În acest articol veți citi:
Experții declară în unanimitate că astfel de modificări ale cheltuielilor de călătorie nu vor conduce decât la un rezultat negativ. La urma urmei, angajații nu vor merge în călătorii de afaceri, vor începe să refuze. Aceasta va conduce la consecințe negative pentru reputația companiilor.
Însă reprezentanții ministerului spun că, datorită acestei decizii, va fi posibil să se mărească profitul general al organizațiilor din care se plătesc impozite către bugetul federal, ceea ce va avea un impact pozitiv asupra economiei țării.
Trebuie avut în vedere faptul că modificările în cheltuielile de deplasare, la inițiativa Ministerului Finanțelor sugerează anularea acestor plăți numai pentru călătorii interne și per diem va rămâne la misiuni de peste mări.
- Criteriile de evaluare a personalului: cele mai importante puncte
TOP-5 articole cele mai utile pentru un comerciant:
Ce este inclus în cheltuielile de călătorie
Pentru a înțelege mai bine situația, trebuie să înțelegeți - ceea ce este o călătorie de afaceri din motive de afaceri. Acest termen, în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, presupune o anumită plecare a unui angajat de la locul de reședință - pentru rezolvarea sarcinilor de serviciu.
- costul călătoriei până la locul de călătorie, cumpărarea biletelor în direcția opusă;
- costul de închiriere a apartamentului la locul călătoriei de afaceri;
- Plata diurnei - bani de buzunar pentru angajat, de care are nevoie pentru diverse nevoi, inclusiv pentru plata serviciilor de comunicare;
- înregistrarea diferitelor documente.
Călătorii sunt plătiți numai pentru a compensa costurile țintă și trebuie, de asemenea, să fie susținuți de documente adecvate - inclusiv cecuri, documente speciale etc.
Suma cheltuielilor zilnice de călătorie în fiecare organizație este determinată conform normelor sale - luând în considerare normele acceptate la întreprindere, importanța călătoriei, statutul angajatului și o serie de alte criterii.
Pentru cheltuielile de călătorie străină, suma pe zi nu ar trebui să fie mai mult de 2,5 mii ruble. Cu toate acestea, acest lucru este reglementat și numai pentru întreprinderile de stat. Companiile private au dreptul de a alege în mod independent suma corespunzătoare.
Dar când vă stabiliți alocațiile zilnice, trebuie să luați în considerare - dacă sumele sunt mai mari decât cele legale, va trebui să plătiți un impozit de 13% pe bani peste această sumă.
- per diem pentru călătorii de afaceri în regiunea sa este de 200-300 ruble;
- în alte regiuni ale țării - 500 de ruble;
- o călătorie în străinătate pentru un minim pentru companie va costa 1 mii de ruble;
Ce documente sunt necesare pentru a raporta cheltuielile de călătorie
- verificări pentru achiziții;
- documente care atestă cheltuieli de o anumită natură, specificate în raport.
Cu toate acestea, contabilitatea trebuie să înțeleagă că într-un hotel cu o masă de 3 ori nu pot fi plătite excese care depășesc norma - deoarece el a primit deja bani pentru alimente.
- Director pentru producție: îndatoriri și cerințe pentru poziție
Cum se calculează cheltuielile de călătorie
Ordinea de calcul prin legislație este stabilită, se face astfel:
- Stabilirea sumei percepute salariatului ca salariu pentru ultimul an înainte de călătorie în călătoria de afaceri;
- deducerea din suma calculată a diferitelor plăți care nu sunt incluse în valoarea de bază a salariilor - concediu, concediu medical, etc .;
- ajustarea sumelor pe care salariatul le-a primit sub formă de diverse prime;
- Calculul numărului de zile lucrate efectiv de către angajat - scăderea din numărul total de ore de lucru a orelor de absență din diferite motive;
- suma rezultată rezultată este împărțită la numărul de zile în care angajatul era la locul de muncă. În urma acestei cifre, rezultatul este obținut, acumulat angajatului ca indemnizații de călătorie.
Plata cheltuielilor de transport, supuse TVA
Plata cheltuielilor de transport. Costul de călătorie pentru călătoria în direcția opusă, la locul de muncă permanent, rambursate la costul de călătorie, vehicul cu uz general (cu excepția taxiuri), inclusiv plata primelor de asigurare cu privire la asigurarea obligatorie de stat, taxele pentru plata în avans a documentelor de călătorie, pentru utilizarea de lenjerie de pat.
Rambursarea cheltuielilor pentru închirierea unei locuințe. Costul integral al angajării unei locuințe este plătit angajatului în conformitate cu documentele justificative. Sumele acestei plăți nu sunt incluse în venitul angajatului, prin urmare, nu se percepe nici o taxă. Nu există nici o acumulare din aceste sume de UST și contribuții de asigurare la Fondul de pensii. Puteți reduce baza dvs. impozabilă cu suma cheltuielilor pentru locuințe.
