a reveni la formularea scalei (și documentul, care stabilește cerințele pentru proiect) pentru a pentru a vă reaminti din nou și din nou, ce scop încercăm să realizeze.
Formularea lucrărilor viitoare (Declarația de lucru - SOW) poate îndeplini, de asemenea, rolul formulării domeniului de aplicare al proiectului. SOW este adesea folosit atunci când se contractă cu organizații externe pentru executarea lucrărilor de proiectare. SOW de obicei conține informații de același tip ca și formularea scării proiectului. Apoi, vom lua în considerare cele mai importante elemente ale unui document care conține un domeniu de proiect formulat corect.