Dacă angajatul nu și-a documentat cheltuielile pentru plata locuințelor, atunci banii ar trebui rambursați conform normelor. Nu trebuie să impună plățile "normative" în acest caz asupra impozitului pe venitul personal, să nu le acumuleze impozitele sociale și contribuțiile unice la fondul de pensii.
De asemenea, trebuie să se țină seama de faptul că cheltuielile pentru utilizarea saunelor, minibarelor și a altor cheltuieli conexe nu sunt incluse în numărul de costuri de închiriere a unei locuințe. Dacă nu au fost identificate separat în cont.
Sume pentru mese și alte servicii personale care sunt incluse în facturile de locuințe sunt plătibile ca per zi.
Cheltuielile de închiriere a unei locuințe sunt rambursate în cadrul normelor stabilite pentru fiecare zi, fără a compensa supraexploatarea în zilele lucrătoare individuale, pentru această țară și în alte state.
Angajat la trimiterea la CIS se poate alege cazarea lor, deoarece legea nu se limitează la alegerea hotelului, societatea nu ar trebui să facă rambursarea costurilor care sunt asociate cu angajarea de locuințe, în cazul în care prețul acestor servicii nu a fost alocat separat factura hotelului.
Rambursarea altor cheltuieli. La emiterea unei plăți în avans a controalelor rutiere și bancare în valută străină în scopul plății costurilor care sunt asociate cu detașare în străinătate, rambursarea de așteptat pentru comisia angajat, care a păstrat la schimbul lor în numerar.
Angajatul are dreptul la rambursare și la alte cheltuieli care nu sunt incluse în venit, sub rezerva impozitului pe venit, dacă sunt legate de îndeplinirea sarcinii angajatorului.
În locul rambursării zilnice a alimentelor. Unele companii nu efectuează o plată pentru angajații aflați într-o călătorie de afaceri, dar prevederile regulamentelor interne își fixează obligația de a rambursa în totalitate mesele angajatului în timpul călătoriilor oficiale. Această practică este de obicei folosită de companiile "occidentale".
În astfel de situații, cel mai probabil, autoritățile fiscale nu vor permite contabilizarea cuantumului cheltuielilor pentru rambursarea costului alimentelor unui lucrător pe călătorii de afaceri, cu impozitarea profiturilor. Ei vor evalua, de asemenea, această sumă ca venit care este supus impozitului pe venitul personal.
În cadrul impozitului pe venit, este puțin probabil să se conteste creanțele autorităților fiscale. Deoarece compania a decis în mod voluntar să ramburseze costul meselor pentru angajat într-o călătorie de afaceri, deși o astfel de datorie nu este stabilită legal.
În cazul impozitului pe venitul personal, se presupune o situație diferită - prin trimiterea de angajați într-o călătorie de afaceri la inițiativa angajatorului. În consecință, acesta este cel care trebuie să suporte costul alimentației în cafenele-restaurante datorită îndeplinirii obligațiilor de muncă. Prin urmare, în conformitate cu definiția "venit" în conformitate cu articolul 41 din Codul fiscal, rambursarea cheltuielilor pentru produsele alimentare nu se încadrează.
Este interesant să citiți: materialele pe această temă
- Cerințe pentru managerul de vânzări: cum să găsiți cele mai bune dintre cele mai bune
- Ce este factoringul în cuvinte simple
- Șef de vânzări: cum să devii un manager excelent
- Trigger mailings: cum să realizați o conversie bună aproape fără efort
Care sunt postările pentru contabilizarea cheltuielilor de călătorie?
Călătorie de afaceri în Rusia. Emiterea călătoriilor de afaceri pentru un angajat în baza unui raport al casierului. Avansul acordat angajatului se reflectă în înregistrarea în contabilitate.
DEBIT 71 CREDIT 50 - fonduri în numerar care sunt emise unui angajat în scopul plății cheltuielilor de călătorie.
DEBIT 55 CREDIT 51 - transferul de fonduri către un cont de card special.
DEBIT 71 CREDIT 55 - contabilizarea sumei plății în avans, care este eliberată salariatului în scopul plății cheltuielilor de călătorie de afaceri.
După ce sa întors de la o călătorie de afaceri, angajatul are 3 zile pentru a raporta cu privire la fondurile alocate. El trebuie să prezinte un raport cu un pachet de documente care confirmă costurile. De asemenea, aveți nevoie de un raport privind performanța misiunii de călătorie.
Astfel, situația după raport va fi după cum urmează: fie angajatul va rămâne o organizație, fie va exista o depășire a cheltuielilor. În special, să presupunem - angajatul a cheltuit mai puțini bani decât se presupunea înainte de călătorie. În acest caz, va avea 3 zile lucrătoare pentru returnarea soldului - în numerar la casa de mesagerie a companiei.
Să vedem acum cum vor fi reflectate aceste operațiuni în contabilitatea contabilă:
DEBIT 71 CREDIT 50 - se acordă numerar angajatului în scopul plății cheltuielilor de călătorie.
DEBIT 26 (44) CREDIT 71 - a fost prezentat un raport în avans;
DEBET 50 CREDIT 71 - primirea de fonduri necheltuite de la un angajat.
În caz contrar, în special în timpul misiunii, sa efectuat o plată în avans, situația este diferită. La urma urmei, legea nu stabilește perioada pentru care societatea își datorează datoria față de angajat. Prin urmare, o astfel de comandă ar trebui fixată în documentul intern al companiei. În acest caz, va fi mult mai ușor să plătiți salariatul. Puteți transfera fonduri într-un cont bancar personal pentru un angajat.
Dacă aveți de gând de compensare prin card de salariu, trebuie să vă amintiți - trebuie să verificați dacă contractul cu banca o oportunitate de a câștiga precizate pe card, nu numai salariile, ci și alte plăți.
Angajatul a fost trimis în misiuni străine. Advance pentru o călătorie de afaceri străină pot fi emise în ruble și în valută străină. Cu toate acestea, trebuie să vă amintiți - un angajat poate plăti ruble numai în acea monedă.
Dacă intenționați să emiteți un avans într-o monedă străină, trebuie să o transferați într-o comandă fără numerar.
Pentru comoditate, este posibilă emiterea unui card corporativ angajaților în ruble și în valută străină. Fie banii îi vor fi transferați în valută străină pentru cheltuieli externe într-o comandă fără numerar. Este suficient să trimiteți fonduri în contul personal al angajatului, cu formularea unui certificat al tranzacției valutare.
Pentru a accepta fonduri în valută străină, trebuie mai întâi să le convertiți în ruble, făcând o înregistrare a valorii rublei în contabilitate. Recalcularea se efectuează numai la cursul de schimb al Băncii Centrale a Federației Ruse la data tranzacției. La această dată se înțelege că banii din contul valutar al companiei au plecat. Totul este fixat în plata bancară.
În special, ia în considerare situația - angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri lungă, în cursul căreia cursul de schimb sa schimbat.
DEBIT 71 CREDIT 52 - este listat pentru cheltuielile de deplasare ale angajatului.
Euro a crescut. Diferența dintre cursul de schimb rezultat se reflectă în următoarea intrare:
DEBET 71 CREDIT 91 sub-cont "Alte venituri" - o reflectare a diferențelor de curs valutar.
Suma cheltuielilor aprobate se înregistrează prin înregistrare:
DEBIT 26 (44) CREDIT 71 - reflectarea cheltuielilor persoanei responsabile.
Cum să minimalizați cheltuielile de călătorie
1. Definirea principiilor strategice ale aranjamentelor de călătorie
Principalul lucru este obținerea profitului maxim prin găsirea angajaților în călătorii de afaceri. Următoarele priorități ar trebui stabilite - o muncă eficientă în timpul călătoriei, cu o întoarcere rapidă la birou. Prin urmare, este mai preferabil să călătoriți cu avionul, decât să călătoriți pe calea ferată, în ciuda cheltuielilor mai mari. Când călătoriți într-un tren, merită să cumpărați doar bilete coupé pentru a oferi confort angajaților.
Este necesar să se stabilească în prealabil planurile de bază ale angajaților companiei în timpul călătoriei de afaceri, făcându-i cât mai bogați. Traseul trebuie calculat astfel încât fiecare angajat să asigure performanța maximă. O companie poate ajuta un angajat, făcându-și călătoria de afaceri mai eficientă dacă furnizează nu numai comunicații celulare corporative, ci și Internet mobil.
O altă circumstanță importantă este că procesele de lucru nu ar trebui să fie afectate în timp ce angajatul se află într-o călătorie de afaceri. Prin urmare, este necesar să se construiască interacțiunea cât mai nedureroasă, prin stabilirea unui "calendar al absențelor" pe paginile portalului corporativ.
2. Mențineți negocierile virtuale
Dacă în timpul negocierilor nu este necesară prezența fizică a unui angajat, puteți utiliza această opțiune prin negocieri virtuale. Pentru aceasta, sunt disponibile astăzi diferite tehnologii eficiente. Acum, participarea la călătoriile de afaceri nu va depinde de frontierele de stat, costul călătoriilor aeriene, distanțele etc.
3. Desemnați o persoană responsabilă
Responsabil de organizarea călătoriilor de afaceri în biroul companiei. El va fi angajat în planificarea călătoriilor, selectarea timpului de plecare, comandarea celor mai economice bilete, hoteluri, vize.
În același timp, angajatul nu se detașează de procesul de instruire. Dacă sunteți de planificare o călătorie de afaceri în altă țară sau într-o regiune foarte îndepărtată a țării, angajatul se poate găsi prezis vremea, cu studiul condițiilor locale, pregătirea planurilor de deplasare, hărți și așa mai departe.
Datorită acestui fapt, va fi mai bine să vă imaginați situația, vă simțiți mai confortabil pe loc.
Principalul lucru pentru planificarea unei călătorii de afaceri - cât mai curând posibil pentru a informa managerul de birou despre călătoria planificată, cu înregistrarea cererii. Cererea poate fi depusă prin intermediul portalului electronic corporativ al companiei.
Va fi optimă să se aplice cu 2 săptămâni înainte de călătorie. Uneori, datorită diferitelor majore de forță, trebuie să faceți o cerere cu câteva zile înainte de călătorie.
În acest caz, există un avantaj fără îndoială că persoana care deține toate contactele necesare și informațiile relevante - pentru pregătirea rapidă și calitativă a călătoriei.
Definiți o limită a cheltuielilor de călătorie
Andrei Medvedev. Director General, Masini electrice industriale, Moscova
Există astfel de limite în organizația noastră pentru călătorii de afaceri în întreaga țară. Cheltuielile zilnice de călătorie sunt stabilite la 1500 de ruble, cu o plată la hotel de maxim 5 mii de ruble pe zi.
Practica confirmă faptul că acestea sunt costurile medii ale tarifelor, care sunt suficiente pentru manageri pentru senzații confortabile, fără a depăși limitele rezonabile.
4. Monitorizarea costurilor și raportarea
Managerul trebuie să asigure controlul călătoriilor angajaților, valabilitatea cheltuielilor. Angajații trebuie să fie conștienți de lista documentelor obligatorii care trebuie raportate în cadrul călătoriei lor de afaceri. În regulile de călătorie trebuie să remediați unde sunt specificate limitele de deplasare, precum și procedura generală de execuție a acestora.
Introduceți standardele serviciului disponibil
Julia Kutina. Director Executiv, Asociația de Turism de Afaceri, Moscova
Vă recomandăm să merg mai departe în politica dvs. de călătorie pentru a fixa limitele admisibile ale cheltuielilor pentru călătorii de afaceri, care reglementează strict limita superioară a prețului la hotel, clasa de hotel, dimensiunea cheltuielilor de reprezentare și așa mai departe. Aceste standarde trebuie să fie uniforme pentru toate nivelurile pentru a evita problema demotivării.
Reduceți costul unei călătorii de afaceri a capului
Jan Zayats, director adjunct pentru dezvoltarea afacerilor corporatiste, consultanță în managementul călătoriilor
Afacerea modernă este greu de imaginat fără călătorii de afaceri, în ciuda dezvoltării telecomunicațiilor. Datorită alocării optime a resurselor, este posibil să se reducă bugetul de călătorie.
În primul rând, este necesar să se formuleze regulile călătoriilor de afaceri. Acesta va fi util chiar dacă personalul călătorește doar de câteva ori pe an. Este necesar să se stabilească regulile de cazare, planificarea bugetului de călătorie în document.
Costurile admise depind adesea de poziția unui specialist. Managerii de top au opțiunea de a zbura în avioane premium, care locuiesc în hoteluri de 5 stele. Pentru managerii de mijloc, există mai multe opțiuni economice.
Poate exista o altă opțiune - stabilirea de restricții asupra bugetului călătoriei, luând deja în considerare această sumă, condițiile de trai și așa mai departe vor fi determinate.
Julia Kutina, director executiv, Asociația de turism de afaceri, Moscova. Asociația de turism de afaceri este o asociație independentă de cumpărători corporativi ai serviciilor de călătorie. Partener al Asociației administratorilor corporativi ai Business Travel (ACTE) și Asociației germane de călătorii de afaceri (VDR). Cooperează cu principalii furnizori de servicii de călătorie de afaceri. Site-ul oficial - www.businesstravelrussia.ru
Jan Hare. Director general adjunct pentru dezvoltarea afacerilor corporatiste, consultanță în managementul călătoriilor. Travel Management Consulting (TMC) este unul dintre liderii pieței rusești de turism de afaceri. Compania oferă clienților săi o soluție profesională pentru un complex de sarcini legate de organizarea excursiilor de afaceri și a călătoriilor de afaceri.
Citiți în ediția următoare a revistei "Director comercial"